第3节　在会议沟通时应用思维导图法

台湾师范大学名誉教授谢文全指出，沟通乃是个人或团体相互交换讯息的历程，借以建立共识、协调行动、集思广益或满足需求，进而达成预订的目标。思维导图法可以有效应用在会议中交换讯息、集思广益，在台湾已有不少学者关心此一议题，蔡智灿、黄俊能、龙立伟与陈劲帆等人所分别进行的研究发现，思维导图法对于系统思考、团队沟通、知识管理以及将内隐知识外显化，均有显著的正面成效。

因此，将思维导图法应用在会议沟通上具有以下特点：

跳跃思考的好帮手

人类大脑是放射式、跳跃式的思考模式，举一反三也是自然反应。在会议当中陈述意见时一不小心可能会离题，而且一离题就收不回来。为了会议的效率，主席会要求大家一次只讨论一个议题，不可离题。但根据米勒（George A．Miller）的研究显示，我们大脑的运作记忆区，也就是短期记忆只有五到九组信息。当有新的信息进入大脑被处理的时候，原本在运作记忆区的数据就会被删除。这就是为什么会议进行中如果产生一个很棒的想法，但因为与目前讨论的主题无关所以没有立刻发言，过一阵子之后便感觉刚才好像有什么想法想表达，现在却已经忘记了。相信开过会的人都有这种经验。

如果在会议进行中能够运用思维导图记录讨论内容，当有人发表与目前主题无直接相关，但又是蛮有价值的想法时，就可以另建一个树状结构或迷你思维导图，把意见记下来。回到原本的讨论议题时，从思维导图结构可以很清楚地看到之前讨论的逻辑结构与内容，议题要接续下去就不会有困难。

以思维导图做会议记录工具还有另一个优点：可以清楚看到原本预计讨论的众多事项中，哪些议题已经充分讨论，哪几个议题讨论较少或尚未进行。我们可根据思维导图的内容，弹性地随时调整、切换到不同议题上。

以思维导图记录会议讨论

在另一个树状结构或迷你思维导图记录跳跃式思考产生的想法

事先沟通没烦恼

许多在会议桌上的宝贵时间都浪费在冗长的报告，或因为信息不足而延宕讨论。提案人若能在会议前将口头报告要做的“背景资料”、“优点”、“缺点”、“建议方案”等，事先以思维导图简洁地呈现出来，并将档案传送给每一位出席者，让大家对该案有初步了解，在会议现场就可以用最短的时间做最有效的讨论，并产生决议。甚至可以将档案放在公司内部网络上共同分享，让会议参与者可以事前阅读，并增补必要的意见，在提出意见的地方输入自己的名字，让大家在虚拟会议室中展开意见交流。

提案人在会议前准备的资料

在虚拟会议室中意见交流

六项思考帽的内容与含义

化解歧见达成共识

英国心理学家德博诺提出的六顶思考帽是常被用来突破思考困境的水平式思考法，可应用来处理纷纷扰扰、争执不休的对立场合。德博诺特别强调，六顶思考帽着重创意，可以衍生出无数单纯、圆满、有效且出人意料的答案，借以突破混淆不清的思考困境。水平式思考法又称发散性思考法，从问题本身向四周发散，寻求各种不同的答案，这些发散式思路在彼此之间没有特别的关系，每个答案也没有所谓对错，但往往独具创意与巧思。

英国前首相丘吉尔还在担任国会议员时，有位女性议员素行嚣张。有一天居然在国会殿堂上指着丘吉尔骂道：“如果我是你老婆，一定在你的咖啡里下毒！”狠话一出，全场僵住，只见丘吉尔微笑着回答：“如果你是我老婆，我一定一饮而尽！”全场哄堂大笑，化解了尴尬场面。丘吉尔寓讽于答，就是精通于水平式的多元思考法，面临困境时能够跳脱是非对错、逻辑因果的层层束缚，找到“好”答案。水平式思考的六顶思考帽说明如下：

六顶思考帽在会议的应用原则是，每次只戴一种帽子。思考太负面消极时，可改戴上黄帽子；太过乐观时，可改戴黑帽子；场面冷清、无人发言时，可改戴白帽子；情绪激昂时，干脆请大家都暂时戴上红帽子。

然而歧见不会只发生在会议场合，会议也不仅只是会出现在职场，家庭里也是需要家庭会议来沟通意见。接下来就以一对父子的亲子沟通为例，说明如何运用思维导图法化解歧见，达成共识。工作上的应用也是同样的运作原则。

就读大学的儿子希望父亲买一部重型机车给他，但是父亲不同意。为了避免父子关系僵化，于是召开家庭会议，两人分别运用思维导图法结合六顶思考帽的原则，在充分说明儿子想买的重型机车厂牌、性能与价格（白色帽子）之后，两人分别用自己的观点，以思维导图列出购买重型机车的缺点（黑色帽子）、优点（黄色帽子），与可接受的替代方案（绿色帽子）。分别检视儿子与父亲观点的思维导图，找出父子在哪些类别或项目中有共识，先在思维导图中做个记号。然后讨论有共识的替代方案是否能够解决有共识的缺点，满足有共识的优点。如果可以的话，事情便可圆满解决。从本案例中可发现，如果儿子要与同学、朋友出去郊游，父亲把家里的车子借给儿子使用，就可解决彼此都担心重型机车的安全问题与下雨、寒冷的气候问题。

如果在替代方案中没有共识，可以进一步讨论，满足彼此都想要的优点，又能避开彼此都担心的缺点，还会有哪些替代方案。

化解歧见，达成共识的三种帽子

儿子根据自己的观点，列出缺点、优点与代替方式

父亲根据自己的观点，列出缺点、优点与代替方案