第四节 更好地度过每一天
马克思曾经说过：“一切节省，归根到底都是时间的节省。”与此类似，古今中外有无数名言警句用各种方式说明时间的宝贵，告诫人们要珍惜时间，但是人们在时间管理上还是出现了很多问题，使人们行色匆匆。针对生活中普遍存在的时间管理问题，时间管理专家提出了一些具体的建议。为了不使我们浪费宝贵的时间，不妨试试下面的方法。
一、制定激励人的目标
目标是有效时间管理的起点。他们就像是指南针，指向你应该集中时间去做的事情。如果认清目标，你将会知道对于每一天、每一周和每一个月来说，完成什么是最重要的。在指导时间管理方面，目标有助于你确定所有必须完成的事情的优先程度。
目标设定是一个确定所期望实现的结果的正式过程。当设定目标的时候，你就对这些结果作出承诺，不管你是亲自去完成还是通过团队去实现。通过设定目标并评价目标的完成情况，你能够做到：
集中于最重要的事情；
为团队提供一个一致的方向；
在不重要的任务上投入更少的精力；
避免浪费时间；
激励自己；
促进全面的工作满意。
为了有效地管理时间，我们需要做的许多事情都与处理冲突及决定先做什么有关。如果对要达到的目标事先没有明确的认识，行动没有根据，就不可能做到这一点。
列出目标后，你可以分析一下你拥有的资源，哪些可以帮助你实现自己的理想？比如，你的交际能力、记忆能力、专业知识、领导能力、工作技巧等。哪些缺点会妨碍你达到目标，或者说你在实现目标上会遇到什么阻碍？比如，你的习惯、自控能力、自我调节能力等。你准备怎样来减少你的阻碍？你准备何时达到你的目标？
二、积极的态度
态度是稳定的内在心理状态。对于社会，我们都会持有一种倾向性，对它的看法、喜好因人而异。不同人的态度反映不同的家庭背景、成长经历和社会文化支持系统，在一定程度上也反映人的立场和经济状况。指导成功方面的专家们都一致认为，成功依赖于每个人的态度、思想和精神状态等，通过积极的思考和行动可以对他们施以影响。每天试着做一些积极的事情，因为你对周围事物的基本观点以及有待完成的工作的态度，决定者你每天的行为，决定着你对时间的管理，并最终决定着你的幸福与成功。
怎么可以把一个糟糕的开始带进一个积极的氛围里呢？你可以遵守下列三条规则，以积极的心态迎接新的一天：第一，每天做点使自己特别高兴的事情；第二，每天做点使自己更接近目标的事情；第三，每天做点可以消除工作疲劳的事情（运动、家庭、爱好等）。
从早上开始，有意识地采取积极的生活方式：
睡眠不足—→舒服地醒来
匆忙梳洗—→惬意地梳洗、梳理
没吃早饭—→与家人共享精美的早餐
行色匆匆—→沉着冷静地驾车去上班
压力—→紧张与有序
……
在开始工作之前，先花几分钟时间想一想，今天要做什么，根据工作的重要性和紧迫性，把以前制订的计划及目标重新梳理一遍。在结束工作之前，一定要心平气和地做好一天的收尾工作，看看今天的计划是否都已经完成。建议：今日事，今日毕。
今天晚上干点什么呢？许多人下班回家根本不去思考如何使自己快乐，如何度过下班后这段美妙的时光，而是窝在家里看电视。想想这段时间还可以干点什么呢？看一场电影、看一本好书、散步、听音乐会、与朋友聚会、运动、冥想等，都是不错的选择。
睡觉之前，想一想，今天快乐吗？你的生活质量如何？你今天的工作效率如何？今天对你的人生有何价值？以积极的心态结束这一天。
三、事有轻重缓急
在使人们的时间分配产生混乱的事件中，大家都会面临一种困境：紧急事件问题。顾名思义，紧急事件需要立即关注或采取行动。但并非所有的紧急事情都是重要的事情，有时候我们把时间用在了紧迫事物上，但却耽误了完成重要任务的时间。那么，如何划分事物的轻重缓急呢？
衡量任务的轻重有三条标准：能直接为实现目标服务；能为实现目标创造条件以及能为预防危机服务。
能直接为实现目标服务做这件事情有助于实现目标，而且这种帮助是直接的。事情重要不重要是相对于目标而言的，没有目标也就不存在事情的重要性问题。所以，分析事情的重要性，首先要想清楚你的目标是什么。确定一个或几个明确的目标是分清事情轻重的前提条件。
