第一课时 书信的写作

一、普通书信

（一）书信的概念

书信是个人、组织或个人与组织之间交流思想、表达情感、沟通信息的一种日常应用文。我国古代，“书”与“信”原是有分别的，“书”指文字（还有简、牍、谏、素、笺、函、札、鸿雁、鲤鱼、书筒、八行书等别称），如司马迁的《报任安书》；“信”指信使，后来词义衍变，才有了“书信”的涵义。书信的普及是一个跟人类书写工具和传播技术同步发展的过程。当今时代，传统的邮递方式已不再是信件传达的主要手段，取而代之的是各种信件的电子化传播。但这并不意味着书信的重要性在下降，相反地，在新的网络科技时代，书信的重要性正以新的方式得以延续和突显。

（二）书信的特点和种类

1.特点。使用的普遍性、历史的久远性、内容的广泛性和形式的多样性等。

2.种类。从大的方面看，书信根据内容和作用的不同，可分为普通的和专用的两大类。日常生活工作中个人间互相联系、问候所使用的信件主要是一般书信，如家书；而专用书信通常是用于某种特别的用途，如介绍信、证明信等等。

（三）普通书信的格式和写法

    通常包括称谓、正文、祝颂语、署名和日期五个部分。具体写法如下：

1.称谓。在首行顶格的位置写称谓，以示礼貌和尊重。后加冒号。或是直接称呼对方的名字，或加上职务，或用昵称，或加上“尊敬的”、“敬爱的”之类的措辞，总之要根据写信人和收信人的关系性质来确定合适的称谓。

2.正文。要根据对方的具体情况和自己的写作目的来选择内容、语言和表达方式，只要有利于让对方接受的、有利于增进双方友谊和感情的，有利于促进工作的就是好的写法。

3.祝颂语。可用“祝”、“敬祝”、“恭祝”、“谨颂”、“即问”等，后跟具体祝福语。常见的有三种：一是“祝”字紧跟上文后写，祝福语另起一行顶格写；二是“祝”字另起一行空两格写，祝福语另起一行顶格写；三是另起一行连着写（“祝”字后可加冒号）。常见的“此致”“敬礼”情况相似。

4.署名。在书信结尾后下一行或二、三行的右下方署名。可直接写名字，也可加上称呼，视收信人的身份关系而定。

5.日期。在署名后或下一行书写年、月、日。

（四）电子邮件写法

完整的邮件包括四部分内容：收件人、主题、正文和签名。写作过程重点把握以下几个要点：

    1.确认收件人信息。确认收件人地址是否正确，以免错发邮件；CC（ Carbon Copy抄送）人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件。CC功能主要作用：让相关人员参考，如团队中的其他人员；让相关人员知晓，如您的直接主管。

2.邮件主题明确且具描述性。可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。

3.正文应简洁、美观、易懂。正文格式要素包括：

（1）称谓、问候语：如：×××经理（名字+职位），您好！×××先生（女士），您好！×××（名字），你好！

（2）主体内容。写作原则：要事第一、结论在前、分析在后；要简洁易懂，让收件人在最短时间内了解您的表达意图；根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；如果事情复杂、最好使用1、2、3列几个段落分别说明；合理利用图片、表格等形式来辅助陈述；对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示。字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字：常用宋体，黑色。

（3）结尾祝颂语。如：顺祝商祺！外贸电邮还常见“Sincerely”“Best regards”等词。 

4.签名信息内容。签名，可以让收件人了解你的信息。签名档文字应该选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些；签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类；对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿“-”。

5.普通工作邮件范文

   【例文】

收件人、抄送人（略）

主题：关于发送样品事宜

尊敬的XX先生/小姐：

非常高兴您对我们的产品感兴趣，我们现已可以提供您要求的样品。我们希望您能对这些样品感到满意，并再次说明，我们可根据您的要求定制产品。

如需了解更多信息，请随时与我们联络，期待与您合作。

顺祝商祺！

                           上海申通信息技术有限公司商务经理XXX（姓名）

                           地址、电话、传真、邮址等：略

二、专用书信

（一）概念和种类

专用书信是用于某种特别用途的书信。主要有三类：

1.信表类。如介绍信、证明信、表扬信、推荐信、感谢信、求职信、慰问信、贺信等等；

2.书状类。如倡议书、邀请书、决心书、建议书、说明书、保证书、悔过书、检讨书、挑战书、聘书等。

3.申请类。如入党申请书、入团申请书、入学申请书、落户申请书、建房申请书、辞职申请书、困难补助申请书等。

（二）写作要求

1.实事求是。专用书信通常跟生活、工作上的重要事情有关，所以信息必须确保真实可靠，切勿弄虚作假。

2.语言得体。专用书信有各种不同的用途，各自有不同的场合，所以语言上也必须因地因时制宜、因人因事而异。

3.手续完备。专用书信通常需要按照一定的手续来办。有的需要经过领导审核同意；有的以单位名义发出去的，还需要盖上公章；有的是以集体名义发出的，则经过全体讨论通过并签字；有的具有凭证性质的，还需要分两联写，并做好盖章编号登记等必要工作。

（三）格式与写法

跟普通书信大致相同。但也有一些小的差别：一是需要加上标题，如“介绍信”等；二是称谓除了个人以外，也可能是单位或组织；三是祝颂语有时可省略；四是落款如果是单位的话需要加盖公章。

（四）文体举例

1.介绍信

介绍信是单位或个人用来介绍联系人员接洽事宜的一种应用文体。具有介绍、证明的双重作用。通常要管理制度严格，有专人负责。有普通介绍信和专用介绍信两种。普通介绍信一般不带存根，标题写“介绍信”，其他格式要素包括称谓、正文、结尾、署名和日期；专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文，两联正中有间缝，同时编有号码。介绍信的正文写作主要注意几点：一是人称关系要恰当，通常是以单位的名义第一人称来写；二是被介绍者的身份和职务信息应该视情况适当写上；三是涉及数目字时通常需要用汉字大写以免被改动；四授权事宜要叙述明确；五是必要时须注明介绍信有效期限（比如15天），以免日后被冒用。结尾的“此致敬礼”有时省略。 

【写作模版】

介绍信

         ：

兹介绍         同志等    人前往你处联系             ，请予接洽并协助办理是荷。

    此致

敬礼！                                                          ××单位（盖章）

     （有效期限     天）                                       ××年××月××日

    

    【例文参考】

【例文3.20】

介绍信

××市假肢装配站：

兹介绍安东县××乡（镇）××村（居委会）何××同志等壹人前来贵处装配假肢（右大腿），请给予接待是荷。

　（以后凭此介绍信结账）　　　　　　        ××县残疾人联合会（盖章）

                      ×年×月×日

 

2.证明信

证明信是以机关、团体、个人的名义证明某人身份、经历或其他事项的真实性的专用书信。格式跟介绍信类似：一是标题，可写“证明信”、“证明”或 “关于××同志××情况（或问题）的证明”等； 二是称谓； 三是正文，要写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。结尾可用“特此证明”四字单独一行作结束语。不宜写祝愿、勉励之类的话；四是落款即“署名+日期”，署名需由证明单位或证明人盖公章或签名、盖私章，否则证明无效。

    【例文3.21】

证   明   信

××学院：

根据贵校和我厂的协议，贵校王××同学于2014年9月至2015年3月在我厂自动化车间实习。实习期间，王××同学服从领导，团结同学，勤奋好学，积极工作，顺利完成了各项任务，受到了一致好评。并有一项小发明参加厂工评比，荣获鼓励奖。

特此证明

                                           ××服装厂（盖章）

                                             ××××年×月×日