数数据库创建完毕，接下来工作是创建数据表，表是用来存储和管理数据的对象，是数据库的基础，也是数据库中其他对象的数据来源。

表由表结构和记录组成。表结构是表的一个框架，由每个字段的字段名、字段的数据类型、字段的属性组成；记录就是要存放的内容、数据。一般先设计表结构，然后输入数据。

表结构设计

表结构由字段名称、字段数据类型和字段属性组成。

1．字段名称

字段名称是表中某一列的名称，在数据表中字段名必须保证唯一，字段名命名要符合规则，可以使用字母、汉字、数字、空格和其他字符，长度为1～64个字符，但不能够使用句号（。）、感叹号（!）、重音符（`）和方括号（[]）等。

2．字段数据类型

字段数据类型决定了该字段所保存数据的存储形式和使用方式。Access包括12种数据类型。

（1）文本

用于文字或文字和数字的组合，文字如姓名，地址等。还包括不需要计算的数字，如电话号码、学号等。文本类型最多可以存储255个字符。

（2）备注

用于保存较长的文字信息，如简历、备注、产品说明等。备注型最多可存储65535个字符。

（3）数字

主要是用于需要进行计算的数值数据，如成绩、工资等。

（4）日期和时间

用于日期和时间格式的字段。如参加工作时间、生日、入学时间等。

（5）货币

用于货币值，当输入货币型数据时，系统会根据所输入的数据自动添加货币符号和千位分隔符。

（6）是/否

就是布尔类型，用于存放逻辑数据，只能取两种值中的一种（“是/否”、“真/假”、“开/关”）。如团员否、婚否等。

（7）自动编号

自动编号型字段存放系统指定的记录号，不允许人工指定或者修改，其值一旦被指定，就永久和该条记录绑定在一起，当该条记录被删除时，该自动编号数据将不再被使用。

（8）OLE对象

用于链接或嵌入OLE对象，如文字、声音、图像、表格等。如照片、录像等。

（9）计算字段

用于存放根据同一表中的其他字段计算所得的结果值。计算时必须引用同一张表中的其他字段。

（10）超链接

超链接用于存放链接到本地或网络上资源的地址。可以是UNC（通用命名规则）路径或URL（统一资源定位符）网址。

（11）附件

可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附加到数据库记录中。它是存放任意类型的二进制文件的首选数据类型。

（12）查阅向导

显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建字段时指定的一组值。查阅向导型字段显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉列表中选择。

3.字段的属性

字段的属性用于描述字段的特征，控制字段的存储、输入和显示方式等。在设计表结构时不但要考虑字段的名称、字段的类型，还要考虑字段的大小、小数点的位数、输入格式、显示格式、默认值、字段的有效性规则、有效性文本、是否为空、是否建立索引、主键等。例如学生表中的“学号”字段，数据类型为文本型，宽度最大设置为12位；对于“性别”字段可以考虑设置默认值“男”；对于“出生日期”字段，要考虑日期的输入格式、显示格式；另外为了提高检索的速度要考虑对哪些字段设置索引、为了标识实体记录要考虑哪个字段可以建立主键等。

创建表

对数据表的结构了解之后，下面开始创建表。Access创建表的方法有以下几种：

（1）使用设计器创建表

（2）使用数据表视图创建表

（3）通过数据导入创建表

（4）使用SharePoint列表创建表

在前面介绍的创建空数据库后，Access默认创建一个表“表1”，并自动进入数据表视图让用户设计表。而在实际应用中，利用设计器设计表方法最灵活、最常使用，本节只介绍利用设计器创建表。

【例】在学籍管理数据库中创建“学生”表，表的结构如表所示：

字  段  名	类    型	宽    度	说    明
xh	文本	12	学号
xm	文本	4	姓名
xb	文本	1	性别
csrq	日期	默认	出生日期
mz	文本	12	民族
zzmm	文本	4	政治面貌
rxsj	日期	8	入学时间
gkcj	整形	默认	高考成绩
bjmc	文本	20	班级名称
jg	文本	50	籍贯
jl	备注	默认	个人简历
zp	OLE	默认	照片

操作步骤如下：

（1）打开“学籍管理”数据库，选择“创建”选项卡，单击“表设计”按钮，打开表设计窗口，如图所示：

（2）在表编辑器中，字段名称输入xh，数据类型选择文本，常规属性区域中，设置字段大小12，标题属性输入“学号”，允许空字符串输入“否”，索引选择“有（无重复）”，即为唯一索引；

（3）重复第二步骤的操作，按要求定义其他字段，设计好的表结构如图所示：

用同样的方法创建“课程”表和“成绩”表，结构分别如表1和表2： 

表1：         

字  段  名	类    型	宽    度	说    明
kch	文本	6	课程号
kcm	文本	20	课程名称
kcxz	文本	10	课程性质，选修或是必修
xs	整型	默认（2）	学时
xf	整型	默认（2）	学分

