10.1.3　国际商务信息管理应用

1.国际商务会计信息管理

会计信息管理(accounting information management)是指通过对各种会计信息进行收集、加工、反馈等来加强指导和控制会计工作的一种活动。其主要目的就是要组织协调好会计信息的收集、加工和利用工作，使各类会计信息更好地为会计工作服务。会计信息管理是一项繁琐且复杂的过程，其中任何一个环节的失误都会造成严重的后果。

国际会计信息管理是国际商务信息管理的重要内容和重要体现，它是国际商务信息管理在财务管理领域的具体应用。会计信息管理主要体现在对会计信息系统的构建和使用。会计信息系统是从企业经营管理的角度来规划信息系统的各项功能，实现企业供、销、存业务与财务管理一体化。会计信息系统通过控制生产成本与商业销售成本来实现会计核算和财务管理的一体化;通过提供经营决策的预测、控制和分析手段，实现对企业成本和经营风险的控制，提高企业的竞争力。

会计信息系统的具体实现体现在会计信息电算化在会计业务中的推广和普及电子计算机在会计业务中的应用。在中国，现阶段主要是应用计算机代替人工记账、算账、报账及对财会信息进行分析和判断等工作。它可以提高工作效率和会计核算质量，实现信息资源共享，促进会计工作规范化，促进财会理论、技术的研究和发展，推动会计制度改革。

实现会计信息电算化，要做好会计信息系统的建立和管理工作。电算化会计信息系统包括以下几个子系统:(1)会计核算系统，中国的电算化会计核算系统是在原手工操作的基础上建立的。由于使用单位的生产经营和管理要求不同，设立的功能子系统也不尽相同。一般说来，包括账务处理、工资核算、材料核算、成本核算、产品销售及利润核算、固定资产核算和会计报表等子系统。(2)财务预算系统:该系统利用计算机辅助人工进行企业财务预算编制工作，将大量数据及有关指标加以分解、归纳、快速处理，可以大大提高预算编制效率和准确度。(3)财务分析系统:主要是财务指标分析和财务报表分析。财务指标分析包括盈利能力分析、营运能力分析、偿债能力分析等，财务报表分析包括对资产负债表、利润表、现金流量表、成本表和费用表等进行分析。该系统可在会计核算系统的基础上，以核算数据和其他信息为依据，利用各种分析方法，快速、正确地提供各种分析结果，并通过人机对话动态地进行财务活动分析。(4)会计咨询系统:该系统利用计算机高速度、大存储量的特点，把一些有关会计工作的政策文件、知识、方法等存储在计算机中，并利用程序提供的诸多功能和方法，快捷地查找、检索所需要的政策、法规和业务知识。咨询系统根据会计咨询的内容来确定，包括政策法规咨询、业务处理咨询、办公系统咨询、综合管理咨询、其他咨询等。(5)辅助决策系统:该系统利用计算机技术，将决策过程中所需的大量信息综合加工后，提供给使用者，以提高企业决策的效率和水平。用户可通过人机接口将需要决策的问题和约束条件输入该系统，系统从数据库、知识库获取相应的事实和规则，通过推理运算，得到决策方案，再进行不确定因素分析，最后输出相应结果。6.会计档案管理系统:该系统利用计算机存储大的特点，将历年产生的会计档案资料按照管理规定分类、编号，存储在计算机中，并利用程序提供的查询功能，使会计档案资料的查阅、历史信息的提供、会计表单证的依法销毁得以快捷、准确地进行。

电算化会计信息系统的管理应用电算化会计信息系统完成各项会计核算及相关工作，涉及会计信息的真实完整和财务收支，因此必须制定和实施严格的管理制度。主要包括:

