第一课时 函的写作概述

   一、函的概念、作用、特点和种类

（一）函的概念

函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”的公文。是一种典型的平行文。所谓不相隶属，是指受文机关和发文机关之间非上下级的隶属关系，无“领导与被领导”或“指导与被指导”的关系。

（二）函的作用

1.相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导等等。

2.询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤的问题”以及民政部对此问题的答复，都是用函的形式。

3.向有关主管部门请求批准或答复审批事项。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是民政部向国家计划委员会请求批准而发的函。

（三）函的特点

1.有效性。函是法定公文文种，与其他文种一样具有权威性和法定的效力。如向不相隶属机关即有关主管部门请求批准使用函，受文单位同样应该像对待其他公文一样，予以及时处理，以保证公务等活动的正常进行。

2.灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是典型的平行文，但有时也可用于上行或下行，并没有其他文种那样被严格限制；二是格式灵活，既有严格按照公文的正式格式，也可以采用一般函件、便函的格式，内容和写法上都比较灵活简便。

3.沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文较少具备的特点。

（四）函的分类

函可以从不同角度分类：

1.按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

2.按发文方向分。可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

3.按内容和用途，还可以分为：通知函，商洽函， 邀请函、请求函、答复函，转办函，催办函，报送材料函等等。

二、函的写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活性。这里主要介绍正式公文格式的公函写法。这类公函主要由标题、主送机关、正文和落款等四个部分组成：

1.标题。有两种：一是发文机关名称+事由+文种；二是事由+文种。

2.主送机关。即受文对象，应写全称或者规范化简称。

3.正文。其结构一般由开头、主体、结尾等部分组成。

（1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

（2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（3）结尾。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“即请函复”、“特此函告”、“特此函复”等。公函一般很少用 “此致”、“敬礼”等普通信件常见的字样。

4.落款。署明机关单位名称以及完整成文日期。

三、例文参考

【例文1】请求审批函

××市农工商联合总公司

关于20××年各级管理费列支办法的函

××市财政局：（不要写给个人，也不要加“尊敬的”“您好”之类的）

根据北京市财政局《关于印发北京市国有企业上交主管部门管理费税前扣除审批管理办法的通知》（×财税〔××××〕171号）文件精神，根据我总公司的管理情况，我们拟订了《关于20××年各级管理费列支办法》，请求按此办法对所属公司在其销售收入的2％的范围内收取管理费，并在上缴企业所得税前扣除。

此请妥否，请函复。

附件：××市农工商联合总公司关于20××年各级管理费列支办法

北京市农工商联合总公司

20××年×月×日

【例文2】审批答复函

××市财政局  ××市地方税务局

关于××市农工商联合总公20××年度

收取管理费审批意见的复函

××市农工商联合总公司：

  你公司《关于20××年各级管理费列支办法的函》（×农管〔20××〕1号）收悉。经研究，现就你公司收取管理费有关问题答复如下：

  鉴于你公司因历史遗留问题造成包袱沉重，资金来源不能满足经费开支。根据××市财政局，××市地税局《关于印发税前扣除××市国有企业上交主管部门管理费的审批管理办法的通知》（×财税〔20××〕171号）和《关于税前扣除企业上交主管部门管理费的审批办法的补充通知》（×财税〔20××〕886号）文件精神，同意你公司20××年度在不超过所属单位销售（营业）收入2％的范围内，向所属单位收取管理费，用于你公司的经费开支。各单位在规定范围内上交的管理费可在上缴企业所得税前扣除。

  各单位20××年度按上述比例上交的管理费，允许你公司在上缴企业所得税前扣除。

  特此函复。

北京市财政局   北京市地方税务局

                   20××年×月×日

【例文3】

关于请求解决我校进修教师住宿问题的函

××大学校长办公室：

   为了培养师资，提高教学水平，我校拟派×名教师到××学院进修学习，因该院宿舍紧张，无力解决住宿问题，特向贵校联系住宿事宜。

   据悉，贵校宿舍尚宽余，恳切希望予以大力支持与帮助。如能解决这一问题，住宿的几名教师尚可为贵校做些辅导和批改作业等义务工作。

   特此函复。

                                   ××省××校

                               20××年×月×日

 

【例文4】

国家计委关于调整化工、有色企业

自备罐车租用费标准的复函

化工部、有色总公司：

   化工部《关于调整化工企业自备罐车租赁费额的函》（化财发〔20××〕××号）收悉。鉴于近几年酸碱等罐车购置价格和维修成本上升，并考虑与《铁路货物运价规则》中的有关规定相衔接，经研究，同意调整化工、有色企业自备罐车租用费标准。调整后的租用费标准为：……

   以上，自20××年×月×日起执行。

                                       国家计委

                              20××年×月×日

四、文种辨析：请求批准函与请示

请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。

1.性质不同。请示是上行文，函是平行文。

2.主送机关不同。请示是向有隶属关系的上级机关行文；而函是向同一系统的平行机关或不相隶属的业务主管机关行文。

3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。

4.复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。