能为实现目标创造条件
做这件事情是否可以为实现目标创造条件。有些事情并不能直接对实现目标产生作用，但是可以为实现目标创造条件。比如，每个学期的期末考试，对于一个学生未来的学习进步，是一件非常重要的事情。这些为实现目标创造条件的事情往往显示出“重要但不紧迫”的特点，经常被一拖再拖，这会直接影响目标的实现。
能为预防危机服务
做这件事情是否有助于预防危机的出现。比如，我们去学习一些预防火灾或者发生火灾的救护知识，这些知识在没有火灾的时候，可能并未产生直接的效益，但是一旦发生火灾，这些知识可谓是举足轻重。
确定一件事情重要与否，至少要符合三条标准之中的一条，如果两条或者三条，那就说明这件事情必须放在首要位置。
优先做重要的事情是容易理解的，但是在现实生活中，在确定做事情的顺序时，还经常碰到重要性和紧迫性相互矛盾的问题，有的事情不重要，但是紧迫，那么是先做重要的事情，还是先做紧迫的事情呢？时间管理四象限定律可以帮助处理这两者之间的关系。把外部事物按重要性、紧迫性这两种属性排列。这样事情被分为四类，在坐标上构成四个象限。
我们当然要把“重要且紧迫”的事情放在优先位置，但同样不能忽视那些“重要但不紧迫”的事情。事实证明，如果把所有的“重要但不紧迫”的事情做好了，就会降低“重要且紧迫”的事情发生的比例。
时间管理的四象限定律
“重要但不紧迫”的事情占大多数，具有长期性、艰巨性的特点，需要逐日地坚持努力才能完成。如果你总是被“紧迫但不重要”的事情忙得团团转，而忽略了处理“重要但不紧迫”的事情，那你将进入时间管理的误区！善于运筹时间、办事有条不紊的人会在重要的事情处于“重要但不紧迫”的阶段就把它办完成，避免它们演变为“重要且紧迫”的棘手事。
那么生活中不重要的事情应该如何来划分时间呢？不重要的事情分为两类：不重要但紧迫的，不重要也不紧迫的。
不重要但紧迫
对于不重要但紧迫的工作，可以授权或分派给别人去做。授权是节省时间的最佳技巧之一。然而许多人惯于事必躬亲，总处于穷于应付的状态，根本无暇保证工作的质量。而且将原本用在重要且紧迫事情上的时间都挤了出去。
不重要也不紧迫
对于此类事务，有三种处理方式：首先，授权。对于那些可以用言语描述、考察、可以控制的任务，如果不是非做不可的，可以授权给别人去做。其次，降低标准。可以安排在零碎时间见缝插针地去做。在做这些无关紧要的事情时要注意：不能追求完美，把工作标准降低一些。最后，放弃。对没有意义、没有必要的事物，要大胆放弃。要学会放弃一些形式主义人为制造出来的事物，放弃做日常生活中没有用的琐碎。放弃，本身就是一种时间的节约。放弃了做无用的事物，就为做有用的事物提供了时间。
四、给任务排个序
我们通常会遇到这样的无奈：当我们有心情做某件事情时，并不能立即去做。有时候，期限紧迫的截止日期，使我们不得不把比较喜欢的工作先搁置在一边。比如：有时我们正沉浸在策划某个极有创意的活动中，但明天早上却得交出一份报告。如果放纵自己先策划，就可能没有时间来写报告。要避免这样的问题发生，我们就需要懂得如何决定优先顺序。
1．决定优先顺序的好处
（1）合理分配个人的精力；
（2）更有效地规划每一天；
（3）使你事半功倍；
（4）使你目标明确。
2．决定优先顺序的5个步骤
（1）列出一天的任务；
（2）问自己哪些任务是需要完成的；
（3）根据重要性给任务排序；
（4）注意将个人的优先顺序与团队的优先顺序相匹配；
（5）将制定好的优先顺序纳入时间表。
案例
在20世纪初，伯利恒钢铁公司总裁施瓦伯抱怨时间太少，工作做不完。他花了大部分的时间应付细节和一些不重要的事，根本就没有时间去思考更重要的事情。他向当时著名的管理学家雷艾维请教，该怎么做才能解决这个困境。