(1)系统操作人员工作职责，规定操作人员在使用会计信息系统时应完成的工作，必须承担的责任和可以自行处理的权限。

(2)核算方法和程序，适应会计软件的特殊要求，制定核算工作流程和方法，确定财会部门与有关单位、部门间的信息沟通渠道和流向，规定各核算单位之间的关系。

(3)制定输入和记账防错的规定，主要是规定预防原始凭证和记账凭证等资料上的会计数据未经审核而输入计算机和记入计算机账簿的措施。

(4)机房管理制度，主要是制定机房环境卫生要求、防火、接地等措施。

(5)上机登记制度，在多人合用一台计算机的情况下，要建立上机登记制度，以明确责任，包括上机操作人员姓名、作业名称、日期、开机关机时间、计算机工作状态等。

(6)会计数据的备份、恢复及管理规定，主要是规定会计数据备份与恢复工作的人员姓名、责任、权限，建立备份数据的时间、数量，需要进行数据恢复的出错类型及保管方式，会计数据的存储介质、存放地点、有效时间、入库时间、入库手续、出库手续等。

(7)系统及数据的安全管理，主要是明确会计信息系统和会计数据的保管人员责任、保管方式等。

2.知识管理

知识管理是指在组织中构建一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的信息与知识，经过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，有助于企业做出正确的决策，以应对市场的变迁。在信息时代，知识已成为最主要的财富来源，而知识工作者就是最有生命力的资产，组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。知识管理将使组织和个人具备更强的竞争实力，并做出更好地决策。在2000年的里斯本欧洲理事会上，知识管理更是被上升到战略的层次:“欧洲将用更好的工作和社会凝聚力推动经济发展，在2010年成为全球最具竞争力和最具活力的知识经济实体。”

隶属美国运输部的联邦公路管理局〈简称FHWA〉于1998年计划在10年内，以减少20%的交通事故为首要目标。为此，有关部门的安全工程人员，将占郊区死亡车祸约半数比例的车辆冲出路外事故，作为优先处理的议题。通过采用齿棱标志带的设置，借着车辆因偏离车道而驶离路面时所产生的车身震动及隆隆声响，提醒驾驶员及时驶回正常车道，确保行车安全。FHWA为推广这一概念，建构了以网络为平台的知识分享机制来传递相关知识，并将影响力渗透到各个机关，促成各州政府在公路采用路肩齿棱标志带的设计，以减少车辆冲出路外而发生事故。

组织知识管理的对象包括外部知识和内部知识。外部知识指与组织相关的各组织、机构拥有的知识，如企业的供应商网络、用户网络、同行业其他企业网络;内部知识是指组织的自有知识。根据组织知识存在的位置和方式，可以将组织的知识划分为6种形式:

(1)个人知识:即员工通过以往的经验和培训而获得的知识;

(2)人际关系:指知识存在的人际关系网络。对于未知的知识，5/6的员工会向熟悉的朋友或人际关系圈子里的人请教，然后才会向组织的显性资料求助。因此，组织内部员工的关系网是组织的一项重要的隐性知识资源;

(3)数据库:通过结构化方式存储的、对组织有益的规范化知识。数据库有助于员工在解决同类问题时节省时间、精力和资源;

(4)工作流程和支持系统:指组织完成某种任务时采取的工作流程，以及为完成各项工作所需要的软件和硬件的支持系统。个人的经验和教训可以通过组织的工作流程和支持系统加以沉淀;

(5)产品和服务:产品和服务在面对顾客时代表了组织的知识形象。顾客会通过组织提供的产品和服务来判断组织创造知识的能力;

(6)固化在组织内部的组织制度、管理形式、组织文化中的知识。

在组织内部知识的6种形式中，存在于员工头脑中的个人知识是最富于创造力的，对组织而言最为重要。以往把知识划分为显性知识和隐性知识两类，但这种划分只能反映知识的转移特性，无法反映员工向他人转移知识的意愿或程度。为了说明员工之间的知识共享，可将员工头脑中的个人知识划分为如下两类:①共享知识:个人已向他人清晰地表述、完整地转移的知识;个人向他人完整地转移知识的过程就是知识的共享化。②隐藏知识:个人尚未向他人清晰地表述、完整地转移的知识。它又包括两种类型:一是个人能够与他人共享但因某种原因未能转移的知识;二是个人不能够与他人共享的知识。个人不能共享知识的原因有多种，如无法清晰地表述或本人的个人知识尚属模糊等。