Office是Microsoft公司推出的一个庞大的办公软件集合，其中包括Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Skype、Visio以及Publisher等组件和服务，而Word是该组件中的一个重要组成部分。
Word是一款强大的文字处理软件，它提供友好的操作界面，对所编辑的文档所见即所得，可高效地组织和编排 文档，同时还具有强大的制表功能，提供丰富的模板用以编辑特色文档。其主要功能包括：文本输入与编辑功能、 各种类型的多媒体图文混排功能、 精确的文本校对审阅功能以及文档打印功能等。下面我们以Word 2016为例学习该文字处理软件的应用。
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知识点一 认识 Word 2016
Word是日常生活中最常用的文字处理工具，Word 2016除了在拥有旧版本功能的基础上，还增加了图标、搜索框、垂直和翻页，以及移动页面等新功能。
轻松阅读：在阅读模式中，文本在各行中自动重新排列，可更轻松地在屏幕上阅读。更少的菜单可让用户保持关注内容，还可以通过云端同步功能随时随地查阅文档。
主题色彩新增彩色和黑色：Word 2016 的主题色彩包括４ 种主题，分别是彩色、深灰色、黑色、白色，其中彩色和黑色是新增加的，而彩色是默认的主题颜色。
Clippy助手回归——【Tell Me】搜索栏。在Word 2016中，微软带来了Clippy的升级版——Tell Me，这是全新的Office助手，它就是选项卡右侧新增的那个输入框。
手写公式：Word 2016中增加了一个相当强大而又实用的功能——墨迹公式，使用这个功能可以快速地在编辑区域手写输入数学公式，并能够将这些公式转换成为系统可识别的文本格式。
1．Word 2016的启动与退出
Office的各组件启动基本类似，安装好Word组件后，就可以启动该组件进行文档的创建和编辑了。
（1）Word 2016的启动。
启动Word 2016的方法有多种，最常用的方法有以下几种。
1）通过任务栏图标或桌面快捷方式启动：单击“开始”菜单→“所有程序”→“Word 2016”命令，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“锁定到任务栏” 命令或“发送到”→“桌面快捷方式”命令。
2）双击已保存的Word文档启动：若计算机中保存了Word文档，双击该文档图标即可启动Word 2016并打开该文档。
（2）Word 2016的退出。
Word 2016的退出方法有以下几种。
1）单击Word 2016窗口右上角的“关闭”按钮。
2）在Word文档标题栏中右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”。
3）当打开多个Word文档时，可在Windows任务栏中Word图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“关闭所有窗口”关闭已打开的所有Word文档。
4）在打开的Word文档窗口中，选择“文件”菜单→“关闭”。
5）当需要关闭的Word文档处于活动窗口状态时，使用快捷键【Alt】＋【F4】快捷键可关闭当前活动窗口。
2．Word 2016的工作界面
启动Word 2016后，在打开的界面中将提示用户选择所需要的模版创建一个新文档，选择“空白文档”类型后，进入Word 2016的操作界面，其主要由标题栏、快速访问工具栏、“文件”菜单、功能选项卡、智能搜索框、文本编辑区、状态栏等部分组成，如图所示2-1-1所示。
（1）标题栏。
标题栏位于Word 2016工作界面的最顶端，用于显示当前正在编辑的文档名称 ( 如“文档1”) 和应用程序名称 ( 如“Word”)。 用鼠标拖动标题栏可以改变窗口的位置，双击标题栏可以最大化或还原窗口。标题栏的右侧为“功能区显示选项”按钮
