第三节 档案编研成果的类型与加工

本节重点与难点：

档案编研成果三种类型的基本概念及其应用范围；

一次编研成果的加工方法及其地位；

二次档案编研成果：档案文摘；全宗指南；档案馆（室）指南；

常见编研成果的概念与编辑加工：大事记（年表）；组织沿革；统计数字汇集；年鉴；专题概要（制度汇编、产品简介、工程简介）；档案展览；志书；档案工作效果实（事）例汇编

一、档案编研成果体裁的基本划分

（一）基本概念

1.档案编研成果

定义：档案编研工作者按照一定题目，对档案信息进行研究、筛选、编辑、加工而形成的各种类型的档案信息成果，以满足不同的档案用户需求。

（2）地位：编研者完成定稿； 编研工作最终完成的标志

（3）形式：

①公开

途径：出版社、门户网站、大众传媒、其他媒介平台

对象：社会用户

②内部

途径：内部发行、专业共享平台

对象：档案形成者

2.体裁：一切艺术作品结构具有的某种稳定形式，在历史范畴中有其独特性和内在的发展逻辑，反映了一个时代的特征，并制约于社会关系。

3.档案编研成果体裁：主要指档案编研成果中的正文主体部分，即档案信息内容以何种形式结构提供给用户。     

（二）档案编研成果体裁划分  

1.文献学视角的体裁划分（略）

2.传统档案编研成果体裁划分

（1）一次档案文献

①定义：主要指档案信息以档案原文形态及其复制件呈现在读者面前时的文献。      

一般指根据不同用途形成的不同专题“档案文件汇编”。如，以节录、摘录、选编、汇编、全集、选集等形式编辑的档案编研成果。

②编纂要求

维护档案原文形态，保持成果信息与档案原文信息在文字、词汇、语序、结构上的高度一致；

保证档案编研成果中的信息与档案原文中信息同值。

③编研者创造体现在

编纂题目的选择；

题目与各入选档案材料关系的判定；

档案信息联系性、可辨性、可。读性、有序性等；

选编档案整体对题目的阐释性

④应用范围：一般对具有重要法律、史实凭证作用和知识借鉴性作用的档案，多用汇编、选编、全集、选集加以全文编辑。   

⑤内容形式：多以文字为主，或辅以图片；

⑥公布档案信息的重要方式

（2）二次档案文献

编研者按照特定要求抽取有关档案的外部特征或内容要点，经过提炼、加工、压缩，汇集而成的系统提供档案信息的文献，具有一定的检索性、宏观性、报道性和指导检索的功能。

（3）三次档案文献

指编研者针对不同需要，围绕一定题目（课题），对大量档案信息内容加以筛选、对比、分析、归纳和编辑，反映某方面档案信息中知识序列或知识体系的档案编研成果。

二、档案编研成果类型及其编写

（一）一次档案编研成果类型的编写

1.古代类型：略

2.现代类型

（1）按辑录信息完整程度：

全录：对于筛选后确定入选的档案信息内容按篇全文加以辑录的编纂形式。

节录：按照章节或相对完整部分抽取档案原文予以辑录的编纂形式。

摘录：将与题目有关的完整段落或语句从档案中摘取出来，辑录在成果设定篇章中的编纂形式。

（2）按入选信息精全程度：

汇编：即汇总，围绕题目将篇数众多、文字客观的档案信息汇集在一起系统编纂出版的形式。

选编：也称简编、简辑、选辑、辑要等，将特定题目的基本原始信息择优汇总形成的出版物。

全集：将名人一生所发表或未发表过的作品全部收集按内容或年代编辑出版的文献，

选集：也称文集、文选等，将名人一生所发表或未发表过的作品择优序化出版的文献。

（3）节录（选）要求与注意问题

①节选要求

一般要保留其原文时使用的标题，并在其后注明节录。

可另拟标题，以副标题、题解或按语等方式说明是某全文的节录。

②注意问题

对档案信息公布有重要作用。

采用情况：若干入选档案篇幅过长，但对于题目价值不大；或无全文公布价值；或不便于全文公布；或有的部分与题目无关。   

可增加重要价值的符合公布要求的档案信息传播机会，充分发挥其作用。

（4）摘录特点

篇幅精练、要点集中、排比合理、检索方便，线索明确，参考启发性大。

个人主观性作用比较明显，内容基本完全脱离档案原文, 难免出现牵强附会或理解偏差情况。

