4.2 Excel基本操作
4.2.1 工作簿的操作
1.新建工作簿
新建工作簿的常用方法
l 启动Excel后，系统自动会创建一个名为“工作簿1”的新工作簿，默认包含1张名为Sheet1的工作表，单击Sheet1右边的加号，可添加Sheet2，Sheet3……。
l 选择“文件”按钮中“新建”选项，如图4-2所示。单击“空白工作簿”，可以创建新的工作簿。
l 在Excel 2016中按Ctrl+N组合键，也可以新建Excel工作簿。
2.打开工作簿
打开工作簿的常用方法
l 选择“文件”按钮中的“打开”命令。
l 按Ctrl+O组合键。
两种方式都可以显示“打开”界面，如图4-3所示，单击“浏览”可以弹出“打开”对话框，选择要打开的工作簿，如图4-4所示，单击“打开”按钮。
3.保存工作簿
Excel的工作表不能以单独的形式保存，必须以工作簿为单位整体保存。常用的保存工作簿的方法有：
l 选择“文件”按钮下的“保存”命令。
l 单击“快速访问”工具栏的“保存”按钮
。
l 按Ctrl+S组合键。
图4-2 新建工作簿
图4-3 打开工作簿
图4-4 “打开”对话框
图4-5 “另存为”对话框
当文件第一次保存时，会弹出“另存为”对话框，需要选择保存位置，输入文件名称。当对已有文档修改时，保存时以原有的位置和名称保存，不弹出“另存为”对话框。当对已有文档使用“文件”按钮下的“另存为”命令时，会弹出“另存为”对话框，如图4-5所示。
4.保护工作簿
当工作簿中的信息比较重要，不希望他人随意打开修改工作簿时，可以给工作簿设置保护信息。选择“文件”按钮下的“信息”命令,对“保护工作簿”中的选项进行设置，如图4-6所示。
l 当选择“始终以只读方式打开”时，只能打开不能对原工作簿修改，可以另存为新的工作簿。
l 当选择“用密码进行加密”时，可对工作簿加密，想打开时必须输入密码才能打开，如图4-7所示。
图4-6 保护工作簿
l 当选择“保护当前工作表”时弹出对话框，可进行设置是否可以插入、删除、改名等操作。
l 当选择“保护工作簿结构”时，不能插入、删除、重命名，但可以修改内容。选择窗口后，不能移动窗口，如图4-8所示。
图4-7 “保护工作表”对话框 图4-8 “保护结构和窗口”对话框
4.2.2 工作表的操作
1.工作表的插入、删除和重命名
插入工作表的方法
l 单击工作表标签最后侧的“插入工作表”按钮，可在最后面插入一张新工作表。
l 按组合键Shift+F11可在当前工作表的前面插入一张新工作表。
l 单击“开始”选项卡“单元格”组中“插入”按钮后的小三角，在下拉列表中选择“插入工作表”命令，可在当前工作表的前面插入一张新工作表。
l 鼠标右击某个工作表标签，在快捷菜单中选择“插入”命令，在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”，可在当前工作表的前面插入一张新工作表。
删除工作表的方法
l 选中要删除的工作表，单击“开始”选项卡“单元格”组中“删除”按钮后的小三角，在下拉列表中选择“删除工作表”命令。
l 右击要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”。
注意：删除工作表后，工作表中的数据将会删除，不可以撤销和恢复，删除时要谨慎。一个工作簿至少有一个工作表，所以不是所有的工作表都能删除。
重命名工作表的方法
l 右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”。
l 双击工作表标签，输入新名称覆盖原有名称。
l 单击“开始”选项卡“单元格”组中“格式”按钮后的小三角，在下拉列表中选择“重命名工作表”命令。
2.工作表的移动与复制
移动或复制工作表可以在同一个工作簿中进行，也可以在不同工作簿之间进行。如果要复制到另一个工作簿，必须确保该工作簿处于打开状态。
l 选中要移动或复制的工作表，直接拖到目标位置就是移动，按住Ctrl键拖动就是复制。对于不同的工作簿，可以先排列窗口再拖到鼠标。
l 通过“移动或复制工作表”对话框：右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”命令，或单击“开始”选项卡“单元格”组中“格式”按钮后的小三角，在下拉列表中选择“移动或复制工作表”命令，都可以打开“移动或复制工作表”对话框，如图4-9所示。选择“建立副本”复选框，就是复制，否则就是移动。在“工作簿”下拉列表框中选择移动或复制的目的工作簿，系统默认为当前工作簿。在“下列选定工作表之前”下拉列表框中选择工作表的位置。
通过对话框复制的工作表默认是放到最前面的，复制后的工作表的名称默认会在原来的表名后加上括号，括号内有对应复制的表的个数，如第一次复制Sheet1后的表名为Sheet1（2），再复制一次表名为Sheet1（3）。
3.工作表的隐藏与显示
当工作表的数据比较机密时，可以将工作表暂时隐藏起来。若只有一个工作表时则不可以隐藏。
l 右击需要隐藏的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，即可把工作表隐藏。在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”，在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要取消隐藏的工作表，如图4-10所示，单击“确定”按钮。