（可对功能选项卡和命令区进行显示和隐藏操作）和“窗口控制”按钮组
（包括“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”等窗口控制按钮）。启动Word 2016时默认的文件名为“文档1.docx”。
（2）快速访问工具栏。
快速访问工具栏位于标题栏的左侧，用于快速执行一些操作命令。在默认情况下，快速访问工具栏中仅列出保存 、撤消和恢复三个命令（插入可点图标）。用户可以根据工作需要自 定义快速访问工具栏:单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，添加或删除常用的操作命令（插入拓展视频或知识链接或文字描述）。
（3）“文件”菜单。
该菜单中的内容与Office其他版本中“文件”菜单类似，主要用于执行与该组件相关文档的新建、打开、保存、共享等基本命令，菜单最下方的“选项”命令可打开“Ｗord 选项”对话框，在其中可对Ｗord组件进行常规、显示、校对、自定义功能区等多项设置。
（4）功能选项卡。
Word 2016默认包含了九个功能选项卡，单击任一选项卡可打开对应的功能区，单击其他选项卡可分别切换到相应的选项卡，每个选项卡中分别包含了相应的功能集合。
（5）智能搜索框。
智能搜索框是Word 2016软件新增的一项功能，通过该搜索框用户可轻松找到相关的操作说明。比如，需要在文档中插入目录时，便可以直接在搜索框中输入“目录”，此时会显示一些关于目录的信息，将鼠标指针定位到“目录”选项上，在打开的子列表中就可以快速选择自己想要插入的目录形式。
（6）文本编辑区。
文本编辑区指输入与编辑文本的区域，对文本进行的各种操作都显示在该区域中。新建一篇空白文档后，在文档编辑区的左上角将显示一个闪烁的光标，称为文本插入点，该光标所在位置便是文本的起始输入位置。
（7）状态栏。
状态栏位于操作界面的最底端，主要用于显示当前文档的工作状态，包括当前页数、字数、输入状态等，右侧依次显示视图切换按钮和显示比例调节区域，在显示比例调节区可通过拖动滑块或点击“+”“-”来调整文档页面的显示比例。
3．Word 2016的文档视图
Word 2016主要有5种视图方式：页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图，用户可在不同的场合下选择合适的视图对文档进行查看或编辑。既可在“视图”选项卡中选择所需的视图方式，如图2-1-2所示，也可在Word窗口状态栏的右侧进行切换。
（1）页面视图。
页面视图是默认的视图模式
，在该视图中可看到页面中完整的内容，文档的显示效果与实际打印效果一致。
（2）阅读版式视图。
单击“视图”→“阅读视图”可切换至阅读版式视图
。该视图适合阅读长篇文章，视图中文本的内容根据屏幕的大小，以适合阅读的方式进行显示。单击“视图”→“页面视图”或直接按【Esc】键即可返回页面视图。
（3）Web版式视图。
单击“视图”→“Web版式视图”可切换至Web版式视图
，在该视图中，文本与图形的显示与在Web浏览器中的显示一致。
（4）大纲视图。
单击“视图”→“大纲视图”可切换至大纲视图，在该视图中，根据文档的标题级别显示文档的框架结构，单击“关闭大纲视图”可关闭大纲视图返回页面视图。
（5）草稿视图。
单击“视图”→“草稿”可切换至草稿视图，该视图简化了页面的布局，主要显示文本及其格式，适合对文档进行输入和编辑操作。
知识点二 Word文档基本操作
1．创建文档
启动Word 2016后，会自动新建一个名为“文档1”的空白文档，除此之外，新建Word文档还有以下几种方法：
（1）启动Word后，单击“文件”→“新建”→“空白文档”命令，即可创建一个新的空白文档。
（2）通过快速访问工具栏新建：单击“自定义快速访问工具栏“→“新建”，单击快速访问工具栏中的“新建”按钮即可新建。
（3）通过快捷键新建：按【Alt】＋【F4】组合键。
（4）根据模版创建文档。