一般不用于历史研究。

摘录时，除设定章节项目名称外，不再用其原标题，仅在其后注明出处则可。

（5）汇 编

一次档案编研成果编纂的典型方式，也是档案编研重点研究内容。

（6）选编

①地位

      一次档案编研工作中常使用的编纂体例；一次档案文献编研的典型方式

②要求

选编材料既要精练，又要有涵盖题目的广度和深度；

对编研者要求更高，要求编研工作要深入，以防遗漏。

③受制因素

题目本身意义；档案材料的实际价值的差别；出版实际条件；社会需求；效益的平衡；传播条件。                                                     

（7）全集：从入选档案信息精全程度分

①汇编与全集的区别：

汇编： 一般涉及作者众多；属总集的一种；

全集： 仅限于一个作者，属于别集，作者称为集主。

②与选编、文集（选）的区别

与选的区别：选编属于总集

与文集、文选的区别： 选集一般所选作品体裁较宽泛；文集和文选则侧重辑入主有重要价值的政论、学术作品，不包括诗词、书信、电报、指令、题词等材料

（8）现代长编

①定义：一般相当于全录、节录、摘录综合运用形成成果。即将一个题目的相关材料尽全面按内容逻辑关系组合成一个完整的有机整体，可全可节可摘。

②特点

以材料原文为骨干，又不局限于原文；

材料之间不以单独占行标题相隔，以编者加入适当的说明性、概括性、条目性、提示性、标题性、备考性等文字连接；

以章节标题及分段方式，将有关信息加以组合与条理化。

（二）二次档案编研成果类型的编写

1.档案文摘

（1）文摘

①定义：以提供文章内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明、确切地记述文献重要内容的短文。

②文摘的要素：

③文摘著录要求：

凡登载于题名与正文之间的，不加著录事项；

凡刊登在文摘页上的，必须逐条带有主要的著录事项。

作为检索工具的文摘，必须逐条带有完整的著录事项。

④编写原则

客观真实（原文有误改正的加“摘者注”）

反映新内容和作者强调的观点；

排除已知常识、不简单重复题名中已有信息；

合乎语法逻辑性，用语简洁确切；

不乱用引文（除该文献被证实或否认了他人著作外）、术语要规范（必要时加注）。

（2）档案文摘

①定义：以提供档案内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明准确地摘录、缩写或转述其主要内容的二次文献。

②编写方法：一般以文件或案卷为单元编写，也可围绕一个题目，将相关文件组合起来，作为一个文摘条目的反映对象。

有文件级、案卷级和文件组合级的档案文摘条目。

③文摘编号

文摘题录：包括文件或案卷题名、文件责任者、分类号档号或归档文件编号等；

文献文：文献内容摘要，核心部分，具有报道性、指示性和选择性；

编写者姓名：以示责任

2.开放档案目录

（1）定义：公开出版的以报道馆藏珍贵档案为主的清册式文献。

  我国最早正式公布档案目录之举是故宫博物院文献馆解放前编纂的五种档案目录。

（2）特点：透明度、   凝练性、     交流性、共享性

3.全宗指南

（1）又称全宗介绍，以文章叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案状况（内容和成分）及其利用价值的二次文献，是一种书本式检索工具。

（2）编制结构：根据DA/T 14—2012《全宗指南编制规范》要求，全宗指南编写应以段落条目式文字方式，包括

全宗指南名称

全宗来源简况：立档单位和全宗历史概括

档案内容成分介绍：主体部分；按照全宗内档案实际整理体系（分类、编目）编写；全宗内容档案保管情况介绍。

检索查阅注意事项：利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果）；立档单位历史和全宗历史参考资料的情况（自编参考资料的种类、数量）等。