雷艾维把一张白纸递给施瓦伯说：“把明天要做的最重要的事项记下来。从明天早上你要做的第一件事开始写起，明天你就得从第一件事开始，做完之后才能做第二件事，以此类推。如果你没有按照时间表完成每一件事情，别担心，至少你在做重要性比较低的事情以前，会把重要的事情先做完。”
这位钢铁公司的总裁试过这个方法后，觉得太有效了，就向同事大力推荐。当施瓦伯问雷艾维该付多少钱时，雷艾维回答说：“你认为我提出的构想值多少钱，就付多少。”据说，施瓦伯后来把一张面额25000美元的支票（当时应该是一笔可观的数目）寄给了雷艾维当作顾问费。
五、每一件事情争取不要拖延
拖延是延缓或者推迟处理现在应该完成的事情的不良习惯。无论是在家里还是在办公室，我们常常会在一些事情上拖延，当前有一个流行词汇就是“拖延症”。其结果就是：一些应该优先完成的任务推迟完成，或者更糟的是：永远不能完成。同时，拖延者本身也并不好受，除了愧疚之外，还有如芒在背的感觉。
一般来说：三个原因造成拖延：
（1）这项工作不是很有趣，甚至有些讨厌。
（2）害怕做不好，担心失败。
（3）不知该从何处着手。很多我们非做不可的重要事都是无趣甚至是讨厌的。想一想这一周，你有没有搁置一些无趣却很重要的工作？你有没有在一些并不重要的事情上花费时间来回避那些重要的工作呢？线索可能就存在于你的每日计划表里那些尚未完成的任务，为什么其他的都完成了而这些却没有？是不是因为你觉得那些工作很无趣甚至讨厌？
这里有一些解决拖延问题的好办法：
（1）如果这些工作可以委派给别人，那就这样做吧。对你来说很无趣的工作可能对于其他人来说并不讨厌。
（2）如果不能委派给别人做，那还是留给自己吧，尽管你因为无趣正在拖延。这需要你跳出现在的位置，客观地审视一下眼前的情况。这样做并不容易，但它却是非常重要的第一步，告诉自己：“是的，这项任务很让人挠头，可我必须去啃这块硬骨头。”
（3）拖延通常会带来愧疚感和对自己的不满。所以如果你发现自己正在逃避某项工作，不妨想一想完成这项工作后你得到的成就感和满足感。这种好感觉足够激励你开动起来。
完成了这项恼人的工作后，你会有一种轻松的感觉，同时应该问自己，为什么我之前没有进行这项工作呢？
对失败的恐惧是造成拖延的另一个原因。美国哈佛大学教授戴维·麦克利兰（David·C．McClelland）提出了成就动机理论，认为人们在任务中，都有追求成功避免失败的倾向，所以，当面对一项工作的时候，如果感觉不能顺利完成，你总是会很自然地去回避它。
小王和他的老板罗恩在1月底的一天共进午餐。“我们的部门在过去的一年里运行得非常好，”罗思先开了头，“不过，今年我们必须做得更好，争取实现已确定的目标”。他希望小王能组织建立一个促使部门运行的更加有效率的工作小组，“我希望这个工作小组可以在保证工作质量的同时，找到一种更快捷、更低成本的运行方式。我希望在三个月内看到一份相关的工作报告。”
上司让他领导一个重要的部分，对此小王很受鼓舞。但是同时，他又有所保留。他即将为新部门所招募的那些人手和自己完全不一样，小王从没有和这些人合作成功过。如果他们轻视自己该怎么办呢？“很可能会失败啊。”小王对自己这样说。
几个星期后，罗恩问小王：“怎么样，有什么工作进展要向我汇报的吗？”
“还没有，”小王说，“我还在整理工作思路。”而事实上小王什么事情都没有做。
在这个案例中，对于失败的恐惧让小王一直在拖延。不幸的是，如果他继续这样下去的话，失败是注定的。消除这种恐惧最好的方法是及时、直接面对困难，如果你担心完不成任务的原因是因为缺乏相应的培训和资源，那就尽量去寻找帮助。如果你的恐惧是像小王那样缺乏信心，那就通过周密的计划来消除恐惧。把顺利完成这项工作所需要的一切都考虑清楚，然后再着手去做。你会发现：恐惧不过是一种可以通过具体行动来驱散的精神障碍而已。
对于某些工作，特别是大型的项目、新的任务或者是没有明确步骤的工作，我们通常会说：“我不知道应该从什么地方入手。”工作的模糊性会让你有更多拖延的理由。想象一下当你的老师对你说：“写出一本关于你职业生涯的规划书”时，你该作何反应，从哪里着手呢？如果找不到一个明确的切入点，你一定会拖延时间，并且把时间花在其他事情上。解决办法，通常有两种：
