收发传真时，需要注意哪些礼节

收发传真已成为现代职场人士的日常事务。而在收发传真时，同样需要我们遵守一些礼节。那么，在传真机的使用上，我们该注意什么呢？

传真内容的注意事项

（1）注意传真的首页。传真首页的内容包括：传送者和接受者的单位名称、总页数、日期、人员姓名等。另外，需要在传真的每页纸上标注页码，以方便阅读。如果出现某一页内容不清楚的情况，也方便准确地补发。

（2）传真的信件内容要规范。传真的信件内容一定要规范，如必要的问候语、称呼、致谢词、敬语、签字等均不可缺少。特别是在信尾的签字，更要注意。因为签字代表这封信是发信者本人知道并同意后才发出的，如果签字被忽略，就会导致任何人都可以冒名发信件。

（3）传真用纸要规范。最规范的传真用纸，一般是白色的A4纸。最好不要用其他颜色的纸，否则既显得不规范，又会使传真机扫描的时间变长，也会使发过去的传真纸可能是黑色或是深色的，使传真的效果受到影响。

（4）公章的使用。如果传真盖有公章的文字材料，必须要把章盖清晰，这样才能保证传真过去的效果。

（5）注意字号。传真的材料，应该比一般普通打印文件的文字大一些，以保证传真过去的文字清晰，从而方便阅读。

（6）传真确认。在发传真之前，应该先向对方通报一下，以免发错。如果传真页数较多，应该特别告知对方，让对方考虑是否发传真或是以其他方式传送。发送传真之后，应该再次与对方确认发传真的内容是否清楚，传真的页数是否齐全等。同样，收到传真后，如果对方没有打电话给予确认，也要尽快通知对方，让对方放心。

使用传真机时的注意事项

（1）关于使用先后的问题，如果你有一份很长的文件需要发出去，而排在你之后的同事只需要传真一两页，那么你应该让他先用。

（2）如果遇到传真纸用完时，要及时更换新传真纸。同时也要注意，不要造成纸张的浪费。如果碰到传真机出现问题，应及时把原因找出，处理好后再离开，如果不懂，应该找别人帮忙，不要把问题留给同事。

（3）给对方发送传真时，应该注意语言的使用，多说礼貌用语，而且语气不能生硬，最好不要说：“给我信号，我要发传真。”

（4）如果对方不能准确地说出要发送传真的部门或个人时，应该与对方进行核实。如果冷漠地告诉对方公司里没有这个人，然后挂断传真电话，粗暴地把对方的传真拒绝，这样会让公司的形象受到损害。还有可能会拒绝诚心想与公司进行商务交往的客人，从而使公司失去合作的机会。

（5）传真使用完毕后，一定要记得把你的原件拿走，否则就会容易将原件丢失，或是信息发生走漏，给公司带来不便。传真机最大的优点是时效性比较强，所以我们收到他人要办理或转交、转送他们发来的传真时，千万不能拖延时间，否则会耽误对方的要事。

（6）在公司里最好不要发私人传真。