Word 2016提供了根据模板新建文件的方法，模板分为两大类：一类是联机模板，只要在搜索联机模板栏中输入内容后单击“搜索”；还有一类是脱机模板，例如可根据Word 2016提供的“中庸简历”来创建简历文档。
2．打开文档
当需要查看或修改某个Word文档时，可直接双击该Word文档打开；如果当前已存在打开的Word文档或启动Word，单击“文件”→“打开”命令→“浏览”，在“打开”对话框中，选择需要打开的Word文档，单击“打开”按钮，即可打开该Word文档。也可在已打开的Word文档中，通过快捷键【Ctrl】＋【O】组合键进入“打开”界面。
在已存在打开的Word文档中，单击“文件”→“打开”命令，右侧列表框中“最近”可以看到最近使用过的Word文档，单击需要打开的文档名，即可打开用户指定的文档。默认情况下，“最近”列表框中保留10个最近使用过的Word文档名。
3．保存文档
在新建的Word文档中，单击快速访问工具栏左侧的保存按钮
，或执行“文件”→“保存”命令后，会自动跳转到“另存为”页面，单击“浏览”按钮，在弹出的“另存为”对话框中，依次设置“文件保存位置”、“文件名”和“文件类型”，单击“保存”按钮，如图2-1-3所示 ，文档即可被存储在硬盘中。
，或执行“文件”→“保存”命令，或使用快捷键【Ctrl】＋【S】，Word文档将以原来的文件名和位置保存，不再出现“另存为”对话框。知识点三 文档的输入与格式编辑
1．文本的输入与基本编辑
在文档的输入窗口中有一条闪烁的竖线，称为“插入点”，它指示文本的输入位置，在此键入要输入的文本内容。文本的内容包括汉字、英文字符、标点符号和特殊符号等。输入英文单词有3种格式：第一个字母大写其余小写，全部大写或全部小写，可用【Shift】+【F3】组合键在这三种形式中切换。
（1）输入文本。
输入方式除用鼠标单击切换外，也可以使用快捷键切换，按【Ctrl】+【Space】键可在中/英文输入法之间切换；按【Ctrl】+【Shift】键可以在多种输入法之间进行切换。
利用Word“即点即输”的功能，可在文档空白处的任意位置双击鼠标左键，快速定位插入点和对齐格式设置，输入文本、表格、图片和图形等。
空格在文档中占的宽度不但与字体和字号大小有关，也与“半角”和“全角”输入方式有关。“半角”占一个字符位置，“全角”占两个字符位置。
（2）插入符号。
在输入文本时，可能要输入（或插入）一些键盘上没有的特殊符号，Word提供了“插入符号”的功能。执行“插入”→“符号”命令组→“符号”命令，可在下拉选项中选择使用过的特殊符号，也可单击“其他符号”命令
，打开“符号”对话框，选择相应字体类型及需要的特殊符号，单击“插入”按钮即可在指定位置插入特殊符号，如图2-1-4所示。
（3）插入日期和时间。
单击“插入”→“文本”命令组→“日期和时间”按钮，打开“日期和时间”对话框，选择日期和时间的格式，插入日期和时间，如图2-1-5所示。
（4）插入脚注和尾注。
Word提供了插入脚注和尾注的功能，可对指定的文字进行注释说明。插入脚注和尾注的方法为：单击“引用”→“脚注”命令组，可直接单击“插入脚注”快速插入脚注，也可单击右下角对话框启动器打开“脚注和尾注”对话框，对插入位置和编号格式进行设置，单击“插入”按钮，在光标跳动处输入注释内容即可，如图2-1-6所示。
（5）文本的基本编辑。
文本输入完成后，通常还需要进行编辑操作，这些操作都遵循“先选定后操作”的原则，常用的文本编辑有：选择、复制、移动、删除。
1）文本的选择。
连续的文本的选择有三种常用方法。
①将鼠标先定位在待选择区域的起点或终点，拖动鼠标直至终点或起点，即可选择指定区域的连续文本。
②将鼠标置于某一行文本的最左侧，出现右上角的空心箭头图标
时，单击鼠标左键可选择当前行，双击鼠标左键，可选择当前段落，连续三击鼠标左键，可选择整个文档。使用快捷键【Ctrl】+【A】或单击“开始”→ “编辑”命令组→“选择”按钮→“ 全选”命令也可选择整个文档。
③选择一部分内容，按下【Shift】键，同时拖动鼠标，也可选择连续区域文本。
不连续的文本的选择：先选择一部分内容，再按下【Ctrl】键，同时拖动鼠标选择其他内容。
