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1 放映和输出演示文稿
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放映和输出演示文稿
创建演示文稿的目的是在观众面前放映和演示，除了要在创建演示文稿的过程中做好整体规划、精益求精，以获得出色的视觉效果外，还要根据使用者的需要，设置不同的放映方式。
一、设置演示文稿的放映方式
1.放映类型
PowerPoint2016提供了3种放映幻灯片的方式。单击“幻灯片放映”选项卡“设置”选项组中的“设置幻灯片放映”按钮，弹出“设置放映方式”对话框，如图41所示。可根据需要在对话框中选择不同的放映类型。
图41 “设置放映方式”对话框
1）演讲者放映(全屏幕）。这是最常用的放映方式，可运行全屏幕显示的演示文稿。在大多数情况下，特别是演讲者亲自放映时，应该使用这种方式。可通过快捷菜单或按【PageDown】键、【PageUp】键显示不同的幻灯片，提供绘画笔进行勾画。
2）观众自行浏览(窗口）.这种放映类型以窗口形式显示，允许用户在放映时移动、复制和打印幻灯片。这种放映类型适合运行小规模的演示，如个人通过公司的网络测览。
3）在展台测览（全屏喜）。这种放映类型可自行运行演示文稿。在展览会场或会议中经常会使用这种方式，它的特点是无人管理。在放映前，要事先通过排练计时将每张幻灯片放映的时间规定好。在放映过程中，除了保留指针用于选择屏幕对象外，其余功能全部失效（按【Esc】键终止放映）。
2.换片方式
（l）手动放映
手动放映是默认的放映方式，单击(或按【Enter】键）可播放下一张幻灯片，按【Esc】键可结束播放过程：使用【PageDown】和【Pagelp】键可向后或向前翻一张幻灯片。
（2）自动放映在设置自动放映方式之前，先要设定排练时间，其具体操作步骤如下。
1）设置排练计时。单击“幻灯片放映”选项卡“设置”选项组中的“排练计时”按钮，激活排练方式，此时幻灯片开始放映，同时计时系统启动，如图6.42所示。
2）通过单击自行安排每张幻灯片放映时所需的时间。如果重新计时可以单击按钮，暂停可以单击按钮，如果要继续，则需再一次单击按钮。
3）整个演示文稿放映完毕，系统将自动弹出排练计时提示对话框，显示放映的总时间，单击“是”按钮，保存排练计时。在幻灯片浏览视图中，设置了演示时间的幻灯片左下方会显示演示的时间长度。
4）应用排练计时，单击“幻灯片放映”选项卡“设置”选项组中的“设置幻灯片放映”按钮，弹出“设置放映方式”对话概，在“推进幻灯片”选项组中选择“如果出现计时，则使用它”单选按钮，如图6.41所示。
5）如果需要循环放映，则可勾选“循环放映，按Exe键终止”复选框。
6）单击“确定”按钮后，按【F5】键，即可实现自动放映。
3.控制播放过程
在演示文稿放映过程中，右击幻灯片，将弹出快捷菜单，如图6转所示。用户可以使用快捷菜单在演示过程中进行一些必要的操作。例如，可以使用“定位至幻灯片”直接跳到指定的幻灯片：选择“指针选项”→“笔”选项，将鼠标指针变为绘图笔，在播放过程中在幻灯片上书写或绘画等。
如果需要更改绘图笔的颜色，可以执行下面的操作。
1）右击幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项”→“墨迹颜色”命令。
2）在“墨迹颜色”级联菜单中选择需要的颜色。
如果想在幻灯片上强调要点，则可将鼠标指针变成激光笔。在幻灯片放映视图中按住【Ctrl】键，单击即可开始标记。
4.有选择地放映部分幻灯片
根据不同的观众对象和场合，有时往往会有选择地放映整套幻灯片中的一部分，“自定义放映”和“隐藏幻灯片”两种功能都能达到有选择地演示部分幻灯片的目的。
（l）自定义放映
使用幻灯片自定义放映功能，可以有选择地放映演示文稿中某一部分幻灯片。其具体操作步骤如下。
1）单击“幻灯片放映”选项卡“开始放映幻灯片”选项组中的“自定义幻灯片放映”按钮，弹出“自定义放映”对话框。
2)单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框，在“幻灯片放映名称”文本福中输入自定文放映的演示文稿名称，如“教学设计”。
3）在左侧“在演示文稿中的幻灯片”列表瓶中选择要放映的幻灯片，单击“添加”按钮，即可添加到“在自定义放映中的幻灯片”列表框中。若要删除错选的幻灯片，可选定该幻灯片后单击“删除”按钮。
