一、電話をかける
1．電話をかける時のポイント
（1）相手の名前、部署名、役職名を確認しておく。
（2）時間帯を選ぶ。
営業時間外、昼食の時間帯、退社時刻前、夜間はなるべく避ける。
（3）電話する前に「要件の内容」と「話す順番」をメモしておく。
（4）電話での会話は、正確・簡潔・丁寧で、要領よく話して、普通の要件なら、三分以内で終わるように心がける。
（1）相手が出たら、丁寧に挨拶する
自分の会社名・名前を名乗り、挨拶する。
例：こんにちは。私は大和電機の小野と申します。（你好。我是大和电机的小野。）
私は上海商事の李と申します。いつもお世話になっております。（我是上海商事的小李。总是承蒙您的关照。）
私はABC株式会社の張と申します。お忙しいところ、突然のお電話で失礼いたします。（我是ABC株式会社的小张。百忙之中突然给您打电话，真是抱歉。）
（2）取次ぎを依頼する場合
①話をしたい相手の部署名、役職名、名前を告げて、丁寧に取次ぎを依頼する。
例：人事課の山下様をお願いします。（请人事科的山下先生听电话。）
営業課の高井課長をお願いできませんか。（可以请营业科的高井科长接电话吗？）
（～さんをお願いできますか：相手に誰かを呼び出すか頼む時の言い方）
②相手が不在の場合、こちらから改めてかけ直すことを伝えてもらう。
例：では、また後ほどこちらから掛け直します。（那么我回头再打给您。）
3時ごろ改めてお電話させていただきます。（3点左右再给您打电话。）
5時ごろまたご連絡いたします。（5点左右再联系您。）
（3）相手が出た時、相手の都合を伺う
例：今、お時間よろしいでしょうか。（现在有时间吗？）
今、5分程度のお時間をいただいてもよろしいでしょうか。（现在可以占用您5分钟左右的时间吗？）
（4）要件を簡潔に伝える
例：新製品の件で、お電話を差し上げました。（关于新产品的事，给您打了这个电话）
Aプロジェクトのため、お電話をさせていただきました。（因为A项目，所以给您打了这个电话。）
（5）お礼を述べて、静かに電話を切る
例：では、失礼します。（那么，再见）
お忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございました。（感谢您百忙之中抽出时间来。）
二、電話を受ける
（1）電話のベルが鳴ったら、２コール以内で受話器を取ります。3コール以上鳴ったら、「お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添える。
（2）感じよく電話に出る。
（3）「もしもし」は不要。電話がかかってきたら、会社での受け答えで「もしもし」は不要です。「はい、～でございます」というように答えましょう。
2．電話の受け方及び文型・表現
（1）挨拶して、会社名、部署名、名前を名乗る
例：はい、A会社でございます。（这里是A公司。）
おはようございます、B会社でございます。（早上好，这里是B公司。）
お電話ありがとうございます、C会社販売課の佐藤でございます。（感谢您的来电，我是C公司销售科的佐藤。）
（2）相手を確認する
①相手の社名と名前を聞いたら、復唱する。
例：A会社の田中様でいらっしゃいますね。（您是A公司的田中先生啊。）
例：失礼ですが、どちら様でしょうか。（对不起，请问您是哪位？）
③聞き取りにくい場合には、聞き直す。
例：恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします。（对不起，电话好像有点听不清楚，请再说一遍。）
（3）電話を取り次ぐ
①名指し人が不在の場合、不在であることを詫びて、不在の状況（外出、会議中等）を伝え、伝言の必要があるかどうか、相手の意向を確認します。
例：申し訳ございません。渡辺はただ今、席を外しております／外出しております／（電話・接客・会議）中でございます。（对不起。渡边现在不在座位上/外出了/（正打电话·正接待客户·开会）。）
こちらから電話する：こちらからおかけ直しいたしましょうか。（给您打电话吧。）
戻りましたら、折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか。（回来后，给您回个电话好吗？）
相手から電話してもらう：もう一度、お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか。（能请您再打一次电话吗？）
②相手を待たせる
例：ただ今、本人に代わりますので、少々お待ちください。（现在就转给本人，请稍等。）
渡辺はただ今電話中ですので、このまましばらくお待ちいただけますか。（渡边现在正在打电话，能请您再稍等一会儿吗？）
③電話を再開する
例：お待たせいたしました。渡辺です。（让您久等了。我是渡边。）
お電話代わりました。渡辺です。（电话转接过来了。我是渡边。）
（4）相手の要件を復唱する
例：かしこまりました。～ということですね。（知道了。就是说……吧。）
（5）お礼を述べて、相手が電話を切るのを待つ
