数据库实际是一个框架，数据表才是其实质的内容。一般来说，数据表就是特定主题的信息集合。根据信息的分类情况，一个数据库中可能包含若干个数据表。通过建立数据表之间的关系，就可以将存储在不同表中的信息关联起来。因此，表的结构是否合理，可以说是整个数据库的关键所在。

 

 

 数据表的结构是数据表的基础，建立表结构的重点是确定表中字段名称，为每个字段定义其数据类型，并为字段设置相应的字段属性。

 

 数据表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的二维表格形式。数据表由表结构和表内容组成。表结构包括每个字段的字段名、字段的数据类型和字段的属性等，表内容就是表的记录。第1行是各个字段的名称，从表结构的第2行开始，每一行称为一条记录。每一列字段名称下的数据称为字段值，同一列只能存放类型相同的数据。创建表就是先定义表的结构，然后再输入数据。

 

 

1  字段的命名

 

 字段名称用来标识表中的字段。在同一数据表中的字段名称不可重复。在其他数据库的对象中，如果要引用表中的数据，必须要指定字段的名称。

 

 在Access 2010数据库中，字段名的命名有以下规定。

—  （1）字段名最长为64个字符。

—  （2）可以包含字母、数字、空格及特殊的字符（除句号（.）、感叹号（!）、重音符号（`）和方括号（[]）之外）的任意组合。

—  （3）不能以先导空格开头。

—  （4）不能包含控制字符（从0到31的ASCII值所对应的字符）。

 

 

2  字段的数据类型

 

字段的数据类型决定了该字段所要保存数据的类型。不同的数据类型，它的存储方式、存储的数据长度、在计算机内所占有的空间等均有所不同。Access 2010数据库中的数据类型有12种，其中计算字段和附件这两种类型是新增加的数据类型。

1．文本

文本类型的字段用于保存文字的数据，如姓名、籍贯、毕业院校等信息；也可以用于存放一些不需要计算的数字数据，如电话号码、身份证号码、邮政编号等。

文本类型字段最多存放255个字符，可以通过“字段大小”属性来设置文本类型字段最多可容纳的字符数。

2．备注

备注类型的字段一般用于保存比较长（超过255个字符）的文本信息，如个人特长、获奖信息、文章正文等。备注类型的字段最多可以保存65 535个字符。

3．数字

数字类型的字段用于保存需要进行数值计算的数据，如成绩、业绩、工龄等。当被定义为数字类型时，为了有效地处理不同类型的数值，可以通过“字段大小”属性指定如下几种类型的数值。

① 字节——字段大小为1字节，保存0～255的整数。

② 整型——字段大小为2字节，保存−32 768～32 767的整数。

③ 长整型——字段大小为4字节，保存−2 147 483 648～2 147 483 647的整数。

④ 单精度——字段大小为4字节，保存−3.402 823×10³⁸～3.402 823×10³⁸的实数。

⑤ 双精度——字段大小为8字节，保存−1.797 34×10³⁰⁸～1.797 34×10³⁰⁸的实数。

⑥ 同步复制ID——字段大小为16字节，用于存储同步复制所需的全局唯一标识符。使用新文件格式.accdb的数据库不支持同步复制。

⑦ 小数——字段大小为12字节，用于范围在−9.999…×10²⁷～9.999…×10²⁷的数值。当选择该类型时，“精度”属性是指包括小数点前后的所有数字的位数，“数值范围”属性是指定小数点后面可存储的最大位数。

4．日期/时间

字段大小定义为8个字节，可用于保存100到9999年份的日期、时间或日期时间的组合，如出生日期、入学日期等。

5．货币

字段大小定义为8个字节，用于保存货币值。其整数部分的精度为15位，小数部分为4位。

6．自动编号

自动编号型数据是一种比较特殊的类型，当向数据表中添加一条记录时，自动编号的字段数据无须输入，由Access自动指定一个唯一的顺序号（每行次增加的值为1）。自动编号的数据与相应的记录是永久连接的，不允许用户修改。如果删除数据表中含有自动编号字段的某个记录，Access也不再使用已删除的自动编号型字段的数值，而是按递增的规律赋值。

自动编号型字段的大小为4字节，以长整数形式存于数据表中，每个数据表中最多只能包含一个自动编号型的字段。

7．是/否

是/否类型实际是布尔型，用于存储只有两个值的逻辑型数据，字段大小定义为1字节。取值为“真”或“假”。一般“真”用Yes、True或On表示，“假”用No、False或Off表示。

8．OLE对象

OLE对象的数据类型是指在字段中可以“链接”或“嵌入”其他应用程序所创建的OLE对象（例如Microsoft Word文档、Microsoft Excel电子表格、图像、声音等）。

OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示，不能对OLE对象型字段进行排序、索引和分组。

9．超链接

超链接类型用于存放链接到本地或者网络上资源的地址，可以是文本或文本和数字的组合，以文本形式存储，用作超链接地址。

10．查阅向导

查阅向导型的字段为用户建立了一个列表。输入数据时，用户可以在列表中选择一个值以存储到字段中。列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型，设置完成后只要在“男”和“女”两个值中选择即可。

11．计算字段

计算字段用于存储，根据同一数据表中的其他字段计算而来的结果值，字段大小定义为8字节。计算不能引用其他表中的字段，可以使用表达式生成器来创建计算。

12．附件

附件类型可以将图像、电子表格、Word文档等文件附加到记录中，类似于在邮件中添加附件的操作。对于某些文件类型，系统会在添加附件时，对其自动进行压缩，压缩后的附件最大可存储2GB，未压缩的附件为700KB。

 

 

 

 

 

数据表结构设计实例

 

 

   数据表的结构由字段决定。在建立数据表之前，首先要设计好数据表的结构，数据表结构的设计主要包括字段名称、字段类型和字段属性的设置。同时还要确定好索引字段，准备好要输入的数据。