第二节  档案编研成果辅文的加工

本节重点与难点：

辅文的类型：评述性辅文；查考性辅文；检索性辅文

重要辅文的变写方法：序言与编辑说明；按语与注释；索引与文后参考文献

一、辅文的类型

（一）按照作用划分

1.评述性：序言、 按语、题注、注释、跋文；

2.查考性：编辑说明、年表、插图、备考、 附录；

3.检索性：目录、书目解题、索引、参考书目（文后参考文献）。

（二）按照在编研成果中的位置划分

1.提示性： 序言、 编辑说明、 目录；

2.插入性： 题解、按语、注释、插图、 备考；

3.补充性： 书目题解、 年表、 索引、跋文、文后参考文献、附录。

二、辅文的编写方法——基于作用划分

（一）评述性辅文的编写

1.序言

（1）序言的基本内容

第一，题目意义、编纂目的、用户对象。

第二，题目内容释义，材料价值和研究现状介绍。

第三，修正观点、评论得失、指明方法。

（2）编写意义

第一，保持汇编内容的历史性，系统表达编者的观点和立场。

第二，兼具思想性和学术性，使用户开卷有益，衡量编纂质量和编者水平的标准之一。

第三，指导用户研究、利用编纂成果，激发其兴趣，启发其智力，以获得知识。

（3）编写要求

鲜明思想性；一定学术性；档案史料内容概括性与启发性；

分析重点深入；评论详略得当；

立足用户，易懂而不失思想。

2.按语

（1）概念：也称编者按，按（古称案、桉），也有写作“编者的话”，是编者针对一篇、一组或一类信息，在正文内容之前所加的评介性文字，对用户起提示和参考作用。

源于古代文献的“小序”，即刘向校书中每校一篇即写的“叙录”。

（2）编写内容：

介绍编研目的及现实意义；

介绍档案历史背景与价值；

介绍档案形成者情况；

简要介绍主要内容；

介绍相关信息来源、版本、考证情况；

指导用户需关注的问题。

（3）编写要求

编者观点正确，具有一定学术水平；对选题、信息研究深入；评述内容重点突出，避免重复；

语言精练准确，开门见山。

3.题注

（1）概念：也称解题（解题），是对编研成果中的标题进行的注释或简短说明，能够使用户在阅读文献正文之前对标题含义、文献整体情况有较全面的了解。    

一般在标题之末及题解之前均用“*”标注；    有时也用注释代替。

（2）编写内容

①基本内容：对标题充分的补充说明；对原标题情况的特殊说明；对档案原件情况的说明；对档案信息价值的评述

②详细内容

对档案原标题的特殊说明：档案文献的标题多是经过编者修订后拟定的，而原标题则不再出现在文献中，这种情况需要在题解中作交代，使用户通过对其原标题的知晓加深对编纂文献情况的理解。                                                   

对档案形成过程和形成历史背景的必要说明：只要是针对某篇档案或者某类档案形成的背景做出题解，是用户能够理解其形成的原因，以加强对内容的理解。     

对档案信息价值及其历史意义的基本评述。

③编写要求

全面深入掌握档案信息内容及其相关情况；

根据实际情况决定编写的必要性；

语言要言简意赅，突出重点。

4. 注释

（1）概念

针对档案文献出版物中某些不被用户理解的信息作出的解释和说明，使用户能够明白和理解。

（2）注释要求与注释对象

注释要求：准确简明、客观公正、评述结合

注释对象：内容注释（人物、史实、 时间、 地点、 隐语）；编务注释

（3）内容注释的具体对象

①人物注释

人名解释：古人有名、字、号的解释。

人物情况：必要评介，辅助用户理解。包括：能力水平、现职任情况

②对记载史实的注释

加强对相关内容的补充，考订谬误。

③对时间的注释

包括档案原件成文时间和内容中涉及的时间。主要针对缺、误、不全的时间进行考证修订，给与合理的解释和依据。

④对地名的注释：档案原件中涉及的地名变更原因；因同名易引起误解的地名；歧视性的地名；偏僻地名等。

⑤对文献中隐语的注释

保密原因，往往只有当事人知道，需要编者认真考订加以注释说明。

另外，文献中出现的方言、术语、典故、成语、音译、官职、简称、代称、异说等，必要时也需注释。    

（3）编写内容注释的程序

①内容注释对象的选择：词语的发展变化；词语的古今含义；同一名物不同称谓；特定环境下或时期的流行语；用户不熟悉的事物、隐语、异说；生僻的专业术语、方言、成语、译名、典故等