（4） 全宗指南的作用与编写必要性

      介绍馆（室）的基本业务之一；

      为用户提供有利地基本检索线索；

      积累馆（室）资料。

4.档案室介绍

（1）定义：主要以叙述形式简要说明档案室基本情况的二次文献。

（2）编制内容：机构情况、全宗档案构成情况、附录。

5. 档案馆指南：

（1）以叙述的形式全面、概括地介绍和报导档案馆及其馆藏情况的一种实用工具书。

（2）编制目的：

      便于用者全面了解档案馆馆藏；便于用户查找和利用检索档案的指南

（3）作用：报道性；   指（辅）导性；管理性

（4）全宗指南编写方法：根据《档案馆指南编制规范》（DA/T392），包括：

①提示部分：

封面：指南名称、编者、出版者

扉页：指南名称、编者、出版者、版本、出版时间

前言：目的、作用、结构、使用方法、编制简要过程、参与人员、其他说明

目录：单独排页

②正文部分：

档案馆概况：档案馆历史沿革；馆藏档案综述（来源、进馆方式；总数量；起止年代；种类、各类整理简况；完整程度及价值分析）；档案种类、各类档案整理简况；档案完整程度及档案价值简要分析；馆藏资料综述（来源，进馆方式；总数量；种类与分类方法）；汇编出版档案资料情况；利用工作综述；

馆藏档案介绍：依整理、保管体系为单位对档案数量、内容及其特点分别介绍；全宗介绍、非全宗形式档案介绍。

馆藏资料介绍：重要补充作用；资料类目名称、代号；数量、起止年代；重要编者；资料内容介绍。

③补充部分：

索引：人名索引、地名索引、机构索引、事件索引；

附录：全宗名册；出版情况一览表；形成单位系统表；开放利用档案规章制度；职官图表；纪年对照表；

插图：表示珍贵档案、资料、馆舍建筑及需要用现象介绍本馆工作情况的照片与图形，配图号和文字说明

（5）类型：简明指南与详细指南

6.名录

（1）定义：一种系统编排汇总某一范围主体名称及其最基本信息，以指示地址、相关资料，提供通信、联系消息或了解概况的参考工具书。

（2）多采用表格式或简要条目式，且各条目相关信息是相互对应的。

（3）编制要求

①以录名为主，主要供掌握网络、进行联系、查询系统之用，其内容要简练，不能编成词典或概要。

②信息发生变化时，要及时进行修订、补充。

③注重其实用性。

（三）深层次融合档案编研成果类型的编写

1.大事记

（1）定义：也称大事年表、大事纪年、大事编年、大事纪要、大事记述、大事月表、大事日志等，主要以时间为经、大事为纬的体例，提纲挈领地对特定范围或特定对象进行记载的编研成果形式。

《春秋》是我国保存下来的第一部编年体史书，也是现存最早的大事记。

（2）种类

①较为常见

国家大事、地区大事记、机关大事记、 企业大事记、人物大事记（即人物年谱）

②按照记事范围不同

综合大事记；专题大事记

③按照正文形式

文字叙述式；表格式

④据记印行和使用方式

分单行本；作为其他作品的一部分或附录

（3）编写要求

条目式，一条一事。

（4）编写结构

题名

前言

目录

正文

附录

（5）机关综合大事记选事范围

①本机关召开的各种重要会议；

②本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；

③本机关成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况；

④本机关隶属关系和职能范围的变化情况

⑤本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动；

⑥本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大的科研成果；

⑦本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况；

⑧上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作的情况；

⑨本机关向下级机关或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况；

⑩本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故；

○11本机关开展的重要外事、外贸活动；

○12本机关所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况；

○13报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道

○14其他重大事件和重要情况。

科技大事记

（1）定义：严格按年月日时间顺序编写的条目式，反映一定时期科技活动或重大科技事件的一种科技参考资料。

（2）企业综合性大事记的选事范围

①本企业生产、经营、技术改造、科研成果、重点建设项目的情况；

②本企业召开的重要会议；

③本企业制定的重要政策和规章制度以及发布的重要文件；

④本企业成立、撤销、复建情况

⑤本企业主要领导人任免，内部机构设置及变化情况；

⑥重要协议、合同的签订；

⑦重要文件以及重大、恶性事故；

⑧本企业及职工受奖惩的主要情况；

⑨本企业开展的重要文艺、体育、教育活动；

⑩本企业开展或参与的重要外事、外贸活动；

011本机关开展的重要外事、外贸活动；

012其他应予记述的重要事项。

人物大事记（年谱）（a chronicle of sb’s life）

 （1）定义：也称人物生平年表，以个人生平事业为中心，按照时间顺序记录人物背景、重大事件、人际关系等史实的资料性编年大事记。

   谱体的出现始于宋代。清代达到鼎盛，有800多种1000余卷。 

思考：跨年度大事编写时其应该注意的问题。

2.组织沿革

（1）定义：也叫组织机构沿革，系统地记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织构和人员编制变革情况的一种材料。        