l 选择需要隐藏的工作表，单击“开始”选项卡“单元格”组中“格式”按钮后的小三角，在下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏工作表”命令，在下一级菜单中选择“隐藏工作表”或“取消隐藏工作表”命令。
图4-9 “移动或复制工作表”对话框 图4-10 “取消隐藏”对话框
4.工作表窗口的拆分与冻结
工作表的拆分
工作表的内容较多，一个窗口不能显示全部数据时，需要滚动屏幕查看工作表的其余部分内容。若希望在滚动工作表的同时，仍然能够看到其他部分的内容，可以将工作表窗口进行拆分。
操作方法：单击“视图”选项卡“窗口”组中“拆分”按钮，窗口被分成4个区域，屏幕中央出现横竖两条拆分线。移动光标到横拆分线处，当光标变成双向箭头时，按住鼠标左键不放，拖动到目标位置可以调节上下窗口的大小。
如果要取消拆分，再次单击“视图”选项卡“窗口”组中的“拆分”按钮，或者直接双击对应的拆分线即可。
工作表的冻结
如果希望工作表在滚动时，行、列标题或者某些数据保持固定，可以使用冻结功能。
操作方法：选定工作表的冻节点，单击“视图”选项卡“窗口”组中“冻结窗格”按钮，在弹出的列表中选择“冻结窗格”命令，拖动滚动条时，冻节点以上或左侧的所有单元格区域均被冻结。冻节点的选择为冻结行的下一行，冻结列的下一列。例如要冻结C3单元格，则选择D4单元格为冻节点。
如果要取消冻结，直接单击“视图”选项卡“窗口”组中“冻结窗格”按钮，在弹出的列表中选择“取消冻结窗格”命令。
4.2.3 单元格的基本操作
单元格是构成工作表的最小单位，对工作表数据的输入和编辑实际上就是对单元格输入和编辑数据，单元格的基本操作包括单元格的选择、插入、删除、调整行高与列宽、合并或拆分单元格、隐藏或显示单元格数据、插入批注等。
1.单元格的选择
对某个单元格或单元格区域进行操作时，必须先选定要操作的对象，遵循“先选定，后操作”的原则，选定不同单元格区域方法不同。
l 单击某个单元格可选定这个单元格。
l 单击行号可选择这一行。
l 单击列号可选择这一列。
l 单击某个单元格，按住左键拖动，鼠标经过的区域都被选中。
l 选定第一个单元格，按住Ctrl键单击其他单元格可以选择不连续的多个单元格。
l 选定第一个单元格，按住Shift键单击另外一个单元格可以选择以这两个单元格连线为对角线的矩形区域。
l 单击工作表左上角的全选按钮可以选择整个工作表。
2.插入行、列或单元格
在工作表中选择要插入行、列或单元格的位置，单击“开始”选项卡“单元格”组中“插入”右边的小三角，在弹出的列表中选择相应功能选项，即可插入行、列或单元格。其中，插入单元格必须设置如何移动原有单元格，如图4-11所示，有可能改变表的结构。执行插入行（列）命令后，总是在当前选定位置的上方插入行（或左边插入列）。可以进行多行或多列的插入，一般是选中几行（列）就会插入对应的行（列）数。
3.删除行、列或单元格
删除行要先单击行号，选择要删除的行。单击“开始”选项卡“单元格”组中“删除”按钮的小三角，在弹出的列表中选择“删除工作表行”，被选择的行将被删除，下面的行自动上移。删除列操作类似删除行。删除单元格还可以直接右击在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，在弹出的“删除文档”对话框中选择相应的操作，如图4-12所示。
图4-11 “插入”对话框 图4-12 “删除文档”对话框
4.合并单元格
合并单元格是指将选定区域多个单元格合并成一个单元格。合并后单元格的名称为第一个单元格的名称，特别注意的是，合并后只保留和显示第一个单元格的内容。
操作方法是：选中需合并的单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组“合并后居中”按钮旁的小三角，在列表中选择相应的合并选项即可。各合并选项的含义如下：
l 合并后居中：合并选中的单元格区域，并将该区域第一个单元格的内容居中显示。
l 跨越合并：将所选单元格的每列合并成一个列，显示该区域每行第一列内容。
l 合并单元格：将所选单元格合并到一个单元格，显示该区域第一个单元格的内容。
l 取消单元格合并：对选定区域中已经合并的单元格，取消合并。
5.隐藏与显示行或列
隐藏行或列的方法：
l 右击行号或列号，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令。
l 单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择“隐藏或取消隐藏”命令下的子菜单就可以隐藏相应的行或列。
l 按Ctrl+9组合键可隐藏行，按Ctrl+0组合键可隐藏列。
l 将行高或列宽的值设置为0。
l 若要显示已经隐藏的行或列区域，需要选定该隐藏区域上下相邻的两行（或左右相邻的两列），右击行号或列号，在弹出的菜单中选择“取消隐藏”命令。或者单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择“隐藏或取消隐藏”命令下的子菜单就可以显示隐藏的行或列。