（1）跳出现在的位置，往往是在置身事外的时候，你会发现更有成效的方法来完成这项工作，同时这也大大降低了拖延的可能性。
（2）像前面提到过的那样，把那些项目工作分解成几个部分，然后明确每一个部分任务对整个工作的重要性并把它们按照逻辑次序进行排列。接下来就从在第一位的那部分开始，然后逐步完成。
六、给自己留点宽裕的时间
每个人都会遇到一些意外的情况，所以在安排日程的时候，一定要给自己留出足够的弹性时间。如果事先把自己的所有时间段都安排得满满的，那你很可能无法完成预期的任务，结果在一天结束的时候感到非常地沮丧、焦虑，甚至是紧张。将任何事情的预计时间留宽裕些，你便能避免延误，不必要的匆忙，以及令人失望。太过于匆忙地生活会让我们感到巨大的压力并且会降低效率，对身体也有很大的危害。给自己留点宽裕的时间，这个技巧不仅适用于工作，也适用于家庭生活。
每天会有很多意外事情发生，想想看，你要接电话、查邮件、接待客人……这些日常活动都会占据你的时间。经验告诉我们，虽然你不可能预料到自己每天都会遇到什么事情，但是大多数情况下，你每天都会遇到一些意外的事情来打断原定的计划。所以你需要一些空闲时间来处理那些不期而遇的问题，或者是去把握任何新出现的机会。
给自己留点宽裕的时间，是件容易的事情，而且会取得不错的效果，你可以把完成一件工作，行驶某段距离，或者安排假期旅游的时间扩充一点。
怎样为自己留出宽裕的时间呢？首先将你认为能完美完成的一项计划所需要的时间总结出来，然后预计如果受到打扰或者耽搁，需要花多长时间。预计要充分一点，最后在截止期限前将这项额外的因素一并考虑进去。
比如，某些管理者在安排工作时就会充分利用这一技巧，某项任务的期限是三个星期后，但是他考虑到下属总是喜欢拖一两天才能匆匆忙忙把方案交给他，因此在分配任务时间时，他告诉下属，这项任务的截止日期是两星期后。这样安排，即使下属再次拖延，也不会影响最后的工作效果。
七、学会放松，效率会更高
当前社会人们的压力越来越大，每天都有做不完的工作，以致使我们的身心疲惫，往往有很多人很晚都还在努力伏案工作，但是，其工作效率实际上是大大降低了，同时也使身心感到更加疲累。这个时候，不如好好放松一下，以使我们更高效率地工作，更乐于工作。
有些人认为放松就是去进行体育锻炼或者出去旅游，但是锻炼后、旅游归来后，感觉更加疲惫，更累，因为我们把放松当成了任务来完成。其实躺在沙发上，做漫无目的的遐想，或者眺望远处的青山绿水，也是很好的放松，而不是刻意规定自己，一定要以什么方式来放松。对于放松而言，没有什么时间是白白浪费的，即使什么都不干也没有关系。
有时，想获得更多的休息放松时间，唯一方式就是减少一些工作上的过分要求。如果自己这种努力并未成功，那么你就设法从根本上改变自己的工作状况。
八、学会拒绝他人
我们身边的人总想吸引我们的注意，希望我们在他们身上多花时间：配偶希望我们多花点时间陪伴他们，老板希望我们多花点时间在工作上，父母希望我们多花点时间常回家看看他们，朋友希望我们多花点时间与他们相处……当我们满足了他们的要求时，我们会感到满足。但是当他人的要求和我们的时间安排相互冲突的时候，我们的内心也会感到不安，不知道该如何来安排我们的时间。
当我们在关注他人的需求时，同样不要忘记我们自己的需求，我们也需要个人的空间，需要我们去做我们自己的事情，需要善待我们自己，因此，必要的时候，我们要学会拒绝他人。对他人说“不”，对有的人来说是一件非常困难的事情，但是当你在适当的时候说“不”，会为你节约很多时间。千万不要让别人的一些无谓的要求消磨掉你宝贵的时间，在拒绝的时候一定要坚决果断。