4）单击“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，在该对话框的“自定义放映”列表框中列出了已经建立和刚刚建立的“自定义放映”名称，选定“教学设计”，单击“放映”按钮即可实现自定义放映。
在“自定文放映”对话框中选定某个自定义放映项，单击“副除”按钮可删除该自定义放映。
（2）隐藏部分幻灯片
在幻灯片浏觉视图中，选择演示时不放映的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”选项卡“设置”选项组中的“隐藏幻灯片”按钮，被隐藏幻灯片左下角的序号数字上将显示隐藏标记，表示该幻灯片在放映时这被辣讨而不演示，选定该隐藏幻灯片后再单击“隐藏幻灯片”按钮，则取消隐藏。
5.录制幻灯片演示
放映幻灯片时，如果演讲者无法在旁解说幻灯片的内容，可以利用PowerPoint的录制幻灯片演示功能，将演讲者要说的内容预先录制在演示文稿中，播放时的效果类似纪录片。录制方法是先带好耳机，然后单击“幻灯片放映”选项卡“设置”选项组中的“录制幻灯片演示”按钮，弹出“录制幻灯片演示”对话框，如图6.47所示。此功能不仅可录下演讲者的讲解内容，还可记录幻灯片的放映时间，以及演讲者使用激光笔在幻灯片上讲解时的墨迹。录好的幻灯片可脱离演讲者来放映。
6.4.2输出演示文稿
根据用户不同的需求，输出演示文稿的类型也不同，除了放映演示文稿，还可以将演示文稿制作为多种类型的输出，如PDF/XPS文档、图片文件、视频文件、打印输出等。
1.创建PDF/XPS文档
PDF或XPS文档是以固定的格式保存演示文稿，保存后的文档能够保留幻灯片中的字体、格式和图像，在大多数计算机上具有相同的外观，并且其内容将不能再被修改。
单击“文件”菜单中的“导出”按钮，在弹出的窗口中单击“创建PDF/XPS文档”后，单击右侧的“创建PDFXPS”按钮，在打开的“发布为PDF或XPS”对话框中选择文档的保存类型为“PDF”或“XPS文档”，输入文件名创建PDF或XPS文档，或者单击“文件”菜单中的“另存为”按钮，在弹出的窗口中单击“润览”按钮，弹出“另存为”对话框。选择保存类型为“PDF”或“XPS文档”。
查看创建的PDF或XPS文档时，不再需要使用PowerPoint软件，需要专门的PDF或XPS阅读软件。
2.演示文稿保存为图片
演示文稿制作完成后，可直接将幻灯片以图片文件的格式保存，可保存的图片格式有JPG、PNG等。
单击“文件”菜单中的“另存为”按钮，在弹出的窗口中单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话框，设置保存类型、保存路径和文件名，单击“保存”按钮，弹出如图6.48所示的提示对话框，选择保存方式为“所有幻灯片”或“仪当前幻灯片”实现演示文稿保存成图片。若选择保存方式为“所有幻灯片”，则将每张幻灯片保存成一个单独的图片保存在设置的保存路径中。
3.演示文稿制作成视频文件
可以将演示文稿保存为WMV格式的Windows Modia视频文件或AVI、MOV等其他格式的视频文件，以保证演示文稿中的动画、旁白和多媒体内容顺畅播放，观看者无须在其计算机上安装PowerPoint即可观看。制作视频文件的操作步骤如下。
1）单击“文件”菜单中的“导出”按钮，在弹出的窗口中单击“创建视频”按钮，弹出如图6.49所示的“创建视频”窗格。
2）单击“全高清（1080p)”下拉按钮，可显示所有视频质量和大小的选项。
3）单击“不要使用录制的计时和旁白”下拉按钮，可选择是否使用录制的计时和旁白；在“放映每张幻灯片的秒数”数值框中可更改每张幻灯片的放映时间。
4）单击“创建视频”按钮，弹出“另存为”对话柜，在该对话框的“文件名”文本框中输入视频文件的名称，并指定存放位置，然后单击“保存”按钮即可。
4.打印演示文稿
演示文稿除了可以用于在计算机中进行电子演示外，还可以将它们打印出来作为资料。PewerPoint2016中可以使用彩色、黑白或灰度来打印演示文稿中的幻片、讲义和备注页。
单击“文件”菜单中的“打印”按钮，弹出“打印”对话框。在其左窗格中可以对打印机、打印份数、打印范围、打印内容等进行设置，如图6.50所示。
为了节的纸张，可以选择“讲义”选项，同时设置每页打印的幻灯片张数以及它们的排列顺序等。
如果选择“备注页”选项，则将幻灯片和备注页的内容同时打印在一张纸上作为提醒演讲者之用。如果选择“大纲”选项，则只打印大纲视图中的文字部分。