②内容注释对象的考证：

搜集与注释对象直接相关的信息；

必要时实地考察；

调查研究相关文献与实物、实际情况的印证。

③编写内容注释的注文：

准确，文字严谨，紧密配合用户阅读正文的需要，寓评于述。

④内容注释注文的润色和位置安排：

先起草注文，反复论证、修改、誊清，再定稿。     

位置：

夹注（也称文内注、随文注、行间注）；

段落注、脚注（即页末注）；

篇后注（也称文后注、文末注、文尾注）、书后注。

（4）内容注释的方法

①对应法：用间接文字指名注释对象，利用用户熟知或理解的内容解释。

②简介法：用精炼的文字对注释对象本身的由来、简况作出必要的介绍。

③补充法：对注视对象相关的信息加以补充交代，使用户详知。

④修正法： 对注释对象记载、观点不准确、不正确之处，予以修正，避免误解和误传。

⑤评论法：评论注释对象提及但未作说明的重要组织、政党、人物、会议、事件、传媒等的政治情况倾向、阶级性质、历史地位等；或揭示注释对象引申义。

⑥参见法：不直接给出注文，而在注文中指明对注释对象的解释可参见某书、某文、某注。

5.跋文

（1）概念：也称跋尾、跋文，置于编研成果正文后面的序。

如， 颜希深与“官箴碑文”.mht

（2）内容

①编者心得：选题意义与目的；选材标准； 新发现的信息情况等。

②编研工作中的问题：主要问题与评价；今后的改进措施。

（二）查考性辅文的编写

1.编辑说明

（1）概念：两种编辑说明的界说

第一种：编辑条例。编研工作开始之前制定；条例性文字：规范作用； 编研工作具体操作依据。

第二种：编辑说明。编研成果组成部分；说明性文字：编研中技术处理情况；正文之前。

①编辑条例： 

“发凡起例”：编纂之始，先定凡例。    

 “发凡”：确定全书体裁，阐发全书要旨；

 “例”：编研采用的具体体例、格局、规则；

 “起例”：创立、列出可作为具体操作依据的实例。

②编辑说明

又称出版说明、编者的话、编辑例言、编例、凡例等，是向用户介绍档案编研成果状况和编者编辑加工情况的说明性文字。     

规范的文献类编研成果必须有编辑说明，具体内容包括：

说明编研成果状况：收录范围、材料来源与种类、 完整程度与数量、时间断限及流传情况；

编辑加工方法：选材标准、删节原则、 重新选录或不予选录的原因、介绍编者加工情况；采用体例；材料分类原则和排列方法、 区别拟定或修改标题与原标题使用的符号、加工遵循原则和统一使用的加工符号、各类辅文使用的符号以及位置分布；编制的各种参考资料、检索工具及其使用方法；备考中可综合说明的内容； 主编和参与编纂的单位名称和人员姓名

（2）两者关系：内容有相同部分，前者是后者编写的基础，后者是前者在成果中的具体体现；都是说明性文字。

不同之处：前者在编研工作开始之前，后者则是在编辑辅文工作中编写完成的；

前者发挥的工作条例的规范性作用；后者是对成果用户的帮助，对成果编辑加工工作内容的说明；

 （3）发展源流

《春秋经传集解序》：“其发凡以言例，皆经国之常制，周公之垂法，史书之旧章。”       ——杜预（晋）

《郑堂札记》（卷二）：“自序门当属叙述编撰体例及序，于卷首无自序凡例知之。”                                 ——周中孚(清) 