当你正在忙的时候，某人让你帮忙买下火车票，你可以告诉对方，“我知道这件事情对你来说很重要，但是我现在确实很忙”。如果你愿意的话，你可以告诉他你现在正在做的事情，并说一声抱歉，或许他能够设身处地地为你着想。
有些人总是不愿意拒绝别人，总是在处理一些对别人来说很重要的事情，而自己的事情总是要放到最后才能做。这样的人大多是不清楚自己在人际交往中的一些基本权益：毫不内疚地说“不”；表达自己的意见、情感和情绪；自己作决定及处理某事；保护自己的隐私等。
案例
哈维一向勤奋努力，并且总是希望能将工作做得更好。他一直尽自己的努力去做好一切工作，来帮助团队达到目标。有一次上司马西说：“应该有人为我们这个项目的下一步工作制订一份计划书。”大部分人都坐在那里，眼睛盯着自己的笔记本。“有没有人愿意做这份计划书？”马西又一次问道。看到没有人愿意主动承担，哈维像往常一样站出来，接下了这份工作。他的举动是意料之中的，事实上他的同事都很清楚，只要他们坚持不站出来，哈维最终一定会承担起这项任务。哈维是一个勤奋的完美主义者，新任务通常都完成非常出色。但问题在于，哈维并不能准时完成，因为他总是承担超负荷的工作。
像哈维这样的人绝对是很棒的员工，但是他们的最大问题便是不会说“不”。他们总是承担起超出自己能力范围的工作。有时候，我们需要明白自己的职责，有时要对自己职责以外的事物说“不”。还是上面的例子，我们来看看这样的回答有什么效果：
“有没有人愿意做这份计划书？”马西又问了一次。看到没有人自愿承担，哈维回答道：“我实在是没时间接下这项工作了，不过如果有人愿意负责的话，我会尽量去帮助他的。”
九、发挥帕累托法则的作用
你是否会经常遇到这样一种情况，手头明明有一件非常重要的任务要去完成，但是你却选择去做一些并不重要的程序性工作，比如说整理办公室或者是收拾屋子，因为你可以熟练地完成这些工作，并从中获得极大的满足感，相反地，对于一些重要的工作则一直在回避它。
为什么我们总是喜欢把时间花在那些并不重要的任务上呢？重要的一个原因就是，许多非常重要的任务往往难以执行（比如说学外语，完成一篇论文，找到一个新的解决问题的办法），并让我们产生挫败感。而擦桌子、倒垃圾之类的琐碎的工作比较容易做到，而且能够给你带来暂时的满足感。
经济学中有一个重要的帕累托法则，现在普遍称为80／20法则，这个法则告诉我们，如果把所有的工作内容按照实际价值列出来的话，我们会发现80%的价值都是由20%的工作产生的，而剩下的80%的工作只能产生20%的价值。具体的比例可能会发生或多或少的变化，但是80%的情况下，80／20原则还是很符合实际情况的。
80%的销售额是源自20%的顾客；
80%的电话是来自20%的朋友；
80%的财富集中在20%的人上；
80%的清洗时间花在20%经常穿的衣服上；
80%的看电视的时间花在20%的电视节目上；
……
根据80／20原则，如果一个人每天要完成10件工作的话，他只需要完成其中的20%（也就是其中的两件），就可以产生80%的价值。所以他首先应该找出这两件工作，将其标志为A级活动，然后尽快完成它们。他完全可以把另外8件暂时放在那里，因为他当天的工作的大部分价值都来源于自己已经完成的那两件工作。所以，一定要反复提醒自己，集中精力处理那20%的工作，千万不要把时间浪费在那些价值不高的活动上。
★实践练习：
价值清单
给自己列一个梦想清单。在没有任何障碍的情况下，你希望实现哪些梦想？你希望拥有什么？你希望成为什么样的人？你希望做成哪些事情？拿出一张白纸在桌前坐下来，把这些梦想都写下来，不限数量。
然后再从你的清单中挑出5个你认为最重要的，分别写在5张纸条上。从刚刚选出的5个你最愿意放弃的，然后将这个纸条撕掉。然后再从剩下的4个中选出最愿意放弃的，并将这张纸条撕掉。如此类推，最后只剩下一张纸条。
做完这个小游戏之后，你就有了5个你认为最重要的梦想，这5个梦想代表你的价值观。撕毁纸条的顺序代表了你对这些梦想的重视程度，可以按照这个顺序为自己的梦想和价值观排序。