41 Word 2016的基本概念和基础操作 

本节介绍Word 2016的基本概念和基础操作。

4.1.1 Word的启动和退出 

1  Word 的启动

Word是在Windows环境下运行的应用程序，启动和退出的方法与一般应用程序类似。

方法1：从“开始”菜单启动。单击“开始”按钮

→“所有程序”→“Word”菜单命令。

方法2：通过桌面快捷方式启动。双击桌面上的快捷方式图标-

方法3：打开已存在的Word文档。双击某Word文件图标-

启动Word后，首先看到的是Word的正在启动屏幕，随后出现Word窗口。应用第1种和第2种方法，Word会打开“开始”界面，单击“空白文档”图标，会创建一个名为“文档1”的空白文档，应用第3种方法会打开已存在的Word文档。

2  Word的退出

退出Word的常用方法有以下几种。

方法1：利用“文件”菜单。单击“文件”→“关闭”菜单命令，关闭当前文档。

方法2：使用关闭组合键“Alt”＋“F4”。

方法3：利用窗口的控制菜单。单击Word窗口的控制菜单区，打开Word窗口的控制菜单，单击“关闭”命令；或者双击Word窗口的控制菜单区。

方法4：利用窗口的“关闭”按钮。单击Word窗口的“关闭”按钮-

方法5：利用任务栏上的文档按钮。右键单击任务栏中的文档按钮-

，在弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令。

执行退出Word操作时，如果有文档修改后尚未保存，Word会在退出之前弹出如图3-1所示的对话框，询问是否将更改保存到文档1中。若单击按钮，则保存当前文档后退出Word；若单击按钮，则不保存当前文档退出Word；若单击按钮，则取消退出Word的操作。

4.1.2 Word 2016的窗口组成

Word 2016窗口各组成部分的功能见表3-1所示。

Word 2016通过各功能分组来展示各种功能按钮，便于用户查找与使用。用户单击各功能分组中的功能按钮，便可实现对文档的编辑操作。Word 2016各功能区的分组见表3-2所示。

4.1.3 Word文档操作 

1新建文档

【应用】新建、打开和保存文档的操作方法。在Word中可以使用以下几种方法来创建文档。

方法1：单击“快速访问工具栏”中的“新建”图标。

方法2：执行“文件”→“新建”命令，在右侧面板中单击“空白文档”图标，如图3-3所示。

方法3：使用组合键“Alt”+“F”打开“文件”下拉菜单，使用上、下箭头键移动光标到“新建”命令，在右侧面板中单击“空白文档”图标。

方法4：使用组合键“Ctrl”+“N”。

方法5：执行“文件”→“新建”命令，在右侧面板中单击“书法字帖”图标或其他图标，新建一个模板文档。

2 保存文档

（1）新建文档的保存

保存新建文档有两种方法：一种是手动保存，另一种是自动保存。手动保存的操作方法如下所述。

步骤1：执行“文件”→“保存”命令，或者单击快速访问工具栏中的“保存”图标，跳转到“另存为”命令，在右侧面板中单击“浏览”，如图3-4所示。

步骤2：打开“另存为”对话框，选择文件保存路径后，在“文件名”文本框中输入文档名，在“保存类型”列表框中选择文件类型，单击“保存”按钮即可，如图3-5所示。

（2）“保存”和“另存为”的区别

“文件”菜单中有两个与保存有关的命令：“保存”和“另存为”，二者的区别如下。

对于一个新建的文件，第一次保存时，两个命令是等效的。选择“保存”就等于选择“另存为”命令，选择“保存”命令后会自动跳转到“另存为”命令。

对于已存在的文档：

●“保存”命令：选择“保存”命令会直接保存文件，不会弹出“保存”对话框。

●“另存为”命令：选择“另存为”命令，在右侧面板中单击“浏览”，会弹出“另存为”对话框，需要更改文件名（或同时更改保存类型及保存路径）保存为另一个文件。

（3）“自动保存”功能

Word提供了自动保存的功能，可以设置定时保存，以保障文档安全。其操作如下。

步骤1：执行“文件”→“选项”命令，如图3-6所示。

步骤2：打开“Word选项”对话框，在“保存”选项卡中勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并设置保存时间间隔。