取消选择：单击任意未被选择的部分可取消选择。若只取消部分内容，可按下【Ctrl】键 ，点击要取消的内容即可取消部分选择。
2）删除和修改文本。
删除单个字符时，【Delete】键删除当前光标之后的一个字符，【Backspace】键删除光标之前的一个字符。删除大篇文本时，先选中文本，然后按【Delete】键或【Backspace】键即可删除选中文本。
3）移动和复制文本。
在编辑文档的过程中，经常需要将整块文本移动或复制到合适的位置，移动或复制文本的常用方法有：选定文本后，单击鼠标右键，选择“复制”或“剪切”命令（对应快捷为：【Ctrl】+【C】复制，【Ctrl】+【X】剪切），再到指定位置单击鼠标右键，选择“粘贴”命令（或用快捷键【 Ctrl】+【V】直接粘贴 ），从粘贴选项中选择所需粘贴方式进行粘贴。
4）文本的查找与替换。
Word具有文本的查找与替换功能，可方便用户在大量文本中快速找到需要的内容或批量修改所需文本，大大提高了工作效率。
①文本的查找方法：将鼠标放置在正文任意处，单击开始”→ “编辑”命令组→“查找”按钮，或点击快捷键【Ctrl】+【F】，左侧会出现“导航”窗格，在“导航”窗格的搜索栏中输入要查找的文字，下方即会显示出所有包含该文字的文本段落，右侧正文中也会将查找的文字突出显示，如图所示。
②文本的替换方法。
（a）先选定文本。如果对全文的某个字词替换，可用鼠标拖动选择全部文档或通过快捷键【Ctrl】+【A】进行全选；如果对正文的某个字词进行替换，可将鼠标放置在标题后；如果对段落的某个字词进行替换，则选择这些段落。
（b）单击开始”→ “编辑”命令组→“替换”按钮，或点击快捷键【Ctrl】+【H】，会弹出“查找与替换”对话框。
（c）如果仅是要大量修改某个字词而没有格式的修改，只需在“查找与替换”对话框中的“查找内容”栏和“替换为”栏输入相应字词，如图2-1-7所示，选择“替换”（可逐个进行替换）或“全部或替换”（全文统一进行替换）。如对指定范围的字词进行替换，可单击“更多”按钮，将展开更多搜索选项，在搜索范围下拉列表中根据替换范围进行选择即可。
（d）如果既要修改指定文本的内容又要统一设置指定文本的格式，则需单击“更多”按钮，展开更多搜索选项，先在搜索范围下拉列表中根据替换范围进行选择，在确保鼠标位于“替换为”栏中后，单击“格式”按钮，如图2-1-8所示。在弹出的列表中单击“字体”将打开“替换字体”对话框，根据需要对字体格式进行设置，单击“确定”按钮返回到“查找和替换”对话框，此时可发现，在“替换为”栏下会显示刚设置好的字体格式，单击“全部替换”，会出现提示对话框，询问是否从头开始搜索，此时，如果替换范围是全文，则点击“是”，如果是正文或部分段落，则点击“否”，单击“关闭”按钮，完成搜索。
2．文本格式设置
文本的格式编排包括字体、字号、字形、颜色、字符边框和底纹等。若要对已有文字设置字符格式，需要先选定要设置格式的文本，再执行相应的字体格式命令。设置文本格式，既可以使用“开始”→ “字体”命令组中的相应按钮来设置，也可以在选中文本的任意位置单击鼠标右键选择快捷菜单“字体”命令或单击“字体”命令组右下角的对话框启动器，在打开的字体对话框中设置，如图2-1-9所示。
（1）常用字体格式。
“字体”命令组中所列命令按钮一般为常用的文本格式，主要包括：字体、字号、加粗、倾斜、下划线、删除线、上标与下标、增大字号与减小字号、突出显示文本、字体颜色、文本效果等，这些格式设置相对简单，可直接根据所需效果进行设置。当鼠标在命令按钮上短暂停留时，会出现命令提示信息。
（2）字体。
单击“开始”→ “字体”命令组 → “字体”下拉列表框，可在下拉列表中选择所需字体。如果文档中既包含中文字符，又包含西文字符，可先选择中文字体，再选择西文字体，也可通过在“字体”对话框中分别进行中西文字体设置。
（3）字体颜色。
单击“开始”→ “字体”命令组 → “字体颜色”按钮
，会弹出下拉选项，可看到颜色有四种类型。
