工程造价资料管理

1 工程造价资料包括的主要内容

（1）工程造价资料（不同阶段包括的内容不同，如结算阶段主要包括如4（1）中所列项目）。

（2）政府政策法律法规。

（3）政府文件、造价文件（各种清单定额、造价信息等）。

（4）工程造价经验数据库。

（5）工程标准规范。

（6）市场价格信息等。

2 工程造价资料的重要性

（1）工程造价资料是整个工程造价管理的基础性工作，对工程造价管理起着决定性的作用。工程造价管理基本是围绕着工程造价资料开展的，没有工程造价资料，工程造价管理无从谈起。

（2）工程造价资料是进行工程造价活动的前提，工程造价资料管理的好坏直接影响到工程造价管理的结果，甚至是决定了工程造价管理的结果，因此，有必要专门针对工程造价资料加强管理。

（3）工程造价资料是积累造价经验数据的源泉，其质量直接决定了造价经验数据的效用。

通过上面的叙述我们对工程造价资料有了个基本的了解，下面通过对其中施工过程中形成的工程造价资料的管理从甲方的角度作进一步的探讨（对于与造价相关的政府文件、标准规范、清单定额、价格信息等的管理不在本文讨论范围）。

3 工程造价资料管理存在的问题

实际上，工程造价资料相比工程档案资料范围更广、更复杂，其重要性也不比工程档案资料低，但在我国现在的工程建设管理中，往往只设立有专职的工程档案资料部门和人员却没有专职的工程造价资料部门和人员，导致了工程造价资料管理不到位，经常出现如下问题：

3.1 完整性问题

资料完整性问题一个方面表现在资料本身的缺漏、重复；另一个方面表现在资料内容的不完整（如附件不全，资料具体内容描述不全）。

3.2 时效性问题

主要表现在资料形成的时间与工程活动发生时间不符，比如签证，合同约定在发生签证事项后14d内要提交给甲方签认，甲方要在28d内提出修改或签好，但实际情况往往超出这个时限，而且最终的认定还是以签字为准，时限形同虚设。

3.3 有效性问题

主要出现在签字盖章手续的不完整不统一，或者缺少关联资料，比如有的签证只有签字而没有盖章，有的只有监理的签字，有的应附工程联系单而未附，更有甚者出现冒签仿签的情况。又比如设计变更，设计变更出来后又口头取消（这在样板房设计中很常见），但无书面资料，缺少变更是否实施的确认资料，造成变更的有效性成疑。

3.4 规范性问题

①表现在资料的质量问题，主要是其内容的质量达不到工程造价管理的要求；②表现在格式的统一性问题。还是以签证为例，除了签证内容本身五花八门，如有的有签证原因描述，发生时间和部位，完成的质量和时间，有详细的计算式和附件（包括现场照片、图纸等），但有的却仅仅有个项目和数量，另外签证的附件也是各展神通，有的附个计算式，有的附两张照片，有的附个变更，有的附个会议纪要，有的附件是原件，有的是复印件，有的清晰明了，有的模糊不清。再拿桩施工记录来讲，有的没填地面标高或者填个错误的地面标高，导致无法准确计算出有效桩长。

4 问题产生的原因及解决办法、手段

（1）导致造价资料（下称资料）各种问题的原因有很多，其中很重要的一个就是缺少对资料的专门管理 （管理力量不到位，执行不到位）；其次是没有统一要求，拿结算资料来说，没有形成整份完整结算资料要求（包括组卷要求，如提供要求列表），没有具体的格式要求（如资料必须有目录、页码等），没有具体内容的要求（如签证：哪种类型的签证应该附什么资料，内容应该如何填写、签章和日期等）；再者就是资料的丢失，有可能在形成过程中某个节点被遗忘丢失、也可能在交接过程中遗漏造成丢失。这就是制度、标准不到位，也会导致执行不力。

