第2节　管理数字档案

计算机功能强大很好用，但是有不少人却为了管理档案而头痛不已。最常见的困扰是同一个档案因为临时或特殊需求而储存在不同目录下或磁盘里，改天修正档案内容之后，储存在其他位置的相同档案却没有同步更新，导致档案内容不一致。若能善用思维导图法树状结构为主、网状脉络为辅的概念，以上困扰便可迎刃而解。

所谓的“树状结构”就是该档案最适合放置在档案总管中哪个类别目录，“网状脉络”就是该档案可能从别的类别目录也会用到，那么就在原目录的地方选择该档案，按鼠标右键选择“建立快捷方式”，把这个快捷方式剪下，贴到其他有需求的类别目录下。往后需要开启或修改档案，不论是从原来的目录或从别的目录下的快捷方式，都是开启相同的一个档案。

这个方法若要应用于外接磁盘驱动器或随身碟的时候，要注意外接磁盘驱动器必须设定一个固定的磁盘代号（例如：H），否则点选快捷方式时，会产生无法开启档案的情况。

档案最适合放置在档案管理中的类别目录位置

为该档案制作捷径

将档案贴到别的类别目录之下