1）主题色：是在“设计 ”选项卡下进行设置的一组颜色搭配，如果选择主题颜色中的任意一种颜色，当在Word中的“设计 ”选项卡中更改颜色集时，文字颜色将随主题颜色改变。通常提供十种主题色，每种主题色下有不同百分比的深色或单色。
2）标准色：Word提供了10中标准色，如果选择标准色中的颜色，更改页面背景颜色或者更改主题颜色，文字颜色都不会跟着改变。
3）其他颜色：可以根据需要自己灵活设置颜色，有两种设置方式：一种是“标准”选项页面，自己点击需要的颜色，另一种是在“自定义颜色”选项页面中，先设置好颜色模式，再根据需要分别设置R、G、B的颜色值即可得到不同的颜色。
4）渐变色：单击“字体”按钮→ “渐变”命令，可在变体中选择渐变颜色的效果，也可单击“其他颜色”命令，打开“文本效果”窗格，进行更多渐变效果的设置。
（4）下划线。
单击“开始”→ “字体”命令组 → “下划线”按钮，在下拉列表中，可为选定文本添加下划线，单击“下划线颜色”命令可设置下划线的颜色。单击“其他下划线”，可打开“字体”对话框，在“字体”选项页面中，可在“下划线线型”列表中选择下划线类型，确定下划线类型后，可进一步设置下划线的颜色。
（5）字符间距。
单击“开始”→ “字体”命令组右下角的对话框启动器或在选定文本上单击鼠标右键选择快捷菜单“字体” 命令，打开“字体”对话框，在“高级”选项页面可通过两种方法对字符间距进行设置。“缩放”命令可对字符间距以百分比为单位进行缩放，“间距”命令可对字符间距以磅为单位进行紧缩或加宽，如图2-1-10所示。
（6）文本效果。
方法一：单击“开始”→ “字体”命令组→ “文本效果与版式”按钮，在下拉列表中，可根据所需效果名称选择文本效果，也可按照轮廓、阴影、映像、发光分类设置文本效果，如图2-1-11所示。
方法二：在“字体”对话框中，单击“高级”选项页面下方的“文字效果”按钮，可弹出“设置文本效果格式”对话框，如图2-1-12所示。选择“文本填充与轮廓”选项，可设置“文本填充”和“文本边框”效果；选择“文字效果”选项，可按照阴影、映像、发光、柔化边缘、三维格式分类设置文本效果。
3．段落格式设置
段落格式主要包括：段落对齐方式、段落缩进、行间距、段间距等。设置段落格式，既可以使用“开始”→ “段落”命令组中的相应按钮来设置，也可以在选中文本的任意位置单击鼠标右键选择快捷菜单“字体”命令或单击“字体”命令组右下角的对话框启动器，在打开的对话框中设置，如图2-1-13所示。
（1）对齐方式。
使用Word的段落对齐功能可以实现段落左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐，这几种对齐方式都是水平方向的对齐方式。设置对齐方式可以通过“开始”→ “段落”命令组上的对齐按钮 ，或在“段落”对话框中“对齐方式”下拉列表中选择对齐方式。
（2）缩进。
段落缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进等。段落的左、右缩进是指整个段落和页边距之间的距离。首行缩进是将首行向内移动一段距离，而段落中其他各行保持不变。悬挂缩进，即除首行之外的其余各行缩进一段距离。通常通过“段落”对话框中 “缩进”命令组的“左侧”和“右侧”缩进值来设置段落的左右缩进，通过“特殊格式”来设置“首行缩进”或“悬挂缩进”。
（3）间距。
间距包括行间距和段间距。行间距是指段落中各行间的垂直距离，段间距决定了段落前后的空间。通常通过“段落”对话框中 “间距”命令组的“段前”和“段后”值来设置段落的前后缩进，通过“行距”来设置行与行之间的间距。
如果“段落”对话框中的段前、段后间距、缩进、行间距的单位和要求不一致，可在文本框中直接输入单位。
4．首字下沉
在一些杂志或报刊上，常看到某个段落的第一个字符被放大数倍，或下沉于段落之中，或悬挂在段落之外，这就是首字下沉或首字悬挂。设置方法为：先将鼠标定位在要设置首字的段落中任意位置，单击“插入”→ “文本”命令组→ “首字下沉”按钮，在弹出的下拉列表中，可直接选择“下沉”或“悬挂”，如果有格式要求，可单击“首字下沉选项”命令，打开“首字下沉”对话框，依次设置首字位置及首字的字体、下沉行数、距正文距离，首字的字体颜色可在“字体”命令组中使用“字体颜色”命令设置。
