Excel是微软公司推出的Microsoft Office办公系列软件中的一个重要组成部分，具有强大的自由制表和数据处理等多重功能，广泛应用于管理、统计、财务管理等领域，是目前世界上最优秀、最流行的电子表格制作和数据处理的软件之一。利用该软件，用户不仅可以制作精美的电子表格，还可以用来组织、计算、统计和分析各种类型的数据，方便快捷地制作复杂的图表和统计报表。下面我们以Excel2016为例学习电子表格的应用。

小刘是某某职业技术学院数字媒体3221班班主任助理，为了便于班级日常管理，需要梳理学生的基本信息， 他想锻炼自己的信息采集与管理能力，便自告奋勇地承担下信息收集、汇总和整理成电子表格的工作。学生信息统计表中需收集学号、姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、宿舍号、联系电话等数据。同学们一起帮他想想，这张电子表格怎样设计才既实用又美观大方。

知识点一 初识Excel2016

Excel2016的启动、退出方法以及工作界面与前一个模块学习的 Word2016 相类似。

1．Excel2016启动与退出

（1）Excel2016的启动方法有以下几种。

1）选择“开始”→“Excel”命令。

2）单击已固定在任务栏的Excel图标。

3）双击已保存的Excel工作簿名称。

（2）Excel2016的退出方法有以下几种。

1）单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮；

2）当有多个打开的Excel工作簿时，可以在Windows任务栏中右击Excel图标，在弹出的快捷菜单中选择“关闭所有窗口”关闭已打开的所有Excel工作簿，也可以单击快捷菜单中的工作簿名称，切换至需关闭的任一工作簿后再单击窗口右上角的“关闭”按钮；

3）当需要关闭的Excel工作簿处于活动窗口状态时，使用快捷键【Alt】＋【F4】关闭当前活动窗口。

2．认识 Excel2016工作界面

启动中文版Excel2016后将打开 Excel 工作窗口，界面如图3-1-1所示。

其主要由标题栏、选项卡、功能区、快速访问工具栏 、 名称框、编辑栏、工作区、工作表切换区等部分组成。

（1）标题栏。

在默认状态下，标题栏位于Excel工作界面的最上方，用于显示当前正在编辑的电子表格名称 （ 如“工作簿1”)  和应用程序名称 （ 如“Excel”)。 用鼠标拖动标题栏可以改变窗口的位置，双击标题栏可以最大化或还原窗口。标题栏的右侧分别是“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”等窗口控制按钮。启动Excel时默认的文件名为“工作簿1”。

（2）快速访问工具栏

快速访问工具栏位于Excel工作界面的左上方，用于快速执行一些操作命令。在默认情况下，快速访问工具栏中仅列出保存 、撤消和恢复三个命令。用户可以根据工作需要自定义快速访问工具栏：单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，添加或删除常用的操作命令。

（3)  选项栏和功能区。

选项栏位于标题栏的下方，默认情况下由8个选项卡组成，分别为文件 、开始 、插入 、页面布局 、公式 、数据 、审阅和视图。每个选项卡中包含不同的功能区，每个功能区由若干个组组成， 每个组又由若干个功能相似的按钮和下拉列表组成。

（4)  编辑栏。

编辑栏位于功能区下方，由名称框、工具按钮和编辑框三部分组成。名称框用于显示活动单元格的地址，编辑框主要用于向活动单元格中输入 、修改数据或者公式。

（5)  工作区。

工作区位于整个Excel窗口的中间，是用于编辑数据的单元格区域，可以输入和编辑不同类型的数据，用户在此区域还可以进行格式设置 、插入图片和创建图表等操作。

（6)  状态栏。

状态栏位于Excel窗口的最下方，可以显示工作表中单元格状态，还可以通过单击视图栏中的切换按钮，选择工作表的视图模式。在状态栏的最右侧，可以通过拖动视图显示比例滑块或单击“ 缩小”“放大”按钮来调整页面的显示比例。

知识点二　Excel电子表格基本操作

1．创建新工作簿

Excel2016常用的创建新工作簿的方法有以下四种。

方法一：启动Excel时如果没有指定要打开的工作簿，系统会自动打开一个名称为“ 工作簿1 ”的空白工作簿，默认情况下，每个新工作簿有1 张工作表，名称为“ Sheet1 ”，如果需要添加更多的工作表，可以单击工作表标签“ Sheet1”图标右侧的“+”号，此时出现新的工作表“Sheet2”。在Excel2016中，一个工作簿最多可以包含255 张工作表（工作表的数量）。 用户可以对工作表进行重命名、复制/建立副本、移动或删除等操作。

方法二：启动Excel后，选择“文件”→“新建”→“空白工作簿” →“创建”命令，即可创建一个新的空白工作簿。

方法三：Excel2016还提供了使用模板创建工作簿的方法。当需要创建一个相似的工作簿时，可利用模板创建工作簿，减少很多重复性工作。用户可以使用Excel2016自带模板， 也可以根据个人工作需要自己创建模板。

方法四：在文件保存的目标位置，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“新建Excel工作表”，输入文件名，回车确认。