（2）作用

便于各级领导人员和有关部门查找、研究本机关的组织机构和人员的变化情况，指导工作；

为研究党政机构发展史、专制制度史、编修地方志积累系统史料；

  为档案工作者编写立档单位沿革和全宗指南提供系统的考证资料。

（3）编制方法与形式：

编年法（年代——系列）；  系列法（系列——年代）；

阶段法（阶段——系列——时间）；问题法

编写形式：

文字叙述式；图表式（组织系统图<表>）；文字与图标并存式。

（4）编写结构：

题名

总序

目录

正文：阶段名称、小序、组织系统、   领导成员、  附图<表> 。

编写形式：

3.统计数字汇集

（1）定义：也叫基础数字汇集、数字汇集、统计数字汇编、基本情况统计等。以数字语言反映某一特定领域、地区、单位、系统等方面一种或者几种基本情况的史料型档案参考资料。    编写基本要素：时间、空间、内容。

科技档案数据分析：也称科技档案统计数据分析、科技档案统计数字分析，是按一定专题对科技档案中有关数据信息进行汇集，经过分析、整理而形成的一种科技档案编研成果。

（2）编写要素、要求与形式 

①基本要素：时间、空间、内容

②编写要求：目的性、真实性、对应性、可比性。

③编写形式：

按内容：综合性与专题性

按形式：文字式与图表式

按作用：独立型成果与非独立型成果

（3）正文结构

①要素：数列是构成统计数字汇集正文的基本要素。

②一个数列包含四个方面的内容：

统计对象

时间与空间范围

统计数值

统计指标

4.专题概要

（1）定义：以文章叙述形式（可结合图表），简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展变化的史料型档案参考资料。编写结构：

①题名（一般要有“概要”名称）

②题名下署编者名与日期，有些要注明密级；

③总体概要（或前言、总序）；

④正文：包括历史现状（或结果）、作用和影响、发展趋势；

⑤附件。

（2）编写要求

①总体要求： 内容全面，材料翔实；叙中有议，评介得当； 叙述准确，文字朴实； 文图结合，不拘一格。

②具体要求：从馆藏出发，符合社会需要，力求图文并茂；针对不同的描写对象采用不同的写法；项目设置从专题反映的内容实际出发——包括项目的分合、交叉、省略等。

（3）特点：主体鲜明，内容专一；　　材料系统，重点突出；　　体裁灵活，适应性强；

5.简介

（1）定义：概要的一种，以概要的文字介绍某个或某类人物、某一次或某一系列会议基本情况的档案参考资料。有人物简介、会议简介、科研成果简介、产品简介等。

（2）编写要求：分类明确；实事求是，不加评判；结构完整，重点突出；文字简练，层次分明。

（3）编写结构：标题；前言；正文；附注。

（1）人物简介

①定义：反映某一范围内入选人物基本信息资料性档案文献。

②编写特点：多按入选人物为独立单元进行编写，并按一定顺序（姓氏笔画、姓名拼音字母、出生年月、职务高低等）编排汇总。人物众多的综合性简介也可按职业先分类。

 ③内容构成：姓名（字号）、性别、生（卒）年、籍贯、主要职务（称）、主要学历、简要经历、思想学说（成就、事迹）、代表性著作等。

（2）会议简介

①定义：会议简介是简明扼记述某一会议或某一系列会议基本情况的档案参考资料。    

②作用：回溯、研究会议基本情况，筹备新一届会议工作有重要参考价值和实用价值。

 ③特点：针对性鲜明，具有一定历史意义、学术价值、影响较大的会议才编写。

④编写方法

要准确交待会议基本情况，侧重突出会议的特殊作用。

会议基本情况包括：会议的准确名称、会议时间（预备和正式会议时间）、出席会的正式人员（代表）的人数、列席人员人数、会议地点、会议的议程或基本过程、会议主要主持人、报告人际报告题目、主要讨论的议题、主要发言人及发言题目、会议通过的文件、会议的选举事项及选举结果等。

