怎样传达上级文件

很多领导者都认为，传达文件只是照本宣科，和口才没有关系，这种想法有一定合理性。传达上级文件，是领导者处理日常公务的一部分，每个领导对它都不陌生。但是，要使下属领会文件的精神，又不觉枯燥无味、引人入胜就是一门学问了。

传达文件是领导者日常的一项基本工作，目的是要把书面语言转化为口头语言。但是这种语言形式的转化绝不应是照搬照抄。不论是一字不落地传达原文，还是摘要大意，解释性地传达文件精神，都要遵循一个最基本的原则：传达必须忠实于文件本身。因为文件体现着上级的思想意图、工作方针和有关政策。传达效果的好坏直接关系到上级精神能否得到正确的贯彻落实。

传达上级文件是件非常严肃的工作，领导者的态度必须认真，这样才能使下属认真对待。传达人必须在传达前认真地阅读文件，不仅要准确地理解文件精神，还应找出文件中的重点内容。传达者还要熟悉文件的结构及风格，这样才不会在朗读时显得生硬拗口。决不要在自己对文件精神还似懂非懂的情况下，就对下属传达，否则很可能会歪曲文件精神，使听众理解错误。

传达文件的过程中要求领导迅速抓住下属的注意力。这不仅要靠领导的威信和上级文件本身的重要性，还需要领导者掌握传达文件语言所需的表达技巧，以高超的领导语言让下属牢记文件精神。

传达文件的语言要求比较简单，但还是需要引起注意：

1.传达要先辨明语义

文件的传达者一定要认真负责，仔细阅读文件，弄懂文件的意思。由于文件是书面语言，但传达时却是口语。文件中也许会有字是同音不同义的情况，变成口语读给下属听时也许会产生歧义。这就要求传达人要在明白意思的基础上适当加以解释，以便于听众理解。事先不正确理解文件语义，很容易造成读文件时语气停顿不当，影响传达效果。比如文件中一句表达了一个完整意思的话，但传达人因不理解语义把一句话拆成两半去读，结果既可能歪曲文件原意，又容易破坏传达文件内容时的严肃气氛。

2.传达要准确翔实

要做到这一点，最简单可靠的办法就是把文件一字一句地传达给听众。而不应该把个人对文件精神的理解掺进传达过程，使下属误以为都是文件上面的精神。如果确实有必要向听众表达个人对文件精神的理解和体会，最好是在传达完文件后讲出。如果非要边传达边评论，一定要有声明。在摘要性或解释性的文件传达过程中，一定要保证语言的准确性。

准确地传达文件精神，要求传达人必须全面透彻地理解文件，熟悉掌握文件的精神和内容，在传达文件时，不能随意修改和删减文件内容，不能篡改和臆造文件的精神，不要曲解文件的词句。传达时，报告人可以适当地解释文件内容中涉及的概念、层次、要点，但不要作进一步评价，不要进行牵强附会的解释，不要不懂装懂。这样才能使文件传达不失真、不走样。另外，还要注意对文件的解释不能太多。解释过多，容易妨碍听众对文件本身的理解。在尽可能把握原文件内容的情况下，将文件清楚明白的传达给下属，这是对于传达文件最基本的语言要求。

3.要选择恰当的语调和语气

领导在传达文件时，既要保证吐字清晰准确，又要使用恰当的语调、语速。传达文件时，态度一定要认真严肃。传达人要对应当重点强调的内容，以及可以一带而过的部分做到心中有数，这样才能在传达时掌握好轻重缓急，巧妙地运用语调的抑扬顿挫、语速的快慢变化来突出重点，使文件精神在听众的头脑中留下深刻的印象，以帮助听众更快、更好地理解文件精神。

传达文件虽然不是朗读诗歌，但也决不能过于平淡呆板，而是要通过流利生动的口语表达，增强文件的传达效果。传达文件并不是把原文通顺地读就可以了，它还要求在读原文时要像传达者自己在那里说话一样自然、流畅。只有充满感情的传达，才能使人感到文件中的精神不是被念出来的，而是被“讲”出来的。

4.注意细节，不要读错字

在传达文件之前，传达者一定要能顺畅的朗读文件，不要有任何文字障碍。对于文件中出现的生僻字词不能主观臆断，要好好的去查字典。以免传达文件时闹出很多笑话，甚至耽误正事。

传达文件是一件简单而枯燥的工作。为了增强表达效果，不光要靠仔细的准备工作来保证传达的准确，还应当利用丰富的表达手段来增强传达效果。传达者如果能够通过自己的语气、语调以及自然流露的表情，再加上协调的动作，肯定会使下属更好地领会文件的精神。

传达文件作为领导的最基本工作，很容易被忽视。但许多事实告诉我们，人最容易在熟悉的领域内犯下错误。领导的讲话艺术也是一样，只有重视对每一个细节的把握，才能做到万无一失。