周中孚(1768—1831)：清目录学家、藏书家。字信之，别字郑堂(或说号)，乌程(今湖州)人。

（4）作 用

 1）第一种：使编纂行为和编纂过程规范化、标准化；提高编纂工作效率，避免重复劳动。

2）第二种：说明内容必须准确；介绍各种加工符号的使用方法必须与正文中的具体情况一致；简明扼要，条理分明，通俗易懂。

思考：序言与编辑说明的区别与联系

区别：内容不同（评述性——说明性）；编写要求不同（学术思想性——准确简明）；作用不同（指导研究——说明查考）。

联系：目的一致，都是为了便于用户利用编研成果； 内容涉及有相同；编写可分可合，1）根据研工作整体需要确定。

（5）应用要求

1）第一种：一般先列出具体条款作为编研依据和标准：说明、规范编研目的、内容、方法、结构、形式等。

正规较大型编研活动，应预先制定编纂凡例（也称编写条例、编辑体例、编纂体例），以表规范。

2）第二种作用：常置于编研成果正文之前，分条说明；主要说明内容涉及：编研工作中信息筛选标准；信息考证依据；编辑加工中技术处理规则；各种符号的使用依据和方法等。

如，《上海市志（1978-2010)》凡；《钦定词谱》凡例 

（6）编写前提条件

1）制定者深厚的编研理论，指导体例制定；

2）制定者丰富的编研经验，预测实际问题并提出措施；

3）制定者熟悉成果类型与体例，结合实际提出注意和避免的问题。

2.年表

（1）两种归属：一种成果（ 见第五章） ；一种辅文（参考、查检）

3.插图

（1）定义：档案编研成果中插入的与题目相关的照片、图片、图纸、图表、示意图、地图等。

或根据原件翻拍、复印，或由编者根据实物自行拍摄、绘制而成。

（2）作用

①帮助用户了解编研成果内容、形式，补充说明选题； 

②从视觉效果提供更真实的反映情况的证据；

③为文献内个别历史情况提供证据。

4.备考

（1）概念：编者编制，说明编研成果所依据的档案原件状况的材料，以备必要时据此印证编研成果的可靠性，判断编研成果的价值。

（2）组成成分的编制要求

①档案原件藏址；

②档案原件的文（稿）本；

③档案原件的外形特征、可靠程度和完整程度；

④档案文献曾公布出版的情况。

（3）具体位置

①每份档案备考内容不同，则分别独立编写备考：一是置于每份档案之后；一是置于成果内不同的位置。

②每份档案备考内容完全相同：在编辑说明中统一说明。

③备考内容一部分相同，一部分不同：相同部分在编辑说明中统一说明；不同部分再分别作说明。

5.附录

（1）概念：与选题有关的，具有一定联系和参考价值的，但不完全符合成果体例、性质、目的和要求的，置于正文之后起补充参考作用的一种辅文。

如，黄遵宪附录.doc

（2） 编写方法

无法归类、不宜入正文；集中在果正文之后；分散在成果各个相对完整部分。

（三）检索性辅文的撰写

1. 目录

（1）概念：又称目次或书前目录，是目和录的合称，目是篇名或书名，录是目的说明和编次。

“目录”一词最早见于刘向、刘歆父子《别录》、《七略》

“遍辨其名之谓目，详定其次之谓录。有多数之名目，且有一定之次序之谓目录。”             ——姚名达《中国目录学史》 

（2）特点与作用

①特点：置于正文之前；清单条款式。

②作用：编排成果中各部分位置（页次）； 类项；章节；；条目；篇目等；揭示、报道成果体例；连接用户与成果。

（3）类别与编写方法：详略程度（详细目录、简要目录）；涉及范围（ 总目、分目）

（4）应用与编写要求

①应用情况

总目：总册第一卷之前

分目：各卷（册）

②编写要求：完整准确； 清晰有序； 一一对应

2.书目解题

（1）概念：对成果中所涉书目的主要内容加以评介，辅助用户根据书目查找文献来源的同时，了解所查找信息价值，以及与选题相关的档案信息的状况与价值。

（2）编制要求：

①根据编研需要和用户需求决定是否编制；

②根据搜集的其他信息情况决定编订；

③根据成果实际情况决定分类编制方法。

3.索引

（1）概念：将信息中具有检索意义的事项（人名、地名、词语、概念或其他事项等）按照一定方式有序编排起来，以供检索的工具书。

古称“通检”“备检”“索隐”。

（2）发展源流

①比较早的索引:班固《汉书•古今人物表》；南朝梁元帝萧绎编《古今同姓名录》。

②比较成熟规范：明朝傅山《两汉书姓名韵》

③古代著名的群史人名索引：清汪辉祖《史姓韵编》我国

④最早提出索引编排法：章学诚

（3）分类

①基于文献学：

按索引对象分：字句索引、主题索引、篇名索引、人名索引等。

②编制依据：按学科、按笔顺、按声韵等。

（4）编制特点与作用

①特点：具体化的针对性；使用时的灵活性；涉及内容全面系统；检索准确方便

②作用：为用户提供查询比较系统；信息检索全面的一种工具。

（5）编制结构

名目： 列入索引的被检索对象的名称；

注释： 对名目的解释；

注码： 名目出现在文献中对于的所有页。

4.文后参考文献（根据GB/T 7714—）

（1）概念：又称参考文献目录，为扩大用户研读资料范围而提供线索的目录，主要收录与本汇编题目有关的图书、期刊、文章、档案资料等相关信息。

（2）著录对象选择依据

文献未收档案卷名目；未收档案篇名目；重要著述书目；重要论文篇目；重要参考资料书；工具性书目等。

（3）编制要求

应依照书名、卷册数、编著者、成书时间和版本顺序依次列出；

书目尽可能详尽，保证书名的准确无误，出处详实；

排列有序，通常按照对文献的重要程度依次排列。

（4）常见普通图书类、连续出版期刊类、学位论文类参考文献的著录格式

①纸质形式

普通图书类

[序号]主要责任者.题名[M].出版地：出版者，出版时间：引文页码.

连续出期刊类：

[序号]主要责任者.题名[J].连续出版物题名，年，卷（期）：引文页码.

学位论文类

[序号]主要责任者.题名[D]. 出版地：出版者，出版时间：引文页码.

②电子资源著录格式： 

普通图书类

[序号]主要责任者.题名[M/OL].出版地：出版者，出版时间：引文页码. [引用日期].获取路径.数字对象唯一标识符.

连续出期刊类：

[序号]主要责任者.题名[J/OL].连续出版物题名，年，卷（期）：引文页码[引用日期].获取路径.数字对象唯一标识符.

学位论文类

[序号]主要责任者.题名[D/OL]. 出版地：出版者，出版时间：引文页码. [引用日期].获取路径.数字对象唯一标识符.

注释：数字对象唯一表示符号，指的是网址后缀，即.htm