⑤编写要求

一般不作专门评论，对重大历史意义的会议，可用简练文字恰当评论其意义。

涉及重大问题、重要文件，可注明相应文件名称、档号。如有必要，可将出席会议人员名单作附录。

详略要根据会议的地位、会议的内容及简介的特定用途定。如，条目式、短文式、文章式等、图表式等。

（3）历史事件简介

以对社会发展进程有重大深远影响的某一历史事件（体制变动、政治运动、重大战役、突发事件等）为专题编写的档案文献参考资料编写意义及要求：

作用：有利于理清事件基本线索，介绍事件梗概，提供入门知识。

编写要求：要对事件的时间、地点、人物、情节、结果等要素客观予以介绍，全面照顾事件背景、经过、影响，深入阐明事件原因、左右事件发展的矛盾及各方面对里和斗争、事件的当时影响及其历史意义。 

（4）自然灾害简介

①定义：专门以当地重大、经常性自然灾害为主题编写的三次档案文献。

②分类：按地区——年度——自然灾害种类；某一种常发性灾害作专门介绍；某一次重大自然灾害作单独介绍。

③编写注意事项：对自然灾害种类、发生时间、地区、级别、灾情、损失、成灾原因、预防措施、灾后修复恢复等方面信息，尽量全面、准确汇总，并可对历年数据进行一定分析统计，得出初步的规律性认识，供研究参考。

（5）矿藏资源简介

 ①专门以特定区域内矿藏、资源状况为题编写的三次档案参考资料。

 ②一般一个题目仅涉及一种矿藏资源。对其开发简史、种类、品位、储量（已探明的储量、近期可开发的储量、远景储量等）、面积、方位、深度等数据作简要说明。

编写具有机密性，一般由相关主管单位档案室与业务部门会同进行。

（6）景观简介（略）

（7）科研成果简介

①定义：按一定顺序，以文字、图片形式系统报道科技档案中的科研、设计成果（包括产品、技术）等为主要内容的，具有浓缩性的一种科技档案编研成果。

②编写方法：从不同的角度出发，可专门以某一项、某一类、某一单位、系统或地区的科研成果为编写对象，也可按照科技成果的具体形式为编写对象。

③编写形式

文字叙述式：项目名称；项目主持人、参加人和协作单位；项目研究起止时间；上报、鉴定、验收单位及时间，评价意见，遗留问题；是否申报专利；项目内容；项目投资经费与经费来源；主要技术指标、参数及其水平；主要经济指标、经济效益；应用推广情况；转让方式和转让费；转让联系事宜等。

必要和允许时附注有关档案号。

表格式：一般内容简单。

 （8）产品简介

①产品发展简介

定义：对企业自建立以来所生产的每一种产品进简介。

要求：应体现出产品发展的历史梗概、企业技术能力及生产能力、目前主要产品及变化趋势。

②生产产品简介

定义：对本企业目前正在生产的每一种产品的介绍。

作用：供企业领导和技术人员掌握生产现状、实施控制管理、制定经营决策参考，对外介绍企业实力和产品主要特点，为投资、联营、订货提高参考。

根据读者对象不同，介绍项目和程度上有所不同。

③获奖产品简介

定义：对本企业或本地区、系统历年或某年或某年获奖产品逐一介绍或单项介绍。

      历年获奖产品简介，可获知、鼓励优质产品作用，对产品研发起参考作用； 

      单项获奖产品简介，可在产品销售、规模生产、技术成果转让等方面发挥宣传的作用。

④ 产品原料、元器件、标准件简介

   定义：对本企业产品中各种原料、元器件、标准件的基本情况进行分析介绍。

内容：品名、用途、规格、性能、指标、价格、月（年）用量、储备用量、自产单位及状况、供货单位及状况、供货渠道、承包或订货合同等。

⑤企业产品技术标准与国家、国际标准对照简介

对本产品的技术标准方面的水平所作的横向对介绍。对比应以本企业一般合格产品的检测数据材料为依据，按照标准条款逐项对比。对产品的经营、生产、技术改革、研发有重要指导作用，可供分析产品的总体水平，各单项指标未达标、达标、超标的具体情况，便于领导和技术人员明确产品薄弱环节进行攻关以拓展市场予以参考。

（9）基建、设备简介

定义：专门以基建、设备状况为题而编写的三次档案文献参考资料。A.基建工程简介

①基建工程简介：对本企业、本单位各项基建工程建设中形成的科技档案内容作简介。可包括生产性基建档案、民用性基建档案；投入使用过程项目、在建项目或正在规划、设计的项目。