根据产生问题的原因，要解决这些问题，首先应加强工程造价资料的管理力量，设立专职的工程造价资料管理部门及人员并要求甲乙双方有专人的对接。

其次，通过合同或双方确认的有效文件对工程造价资料的组成、组卷、格式及具体填写要求、有效性作出统一要求。如一般的结算资料要求如下列表：

①工程结算书及其电子文档；

②合同文件；

③工程竣工图（及其电子文档）；

④招标文件（及招标答疑）；

⑤投标文件；

⑥中标通知书；

⑦工程开工报告；

⑧竣工验收报告；

⑨工程设计变更；

⑩工程签证；

工程量计算书及其电子文档；

招标图；

图纸会审记录；

工程洽商记录；

发包人施工指令（工程联系单、工程通知单等）；

会议纪要；

材料、设备单价呈批审核单及其电子文档；

甲供材料证明（送货单、下料单、材料进场确认单等）；

施工组织设计；

工程地质勘察报告及水文资料；

工程档案资料；

工期逾期情况说明；

涉及税金调整的工程款支付明细；

工程违约扣款单；

工程索赔及相关资料；

与结算有关的发票（如为复印件，须提交与原件一致的证明文件）；

第三方检测报告；

其他结算资料。

再者，建立工程造价资料遗失的处理制度来规定补办办法及时限。

更一步来讲，要实行制度化管理，增强制度建设，可以作为其他相关制度的补充，增加造价资料出错成本，从而减少出错风险：如建立造价资料内容管理制度，造价资料备份收集整理制度，资料交接、遗失管理制度（如何补办，补办的要求及流程），重要资料（如签证）记录台账制度等。

（2）资料时效性问题的产生，有客观因素也有人为因素，比如赶工期间相关人员配备不足，或者在乙方相关人员突然离职而未能及时补充，人为的因素比如乙方人员拖延、监理、甲方人员的拖延等，解决的措施如下：

定期处理制度，如制定每月（每季）对已经发生未办理资料的、对已办理资料未签字完成的进行统计、督办，如乙方在此期间不办理则作自动放弃处理。在人员变动时的会商处理。明确事后补签流程，还可以在合同中订明工程造价资料上报、补充的最迟期限条款。

（3）资料有效性问题产生要原因是，未对有效性作出统一明确要求，资料因各种原因未走完流程。

甲方应有明确的签认流程并应知会乙方。有的甲方可能会有权限分级制度，不同的资料需要走的流程不同，这些都应让双方资料员清楚知晓，以便及时有效完成有关资料。为了防止原件遗失，资料的应多方备份，对重要的资料还应电子备份，并建立资料原件遗失的处理程序。此外对关键人员的签章要留档备查。

（4）资料的规范性问题主要原因就是未对资料的形成作出明确的格式和填写要求。

可以通过合同对表格及文档格式、编号、签字及日期作统一要求（如桩施工记录必须要有甲方工程师签字），对某些重要资料的内容（如签证必须载明签证事由、实施地，签证内容施工开始及完成时间等），作出具体要求。提供相应的范本及填写说明并知会相关人员，并由资深专业造价资料人员定期检查并纠正。

（5）此外，要与时俱进，利用现代化手段，通过开发专门的资料管理系统（如变更签证管理系统），对重要的工程造价资料进行集中统一管理，能有效减少上述问题的产生。

5 相关的电子资料管理

随着电子信息技术的快速进步发展，电子资料占比越来越重，其重要性也越来越大，因此有必要把电子资料单独列出来探讨一下。造价资料中的电子资料内容：电子图、电子表格、电子文档、电子图像、专业软件文件以及录音录像等。

电子资料存在的常见问题与应对措施：

（1）电子资料与纸质资料不符；应该由使用部门与提供单位直接交涉，索取与纸质版本一致的电子资料。

（2）版本、格式不统一，可以在合同中列明对电子资料的版本及格式等各项具体要求 （如具体使用哪种计价、算量软件，哪个版本，电子表格使用哪种办公软件的哪个版本并提供具体样表等）并对不符合要求的电子资料作退回重交的约定。

（3）电子图不符合专业软件的应用习惯，这方面主要是针对算量软件和工作效率来说的，可以在订立设计合同时提出对电子图的一些具体要求 （如同一种构件、图例用同一个图层，不同则用不同图层）。

（4）电子照片日期不明、部位不明，对有关照片的组成作出明确要求，除了照片本身，还须配以形成日期、部位、说明，由双方签字确认。

（5）电子资料缺失，导致电子资料缺失的原因有很多，比如没有统一管理，没有专人负责，具体表现在应备份的时候未及时备份 （如某一关键阶段的对数结果未保存或被覆盖），对重要的唯一的或不可溯电子资料未备份不足，硬件损坏或遗失等等。不管是什么原因，在电子资料日益重要的发展趋势中，务必要对电子资料进行统一管理，建立配套的完善的管理制度，最好有专人负责，对重要的电子资料进行及时锁定存档，对重要的动态资料多处多份备份。此外，对重要的非电子资料也应该进行电子化处理。

6 工程造价资料的档案管理

工程造价资料档案对造价分析、供应商记录评价的作用巨大。因此有必要加强对工程造价资料的归档管理，针对工程造价的特点，设立专门的管理部门（人员）并建立专门的管理制度。此外，定期对造价资料管理进行总结分析，汇总管理中出现的问题并提出相应的改进措施，不断完善相关制度。