收发电子邮件时，也要规范使用礼仪

在现代职场中，电子邮件成为我们日常工作中不可缺少的一部分。很多职场人员上班后的第一件事就是打开电子邮箱收发邮件，下班前也会查看一下是否有未处理的邮件。既然电子邮件与我们的关系如此紧密，那么，对于电子邮件在职场中使用的礼仪你又了解多少呢？你是否也意识到，使用规范的礼仪将会有助于你的职场生活？

小慧是一家公司的小职员，而且已经在这家公司里工作了五年。在这五年里，她一直使用着公司分配的邮箱，而且也把它当作是自己的私人邮箱。

公司由于近几年不是很景气，裁员的风声日益紧迫。当年终奖都发不下来时，小慧想着离开这家公司。她开始从网上偷偷搜寻与自己相关的职位，并试着发送几封求职简历，其中一家还是她所在公司的竞争对手。她在发简历时用的都是公司分配的信箱，可是没想到的是，她没等到用人单位的电话，却被请到了公司人事部办公室。人事总监对她似笑非笑地说：“听说你最近有些想法，现在公司的状况是不太好，减员增效也成为定局。你既然有更好的发展机会，公司肯定会支持你。你可以在下周完成手头的交接工作。”

虽然小慧早有跳槽的打算，可是让她百思不得其解的是，她从来没有向任何人透露任何风声，她跳槽的打算是怎么被人事总监知道的呢？而且在完全没有心理准备的情况下，被效力五年的公司不动声色地打发了，小慧很难接受这样的事实。当她万分不情愿地对自己使用了五年的邮箱进行清理时，突然有所觉悟。

由于她使用的邮箱是公司分配的，而且她把工作邮件和私人邮件一同放到这个邮箱中使用。她怎么也没想到，会有人经常“偷看”她的电子邮件，直到她被公司解雇后才意识到：“原来这竟不是我的邮箱。”

从这个事例中我们可以看到，虽然在日常生活中，电子邮件给我们的生活带来了便利，但同样也存在不少隐患。因此，当我们在日常工作中使用电子邮箱时，还要注意以下一些规范和礼仪。

（1）在使用电子邮箱时应该公私分明。很多公司对于那些公用的电子邮件有网络监控，所以在日常工作中不要用公司的电子邮箱办私事。

（2）要及时回复邮件。我们在使用电子邮箱时如同使用电话，不管对方来信是提问还是问好，应该保证在24小时内回复邮件，哪怕是一句简单的话。如果你没有经常看邮箱的习惯，应该告知对方。

（3）使用电子邮箱时要写好主题，因为人们通常会根据主题判断邮件的重要性。所以，在使用电子邮件时，应该通过主题让他人对邮件的内容一目了然，这样也会加快对方回复的速度。在内容方面，也不要过于冗长，太长的邮件会让别人读起来觉得很痛苦，而且还浪费时间，很容易让别人看不下去。

（4）如果邮件的内容不多，应该以正文的形式发送邮件。发送图片、影像或文字量比较大的文档时，可以通过附件发送，并且要考虑到文件是否会超过接收人能接受的空间。当同时发送多个文件或是比较大的文件时，可以先进行压缩再发送。当你需要把文件内容传送给他人时，应该抄送到每一位同事或者下属的手里，但是也不要忘了抄送到老板、上级主管那里。即便他们没有时间看，但也不能少了这种“以资证明”的行为。尤其是你想表扬你的团队和下属时，这种抄送比表扬本身更重要。

（5）在发送电子邮件时应该注意礼貌，用词要得当，以免给收信人留下不好的印象或是引起不必要的误会。如果担心语气不对而引起误会，则可以多用“请”“谢谢”等字眼，根据发送对象来选择开头语和祝福语，既要注意礼节，也不要过于客套。如果你收到同事发送的E-mail带有偏见内容，你做到只需自己知道即可，不要转发或复制粘贴，更不要为了证明这不是自己说的，而是某某说的，而当面把E-mail页面打开。要知道，办公室里的人会认为，你能对他这样做，对别人也会这样做，那么你就会失去同事们最起码的信任。

（6）在收发电子邮件时也一定要注意收发的时间。同一个电子邮件提前和推迟10分钟都可能会使大局受到影响。你可以在手机的邮件收发上设置声音，像短信提醒一样。对于需要在确定的时间点上发出去的重要邮件，可以在手机的备忘录中记录下来，一到时间你就能被提醒。与传统的信件一样，电子邮件也必须在信件上署名，从而表现出我们对收件人的尊重。所以在点击发送前一定要先检查一遍邮件的内容，看看是否有错漏之处。电子邮件发出去就收不回来了，所以必须得谨慎，千万不能让你的邮件中满是错别字。

如今，很多公司都有公用的电子邮件系统，通过邮件安排任务、交流工作等也渐成常态化。所以，我们在使用电子邮件时一定要规范，注意电子邮件的使用礼仪，不要因电子邮件的不规范使用而使你的职业前景受到阻碍。