②基建工程维修工作简介

对单位基建工程项目中主要维修事项的介绍。

包括：维修项目名称、主要维修单位、维修开工时间、维修竣工时间、维修承包单位、维修经费、维修前存在的主要问题、维修后效果、维修中档案利用情况、维修中局部非重大改建形成的档案档号。

③设备简介汇编 

对本单位固定资产的机器、仪器、仪表、车辆、船舶及各办公、通讯、观测、勘探等设备的简介。

包括：设备名称、型号、数量、附件与设备、定购协议或合同书编号、制造厂家或自制单位、制作或购进设备资金、安装费用、安装时间、启用时间、重大维修时间及内容设备月（年）使用天数（时数）、预定使用年限、报废时间、主要文件档号。

④重大技术改造项目简介

对基建项目或主要关键设备进行重大技术改造情况的简介。

内容：重大技术改造项目名称、项目立项、实施与完成时间、主要承担单位、所用资金、技改前存在的主要问题、技改主要对象、部位与措施、技改前后主要指标的变化与国产化水平、技改后已获得或预计获得的经济效益、技改中形成的主要文件档号。

（10）管理经验简介

专门以某一方面工作经验、管理规范为题编写的资料性文献。对于积极贯彻、传播先进管理制度和工作经验，提高领导水平和职工素质有重要意义。

主要形式及内容：规章制度简介； 质量管理工作简介；出口创汇情况简介；企业职工素质状况简介；其他管理工作简介；   

6.手册

①定义：也称便、指南、一览、便览、通览、宝鉴、必备、大全等，是一种便捷的查检参考工具，汇集了某一论题或某学科领域的各种有关信息，使读者可以很快了解一些基本常识性知识的表册性文献。

②编写要求：根据题目特定和客观需要进行分类分条编写。

7.年鉴：根据《地方志工作条例》（中华人民共和国国务院令第467号）

（1）定义：以全面、系统、准确地记述年度内事物发展状况，以供查检事实或参考借鉴的资料性文献。地方综合年鉴：是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。