5．边框和底纹的设置
Word中的边框和底纹可以增加排版的美观，还可以突出显示某些内容，增加文档的可读性，这些边框和底纹可以作用于文字、段落或页面。
（1）文字的边框和底纹。
1）选中需要加边框和底纹的文本（不包含回车符），选择“开始”→“段落”命令组→“边框”按钮→“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。
2）在“边框和底纹”对话框中选择“边框”页面，依次设置“边框类型”“边框样式 ”“边框颜色 ”“边框宽度 ”和“应用范围”，如图2-1-14所示，特别注意的是，“应用于”下拉框中必须显示“文字”。
3）在“边框和底纹”对话框中选择“底纹”页面，底纹有两种类型：填充和图案。可根据需要设置填充颜色或图案效果，图案设置时需先设置图案的样式，再设置图案的颜色，同样，“应用于”下拉框中必须显示“文字”。
（2）段落的边框和底纹。
段落的边框和底纹设置方法类似于文字的边框和底纹，不同之处在于：选中需要加边框和底纹的文本时包括回车符一起选中，在 “边框和底纹”对话框中设置边框或底纹时，“应用于”下拉框中必须显示“段落”。
注意：
①若要取消文字或段落的边框和底纹：先选定已有边框或底纹的文字或段落，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡，边框类型中选择“无样式 ”，单击“底纹”选项卡，选择无填充颜色，图案样式选择“清除”，单击“确定”按钮即可。
②设置文字或段落的边框和底纹时，“应用于”列表框中必须相应地选择“文字”或“段落”。
（3）页面边框。
页面边框包括“线型”边框和“艺术型”边框两种类型，用户可以根据需要自由选择。设置页面边框时不需要选择任何文本，鼠标点击文档的任意位置，按照如上方法或单击“设计”→“页面背景”命令组→“页面边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框。选择“页面边框”选项卡，如果要设置线型边框，可参照文字和段落的边框设置方法，依次选择“边框类型”“样式”“颜色”和“宽度”；如果设置艺术型边框，可在“艺术型”样式下拉列表中选择所需样式，再设置“颜色”和“宽度”，同样，“应用于”列表框中 也要相应地选择“整篇文档”。
知识点四 页面布局的设置
1．页面设置
在对文档进行排版之前，通常需要先对文档进行页面的相关设置，设定好纸张大小、纸张方向、页边距的大小和页面的行数与每行字符数。页面设置既可以通过“布局”选项卡“页面设置”组中的相关命令进行设置，也可通过点击“页面设置”选项卡右下角的对话框启动器
打开“页面设置”对话框，如图2-1-17所示。
（1）页边距。
打开“页面设置”对话框后，默认的页面就是“页边距”选项。页边距指正文与纸张边缘的距离。在“页边距”选项中可以设置上、下、左、右的边距，装订线的边距与位置和纸张方向。
（2）纸张。
“纸张”选项可以设置纸张大小，可以根据需要在已定义的多种纸型中选择（默认是A4纸） ，也可自定义纸张的宽度和高度。
（3）版式。
“版式”选项用于设置页眉和页脚距边界的距离以及页面的垂直对齐方式。
（4）文档网格。
“文档网格”选项用于设定每页的行数、每行的字数、每页的垂直分栏数、以及正文排列是竖排还是横排等。
2．插入分页符
在编辑文档时，为了使文档中的部分内容独立成篇，可以在某些位置插入分页符进行强制分页。分页符的插入方法有两种：
（1）将鼠标定位在要分页的位置前，单击“插入”→“页面”命令组 →“分页”按钮。
（2）将鼠标定位在要分页的位置前，单击“布局”→“页面设置”命令组 →“分隔符”下拉按钮→ “分页符”命令。
3．分栏
在编辑报纸、杂志时，经常要用到分栏以增加版面的美感，便于阅读。所谓分栏就是将一段文本分成并排的几栏。使用Word 2016不仅可以对文档进行分栏，还可以在两栏之间添加分隔线、设置栏宽和间距。