表2：

字  段  名	类    型	宽    度	说    明
xh	文本	12	学号
kch	文本	6	课程号
cj	整型	默认（2）	成绩

输入记录

表创建完毕，开始输入数据。在表中输入记录非常简单，只要打开一个表，在该表的“数据表视图”中直接输入数据。输入数据时要注意数据的规范性，日期/时间型要用一对“#”号括起来，例如#2013-5-5#；自动编号型数据系统自动添加，不能手动指定或更改自动编号型字段中的数值，删除记录时，系统不再使用已被删除的自动编号数值；OLE类型的字段如“照片”字段输入数据时需要将光标处于该单元格，单击鼠标右键，选择“插入对象”，插入图片、Word文档、Excel表格等对象，插入数据后，该字段显示插入文件的类型，不会直接将内容在表格中显示出来，例如插入一个BMP格式的文件，显示为BitmapImage。

输入完记录，“学生”表的数据视图如图所示：

建立关系

数据库中往往存放多张表，为了能够同时显示来自多个表中的数据，必须为表建立关系。表间建立了关系，还可以设置参照完整性、编辑关联规则等。要建立关系，必须首先为相关联的字段建立索引。

1．建立索引

索引是按照某个字段或字段集合的值进行排序的一种技术，目的是为了提高检索速度，同时也是建立表间关系的前提。

索引分为普通索引和唯一索引两大类。普通索引允许该属性值有重复，主要作用就是为了加快排序和检索的速度，一个表可以建立多个普通索引；唯一索引不允许该属性值有重复值，唯一索引可以标识该条记录，一个表也可以建立多个唯一索引，在Access数据中，只能选择一个作为主索引。当把字段设置为主键后，该字段就是主索引。

【例6.4】将“学生”表中的“学号”字段设置为主键，“姓名”字段设置为普通索引。

操作步骤如下：

（1）打开“学籍管理”数据库，选择“学生”表，单击鼠标右键，选择设计视图，在设计视图下打开“学生”表；

（2）在“设计”选项卡中单击索引图标，打开索引设计窗口，如图所示：

3）在第一行输入索引名称“xh”，字段名称选择“xh”字段，排序方式默认“升序”，然后在下半部分索引属性区域，主索引设置为“是”，唯一索引设置为“是”，“xh”字段设置为主键，该行左侧出现一个小钥匙图标。同样方法为“xm”字段建立一个索引名称为“xm”，索引属性区域主索引和唯一索引都设置为“否”，便为“xh”字段设置为普通索引。

用同样的方法将课程表中，“kch”字段可以设置为主键，成绩表中“xh”和“kch”设置为普通索引。

2．建立关系

表之间可以通过具有相同意义的字段建立关系，关系有一对一、一对多、多对多三种。建立关系时将具有“一”的一方称为主表，具有“多”的一方称为子表。

【例】对“学籍管理”数据库中的表建立关系。

分析：该数据库有学生、课程、成绩三个表，已经按照公共字段建立了索引。学生表和成绩表可以通过学号字段建立一对多关系；课程表和成绩表可以通过课程号字段建立一对多的关系。两个关系将三个实体联系起来。

操作步骤如下：

（1）打开“学籍管理”数据库，在功能区选择“数据库工具”选项卡，单击关系图标，打开关系设计窗口如图所示：

（2）将主表“学生”表中的“xh”字段拖到子表成绩表的“xh”字段上，弹出如图所示的编辑关系窗口：

（3）从图6.23看出“学生”表和“成绩”表通过“xh”字段建立了关系。单击“确定”按钮返回到关系设计窗口。同样的方法将课程表和成绩表建立关系，结果如图所示：

实施参照完整性

参照完整性是一个规则，利用它可以确保存在关系的表中的记录的有效性，并且不会随意的删除或更改相关数据。

如图所示，已经为学生表和成绩表建立了关系，双击之间的联系，弹出的编辑关系窗口。该窗口有三个复选框实施参照完整性、级联更新相关字段、级联删除相关字段，只有选择了实施参照完整性复选框，后两个才有效。

1．实施参照完整性

如果实施参照完整性，那么在主表中不存在的记录，不能够添加到子表中；反之，如果子表中存在与主表相匹配的记录时，则在主表中不能够删除该记录。

例如，假若学生表中不存在学号为“201300140001”的学生记录，则在成绩表中不能添加该学生的成绩；如果学生表中有一个学生记录，学号为“201300140002”，成绩表中也有该学生的成绩信息，则在学生表中不能够删除该学生信息。

2．级联更新相关字段

如果更改主表中的主键值，则可以在一次操作中更新主表中记录及所有子表中的相关记录。例如学生表中有个学号为“201200140002”的学生，现将学号修改为“301200140002”，则在成绩表中所有学号为“201200140002”的值，自动修改为“301200140002”，保证了数据的一致性。

3．级联删除相关字段

如果某个记录在相关表中有匹配记录，则可以在一次操作中删除主表中的记录及所有相关子表中的记录。

例如要删除学生表中学号为“201200140002”的记录，则自动删除成绩表中相关记录。