（2）出版原则

①坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想为指导。

②应遵守国家关于保密、著作权、出版、广告等方面的法律、法规或规章，遵守党和国家关于民族、宗教和对外关系等方面的法规或政策，维护国家利益、民族团结和社会稳定。

（3）编写要求

①文字表述：观点正确，框架科学，资料翔实，内容全面，记述准确，出版符合国家相关标准。

②框架设置及要求：

应分类科学，层次清晰，领属得当，编排有序；

应体现年度特点和突出地方特色；

应保持相对稳定，可依据年度特点和事物变化情况作适当调整；

应参照相关分类标准，结合社会实际分工和本行政区域特点进行；

框架结构一般分为类目、分目、条目三个层次。

（4）编写方法

①主要辑录上一年度的资料，一般不上溯下延；

③具有为现实服务的价值和存史的价值。

④具有连续性和可比性，能正确反映事物发展的脉络和轨迹。

（5）主体内容编写

①内容记述：应综合运用多种形式，一般以条目为基本记述单元。这是年鉴内容的最直接表现形式。

②大体分两类，即综合性条目与单一性条目。

综合性条目：一般列于类目或分目之首，反映年度内各个领域发展变化的总体情况和主要特点，具有高度的概括性，主要包括综述、概况两种。

单一性条目：一事一条，基本要素齐全。取材标准有大事、要事、新事、特别事。

一般符合以下条件之一者，经筛选可设单一性条目：

 各单位的基本情况；

 各单位取得实效的重点工作和重大变革；

 重要的建设成就；

 重大事件；有较大影响的事物和热门话题；

 省（部）级以上重大奖励得主；

 具有历史意义和长久存查价值的其他信息资料。

（6）条目编写要求

①选题选材注重有效性、完整性和新颖、准确、系统。

②有效信息含量大，避免空洞无物和简单重复。消除部门工作总结、报告痕迹。不应记述非部门主要职能的信息。

③坚持述而不论，寓观点于记述之中。

④标题中心词突出，题文相符。

⑤条目排列有序，并避免单个条目构成分目。

（7）年鉴特点

相对独立性：对框架结构的从属性，可供独立检索的信息实体；

资料性：重记实、记要，用事实和数据说话，寓观点于记述之中，具有连续性和可比性，能正确反映事物发展的脉络和轨迹；

年度性：选题选材以年度为限，一般不追溯历史，对未来不作展望预测；相对稳定的选题，逐年更新内容；背景材料取舍简明扼要，宜采用倒叙笔法。    

（8）语体与出版周期要求：

语体要求：记叙文、说明文等文体，文风要朴实，记述要流畅。

出版周期与开本要求：逐年编纂，当年编纂当年出版；一般采用16开本，文字横排。

企业年鉴

（1）定义：系统记录企业年度内管理、生产、人事变更等基本活动，反映企业工作发展重要活动概况的资料性工具书。     

（2）企业年鉴编写要求

第一，一般逐年编制，一年一卷，系列成套。要考虑科技档案的整体性、系统性和连续性，兼顾其时效性、实用性和指导性。

第二，在常规编写内容基础上突出本年度的新；编研人员要熟悉、掌握档案信息来源的形成背景、特点及相互间的联系。

第三，主要以企业领导和业务部分的利用需求为导向，同时又要考虑档案信息的本质属性，维护档案信息内容的原始性、整体性和连续性，在编研过程中整合档案信息。

第四，企业年鉴编写必须明确编写目的。

8.志书——根据《地方志工作条例》（中华人民共和国国务院令第467号）

（1）定义：又称地志或地方志，以地区为主，综合记录某地自然和社会方面有关历史与现状的资料性文献。

（2）种类

综合性总志和一统志；

地区性方志；

方（专）志：山水禅林、寺庙、书院、游览胜迹、人物、风土方面等，起源于《周礼·春官》：“掌四方之志”。

根据2006年颁布的《地方志工作条例》（中华人民共和国国务院令第467号）规定，我国地方志包括地方志书、地方综合年鉴。其中，

地方志书：是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。

地方综合年鉴：是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。

（3）编写要求：存真求实，确保质量，全面、客观地记述。

（4）编写周期：每20年左右编修一次。

（5）审核出版：《地方志工作》

以县级以上行政区域名称冠名、列入规划的地方志书经审查验收，方可以公开出版。

对地方志书进行审查验收，应当组织有关保密、档案、历史、法律、经济、军事等方面的专家参加，重点审查地方志书的内容是否符合宪法和保密、档案等法律、法规的规定，是否全面、客观地反映本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状。

对地方志书进行审查验收的主体、程序等由省、自治区、直辖市人民政府规定。

第十三条  以县级以上行政区域名称冠名的地方综合年鉴，经本级人民政府或者其确定的部门批准，方可以公开出版。

 第十四条　地方志应当在出版后3个月内报送上级人民政府负责地方志工作的机构备案。

 在地方志编纂过程中收集到的文字资料、图表、照片、音像资料、实物等以及形成的地方志文稿，由本级人民政府负责地方志工作的机构指定专职人员集中统一管理，妥善保存，不得损毁；修志工作完成后，应当依法移交本级国家档案馆或者方志馆保存、管理，个人不得据为己有或者出租、出让、转借。

9.档案利用效果实（事）例汇编

（1）定义：档案利用效果实例（事例）汇编：也有称为档案利用效果典型事例汇编，就是以档案日常提供利用工作及其成效的具体事件为编辑加工对象，按照时间顺序汇编而成的编研成果。

（2）作用：一方面有利于总结档案提供利用工作经验，为业务工作改进提供借鉴，有利于档案工作法制化和规范化的实现；另一方面也有利于展现一定时期内档案利用工作的成效，提高利用者对档案工作的全面认识。同时，一定程度上还可以为档案信息资源开发利用和档案利用工作创新提供参考。

（3）编写方法：一般以时间为序，围绕档案利用事件，对某一时期内利用档案的原因、利用的主要档案内容，以及利用后发挥的实际效果进行详细介绍。档案利用实例汇编可以直接编排成册；也可以根据利用档案的主要内容分类后再按照时间编排成册。

10.档案展览

（1）定义：按照一定专题，通过各种形式陈列科技档案原件、复制件或扫描件，系统地揭示和介绍有关档案部门所保存档案内容和成分的一种档案提供利用方式和宣传工作方式。

（2）档案展览的结构：（首页）（网络版）；前言；主体内容；结束语

（3）档案展览的形式

按照时间划分：短期展览和长期展览

按照内容划分：专题展览和综合展览