2．编辑工作表

编辑工作表包括选定工作表、插入工作表、移动工作表、复制工作表、重命名工作表和删除工作表等，操作方法如表3-1-1所示。

表3-1-1　编辑工作表的方法

编辑工作表			具体操作方法
1	选定 工作表	选定一个工作表	单击该工作表标签
		选定多个相邻工作表	单击第一张工作表标签，然后再按住【 Shift】键同时单击要选择的最后一张工作表标签
		选定多个不相邻工作表	单击第一张工作表标签，然后再按住【 Ctrl】键同时单击要选择的工作表标签
2	插入工作表		单击工作表标签区域的“＋”号按钮
3	移动工作表		将鼠标指针指向需要移动的工作表标签，按住鼠标左键，此时出现一个黑色的小三角形和形状像一张白纸的图标，拖动该工作表标签到需要移动的目的标签位置
4	复制工作表		操作方法与工作表移动方法相似，但在拖动鼠标的同时按下【 Ctrl】键，可以看到形状像一 张白纸的图标上多了一个“＋”号，到目标位置后释放鼠标
5	重命名工作表		右击要重命名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选中“ 重命名”命令，在工作表标签编辑框中输入新名称，或者直接双击其工作表标签后输入新工作表名
6	删除工作表		右击要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“ 删除”命令

3．录入工作表数据

在工作表中录入数据时，只需选中单元格直接输入即可，但是不同类型的数据在输入时需注意分隔符的使用，详见表3-1-2。

表3-1-2　录入工作表数据

序号	数据类型		录入方法及默认格式特征
1	数值数据	整数、小数	直接输入；右对齐
		分数	先输入整数部分，再输入半角字符空格，然后才能输入“/”分隔的分数，否则直接输入分数会自动默认为日期；右对齐
		百分数	先输入数字，在输入百分号“%”；右对齐
2	文本数据	汉字、英文等	直接输入；左对齐
		数字	录入数字前需先输入半角字符“'”，或先将单元格格式设为“文本”再进行录入；左对齐
3	日期格式数据		年、月、日之间的分隔符为“-”或“/”，格式为“Y/M/D ”或“Y-M-D ”，也可使用中文汉字“年、月、日”进行分隔，如“Y年M月D日 ”；右对齐
4	时间格式数据		时、分、秒之间的分隔符为“：”，格式为“H：M：S ”，如使用AM和PM表示上午和下午，则H（时）的取值范围为1~12，格式为“H：M：S  AM ”
5	货币格式及 会计专用格式数据		可通过单元格格式进行设置；右对齐

4．智能填充数据

在Excel中，可以使用“填充柄”或“开始”→“编辑”→“填充”按钮这两种智能填充功能快速录入单元格内容。

（1）填充柄的使用。

填充柄是活动单元格或选定区域右下角的小方块。将鼠标指针移动到填充柄上面时，鼠标指针变成“十”字形状，在这种状态下按住鼠标左键进行拖动，可以实现智能填充。

利用填充柄进行填充时，有以下不同情况，如表3-1-3所示。

表3-1-3　填充柄的功能

（2）“填充 ”按钮的使用。

1）重复内容的填充。

在目标区域的起始单元格中录入需重复填充的内容，以此单元格为起点， 选择单元格区域， 单击选择填充的方向（需与选定的单元格填充方向相同），可实现相同数据的填充。

2）等差序列和等比序列的填充。

在目标单元格中录入序列的第一项，选中此单元格，选择“编辑”→“填充”→ “序列”命令，在“序列” 对话框中选择序列产生的方向、类型，输入步长值和终止值；若填充区域已知 ，终止值未知，则可先选择填充区域，再选择序列产生的方向和类型，输入步长值。 

知识点三　单元格的编辑

1．选定单元格

选定单元格区域的具体操作方法详见表3-1-4。

表3-1-4　选定单元格区域的操作方法

选定的区域	操作方法
一个单元格	单击此单元格
多个连续的单元格	从起始单元格开始，按住鼠标左键进行拖动
多个不连续的单元格	选中第一个单元格，按住Ctrl键，鼠标单击选中其余单元格
一行	单击此行行号
一列	单击此列列表
整张工作表	单击工作表行号和列表交界处全选按钮

2．移动、复制数据

移动和复制数据的操作与Word相似，可使用选中后拖动、鼠标右键中的快捷菜单或窗口上方工具按钮实现。

3．插入单元格、行或列

选中某一单元格，单击“开始”→“单元格”组→“插入”→“插入单元格”命令，打开“插入”对话框，如图3-1-2所示，显示了四种插入方式，具体含义详见表3-1-5。

表3-1-5　插入单元格的方式与含义

插入的类型	含义
活动单元格右移	插入一个单元格，选中的单元格及其右侧单元格都向右移动一个单元格
活动单元格左移	插入一个单元格，选中的单元格及其左侧单元格都向左移动一个单元格
整行	插入一整行，选中的单元格所在行及其下方所有行都向下移动一行
整列	插入一整列，选中的单元格所在列及其右侧所有列都向右移动一列

4．删除单元格、行或列

删除单元格、行或列的操作方法与插入的操作方法类似，在此不再赘述。

知识点四　工作表的格式化

详见教学视频。