分栏的设置方法为：如果对整个文档分栏，则将光标移到文本的任意处；如要对部分段落分栏，则应先选定这些段落，再单击“页面布局”→ “页面设置”命令组→ “分栏”按钮→ “更多分栏”命令，打开“分栏”对话框，分别设置分栏类型、栏宽、栏间距和是否显示分隔线等，如图2-1-18所示。
如果对已有的分栏效果感到不满意，可以将其删除，删除的方法为：选中分栏内容，单击“页面布局”→ “页面设置”命令组→ “分栏”按钮→ “一栏”命令，即可删除。
特别注意的是：如果是对文档的最后一段或几段分栏，按照正常分栏将出现错误效果，处理方法为：选择分栏内容时不要选末尾的回车符号或者在文档末尾再输入一个回车符，即可得到正确的分栏效果。
4．设置文档属性
Word文档属性信息主要包括标题、日期、作者、主题、关键词、类别、状态、备注等项目，用户通过设置Word文档属性，将有助于管理Word文档。
文档属性的设置方法为：选择“文件”菜单→ “信息” → “属性”下拉按钮→ “高级属性”命令 ，打开“文档属性”对话，进入“摘要”选项界面，如图2-1-19所示，可分别设置文档的标题、主题、作者等信息。
5．插入页眉和页脚
页眉和页脚分别在文档页面的最上方和最下方，页眉和页脚可以包含页码，也可以包含标题、日期、时间、作者姓名、图形等。可以为每页添加相同的页眉或页脚，也可以在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。
页眉和页脚的插入方法为：
（1）如果页眉或页脚的内容为纯文本，可以在文档的页眉或页脚的位置双击鼠标左键，可直接“页眉和页脚”工具栏，在页眉或页脚处可输入文本，也可插入日期和时间、文档信息、图片等。在文档正文任意处双击鼠标左键或单击“关闭页眉和页脚”命令，即可退出“页眉和页脚”工具栏。
（2）插入内置页眉或页脚。单击“插入”→ “页眉和页脚”命令组 → “页眉”或“页脚”下拉按钮，选择相应页眉或页脚的类型 ，即可打开“页眉和页脚”工具栏 ，按需要录入相应内容，也可为文档设置奇数页与偶数页不同的页眉和页脚或首页不同的页眉和页脚。
单击“插入”→ “页眉和页脚”命令组 → “页眉”或“页脚”下拉按钮，选择“删除页眉”或“删除页脚”命令，即可删除页眉或页脚。
6．插入页码
为了浏览文档方便，通常可以插入页码。方法如下：单击“插入”→ “页眉和页脚”命令组 → “页码”下拉按钮，依次选择要插入的位置和页码的类型，可打开“页眉和页脚”工具栏，单击“页眉和页脚”命令组 → “页码” 按钮→ “设置页码格式”命令 ，对页码进行格式编辑，如页码编号格式和起始页码。
单击“插入”→ “页眉和页脚”命令组 → “页码”下拉按钮，选择“删除页码”命令，即可删除页码，也可根据页码所在位置，通过“删除页眉”或“删除页脚”来删除页码。
7．插入封面
装帧精美的封面通常可以更吸引用户，因此，在宣传册的设计中，封面设计也至关重要。封面通常由图片和文字混排而成，一般包含文档标题、与文档内容相符的图片、作者等信息。构思巧妙、设计精美、个性突出的封面可以美化整个文档。设计封面时，应根据文档内容选择相符的主题色调、图片等内容。
插入封面的方法：单击“插入”→“页面”命令组→“封面”按钮 ，在下拉列表中，可以使用Word内置封面或其他封面模版，也可删除已有封面。
8．水 印
水印是位于页面底层的文本或图片，通常淡化或被冲蚀，不会干扰页面上的内容。 与页眉和页脚一样，水印通常出现在文档的所有页面上。
添加水印的方法为：单击“设计”→ “页面背景”命令组→“水印”命令，在下拉列表中，可在已列出的水印列表中选择任一水印效果，也可单击“自定义水印”命令自行设置水印效果。在弹出的“水印”对话框中，勾选“图片水印”，可选择任意图片作为水印内容；勾选“文字水印”可设置任意文字作为水印内容，可为文字水印设置字体、字号、颜色和版式，其中，水印文字可在下拉列表中选择或在文字框中输入。在下拉列表中，单击“删除水印”即可删除页面的水印效果。