步骤3：单击“确定”按钮，如图3-7所示。

这样，Word就会根据用户设置的时间值，每隔一段时间自动保存一次文件。

（4）文档的保护

当文档设置了“打开权限密码”时，用户在没有密码的情况下就无法打开此文档。

如果允许别人查看文档，但禁止修改，可以给这种文档设置“修改权限密码”。用户可以在没有密码的情况下以“只读”方式查看它，但无法修改它。

设置密码可以保护文档，方法如下。

①设置“打开权限密码”。

如果在保存前设置了“打开权限密码”，再打开Word时首先要核对密码，只有在密码正确的情况下才能打开。设置“打开权限密码”的步骤如下。

步骤1：执行“文件”→“另存为”→“浏览”命令，打开“另存为”对话框，在对话框中，执行“工具”→“常规选项”命令，如图3-8所示，打开“常规选项”对话框。

步骤2：在“常规选项”对话框中的“打开文件时的密码”文本框输入密码，如图3-9所示。

步骤3：单击“确定”按钮，此时出现“确认密码”的对话框，要求用户再次输入所设置的密码，如图3-10（a）所示。

步骤4：在“确认密码”对话框中的文本框中重复输入所设置的密码，单击“确定”按钮。如果密码相同，则返回“另存为”对话框，否则出现如图3-10（b）所示的信息框。此时只能单击“确定”按钮，重新设置密码。

步骤5：返回“另存为”对话框后，单击“保存”按钮即可存盘。

再次打开被加了密的文档时，将会出现“密码”对话框，要求用户输入密码，密码正确时，则文档打开；否则，文档不予打开。

如果想取消设置的密码，可以按如下步骤操作。

步骤1：用正确的密码打开该文档。

步骤2：执行“文件”→“另存为”→“浏览”命令，打开“另存为”对话框。

步骤3：在“另存为”对话框中执行“工具”→“常规选项”命令，打开“常规选项”对话框。

步骤4：在“打开文件时的密码”文本框中有星号，代表设置的密码，按“Delete”键删除密码，单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框。

步骤5：单击“另存为”对话框中的“保存”按钮，以后再打开此文件时就不需要输入密码了。

②设置修改权限密码。

用户可以打开并查看一个设置了修改权限密码的文档，但无权修改它。参考图3-9，设置修改权限密码要将密码输入到“修改文件时的密码”文本框中，其余操作与设置打开权限密码的操作一样。设置完成后，在打开该文件时弹出的“密码”对话框中将多出一个“只读”按钮，不知道密码的用户只能以只读方式打开它。

③设置文件为“只读”属性。

将文件属性设置成“只读”属性，也是保护文件不被修改的一种方法。参考图3-9，其步骤如下。

步骤1：用上述方法打开“常规选项”对话框。

步骤2：勾选“建议以只读方式打开文档”复选框。

步骤3：单击“确定”按钮，返回到“另存为”对话框。

步骤4：单击“保存”按钮完成设置。

4.1.4 文档的显示 

1 全屏显示

想要屏幕显示更多的文本，可单击“文件”→“选项”命令，选择“自定义功能区”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“所有命令”，在下方的列表框中找到并选中“全屏显示”，在右侧“主选项卡”列表框中新建组或新建选项卡（如选中“开始”，单击“新建组”按钮），单击“添加”按钮将“全屏显示”添加到新建组中，如图3-11所示，单击“确定”按钮。这样就能在“开始”功能区中看到“全屏显示”按钮了，单击“全屏显示”按钮，切换到全屏显示视图。在全屏显示视图中，标题栏、功能区、状态栏和其他部分都被隐藏起来，全屏显示编辑区中的文本。用户可以在这个视图中输入并编辑文本，也可以从浮动工具栏中选择常用

2Word多种视图

所谓“视图”，其实就是文档显示的方式，不同的视图只是显示效果不同，文档内容并没有变化。Word的视图有页面视图、阅读视图、Web 版式视图、大纲和草稿。“视图”组中的功能按钮切换视图，也可以通过Word窗口右下角的视图按钮 切换视图。各类视图的主要功能见表3-3。