例：お電話をいただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。（谢谢您打来电话。那么，再见。）
（1）名指し人が電話を受けた人である場合
【フローチャート】
李：挨拶
田村：挨拶・自己紹介・取次ぎを依頼する
李：自己紹介
田村：相手の都合を聞く
……要件が終わる……
田村：感謝する
李：応える
田村：電話終了の挨拶
李：電話終了の挨拶
【モデル会話】
李：はい、上海商事でございます。
田村：初めてお電話さし上げます。わたくし、神戸商事の田村と申します。営業課の李さんをお願いできませんか。
李：私は李です。それで、本日はどのようなご用件でしょうか。
田村：実は、当社の新製品の件でお電話したのですが、今、5分程度のお時間をいただいてもよろしいでしょうか。
李：はい、どうぞ。
……要件が終わる……
田村：本日はお忙しいところをお時間をいただきまして、ありがとうございました。では、よろしくお願いします。
李：はい、かしこまりました。
田村：では、失礼いたします。
李：失礼いたします。
（2）電話を取り次ぐ場合
【フローチャート】 王：挨拶＆自己紹介 田村：挨拶＆自己紹介 王：相手を確認する 田村：取次ぎを依頼する 王：担当者に取り次ぐ ……電話を取りづく…… 李：挨拶＆自己紹介 田村：挨拶＆相手の都合を聞く ……要件が終わる…… 田村：感謝する 李：応える 田村：電話終了の挨拶 李：電話終了の挨拶
【モデル会話】
王：はい、上海商事でございます。
田村：神戸商事の田村と申します。いつもお世話になっております。
王：神戸商事の田村様でいらっしゃいますね。いつも、大変お世話になっております。
田村：お忙しいところを恐れ入りますが、営業課の李さんをお願いできませんか。
王：李でございますね。少々お待ちください。
……電話を取りづく……
李：お電話代わりました。李です。
田村：神戸商事の田村です。いつもお世話になっております。今、お時間よろしいでしょうか。
……要件が終わる……
田村：本日はお忙しいところをお時間をいただきまして、ありがとうございました。では、よろしくお願いします。
李：はい、かしこまりました。
田村：では、失礼いたします。
李：失礼いたします。
【フローチャート】
王：挨拶＆自己紹介
田村：自己紹介・取次ぎを依頼する
王：相手を確認する・不在であることを詫びる・不在の状況を伝える・相手の意向を確認する
田村：意向を言う
王：提案する
田村：自分の解決策を言う
王：締めくくりの挨拶
田村：応える
王：電話終了の挨拶
田村：電話終了の挨拶
【モデル会話】
王：お電話ありがとうございます。上海商事でございます。
田村：わたくし、神戸商事の田村と申します。営業課の李さんをお願いします。
王：神戸商事の田村様でいらっしゃいますね。誠に申し訳ございませんが、李はただ今、席を外しております。何かお急ぎのご用でしょうか。
田村：はい、ちょっとご相談したいことがございまして。
王：李が戻りましたら、お電話させましょうか。
田村：いいえ、結構です。後ほど私のほうからかけ直しますので。
王：さようですか。では、李にそう伝えておきます。私、営業課の王と申します。
田村：では、よろしくお願いいたします。
王：かしこまりました。では、失礼いたします。
田村：失礼いたします。
（2）名指し人から電話してもらう場合
王：挨拶＆自己紹介 田村：自己紹介・取次ぎを依頼する 王：相手を確認する・不在であることを詫びる・不在の状況を伝える・相手の意向を確認する 田村：意向を言う 王：提案する 田村：相手の提案に同意する 王：念のため、相手の電話番号を確認する 田村：電話番号を教える 王：相手の電話番号・会社名・名前を復唱する 田村：確認済み 王：締めくくりの挨拶 田村：応える 王：電話終了の挨拶 田村：電話終了の挨拶
【モデル会話】
王：お電話ありがとうございます。上海商事でございます。
田村：わたくし、神戸商事の田村と申します。営業課の李さんをお願いします。
王：神戸商事の田村様でいらっしゃいますね。誠に申し訳ございませんが、李はただ今、会議中でございます。何かお急ぎのご用でしょうか。
田村：はい、ちょっとご相談したいことがございまして。
王：李が戻りましたら、お電話させましょうか。
田村：それではお手数をお掛けいたしますが、お願いできますでしょうか。
王：はい、かしこまりました。恐れ入りますが、お電話番号を教えていただけませんか。
王：復唱させていただきます、06-1234-5678、神戸商事の田村様でいらっしゃいますね。
田村：はい。さようでございます。
王：かしこまりました。私、営業課の王と申します
田村：では、よろしくお願いいたします。
王：はい。では、失礼いたします。
田村：失礼いたします。
まとめ
一、電話をかける
1．電話をかける時のポイント
2．電話のかけ方及び文型・表現
二、電話を受ける
1．電話を受ける時のポイント
2．電話の受け方及び文型・表現
三、電話応対のモデル会話（電話をかける＋電話を受ける）
1．名指し人がいる場合
2．名指し人が不在の場合