6.调整行高与列宽
默认情况下，所有单元格具有相同的宽度和高度。当数据的宽度大于单元格宽度时，数据显示不全或者用“#####”显示，不便于用户浏览数据，通过调整行高或列宽可以将数据完整显示出来。
使用鼠标调整
选中需要调整的行或列，将鼠标定位到目标行或列之间的分隔处，当光标变成双向箭头后，按住鼠标左键拖到即可调整行高或列宽。或者光标变成双向箭头后双击调整到合适宽度或高度。
使用命令调整
选中需调整的行或列，单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”按钮旁的小三角，在“单元格大小”下选择相应的命令。选择“行高”、“列宽”弹出对话框，可输入精确数值。选择“自动调整行高”、“自动调整列宽”系统根据内容自动调整合适大小。
7.插入、编辑、删除批注
在需要插入批注的单元格右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入批注”命令，在单元格的旁边会出现一个小框，输入批注内容，在其他单元格单击可完成批注的输入。单元格右上角会出现红色小三角，当鼠标移到此单元格就会出现批注的内容，鼠标移开就会隐藏。
右击带批注的单元格，在弹出的快捷菜单中可选择“编辑批注”或“删除批注”完成编辑或删除。
4.2.4 单元格数据的输入
Excel中单击单元格可以直接输入数据，双击单元格可以修改内容或查看公式。输入结束后按Enter键，光标将定位到下一行的同列单元格，若要在一个单元格中输入多行内容，按Alt+Enter组合键可以换行。
Excel输入数据包括常量和公式，常量主要有数字类型、文本类型和逻辑类型，数字类型包括数字、日期、时间、货币、百分比等，每种数据都有特定的格式和输入方法。
1.文本的输入
字母、汉字、空格、字符和数字的组合、其他字符默认为文本型数据，默认对齐方式为左对齐。如果把数字、公式作为文本输入，应先输入半角的单引号“’”,再输入相应的内容，才能把数字字符当做文本，保留数字左边的0，计算时不参与计算，输入结束时单元格左上角有个绿色三角。
当输入的文本数据的长度超出单元格长度时，如果当前单元格右侧的单元格为空，则文本型数据会扩展显示到右侧单元格中。如果当前单元格右侧有内容，则超出部分会被隐藏，单击该单元格，可在编辑栏中查看全部内容。
2.数值的输入
数字0-9、正负号、/、$、E、%等数学或货币符号会自动默认为数字型数据，默认对齐方式是右对齐。输入数字型数据时应该注意以下几点：
l 输入分数时，先输入一个“0”和一个空格，再输入分数，例如输入1/4时，应输入0 1/4，如果直接输入1/4或者01/4则系统默认为日期1月4日。
l 输入负数时，直接在数值前加一个“-”号，或者用括号括起来，例如输入-4时，应输入-4或者（4）。
l 当单元格中输入的数字位数超过11位时，会自动用科学记数法来表示这个数字。
l 只保留15位的数字精度，超出15位的数字将转换为0。
3.日期和时间的输入
Excel将日期和时间当做数字来处理，可进行相加或相减运算，日期和时间默认对齐方式是右对齐。输入时应该注意以下几点：
l 日期的分隔符使用“/”或“-”，常见格式为yyyy/mm/dd、yyyy-mm-dd，比如要输入2022年1月31日，可以输入2022/01/31或者2022-01-31。时间的分隔符使用“:”，基于12小时制输入时，时间后输入一个空格再加AM或PM，常见格式为hh:mm AM或hh:mm PM。
l 如果要输入当前的日期，按Ctrl+；（分号）；如果要输入当前时间，按Ctrl+Shift+；（分号）。
l 如果在同一个单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。
4.有规律数据的输入
相同数据的输入
l 在连续的单元格中输入相同数据，输入一个数据后，鼠标移到单元格的右下角，出现填充柄时，按住左键不放，向水平或垂直方向拖到到目标单元格后放开，即可将数据复制到鼠标拖到经过的单元格中。
l 在不连续的单元格中输入相同的数据，先选中一个单元格，按住Ctrl键，依次单击需要输入数据的其他单元格，松开Ctrl键，输入数据后，再按下Ctrl+Enter结束。
l 在多张工作表中同一位置输入同一数据，选中一张工作表，按Ctrl键，依次单击需要输入数据的其他工作表标签，松开Ctrl键，输入数据即可。
系统提供的序列
Excel系统提供了一些常用的序列（如星期、季度、月份等），用户输入时，只需输入这些序列的第一项，再拖到填充柄即可填充。
用户自定义序列
除了系统提供的序列，用户可以自定义新的序列。
操作方法：选择“文件”按钮“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框左窗格中选择“高级”，在右窗格中的“常规”下单击“编辑自定义列表”按钮，如图4-13所示。在弹出的“自定义序列”对话框中输入“赵钱孙李”如图4-14所示，单击“添加”按钮，新定义的填充序列出现在“自定义序列”列表框中，单击“确定”按钮。返回Excel窗口，输入“赵”把鼠标移到左下角出现填充柄往下拖到即可填充“赵钱孙李”。
图4-13 Excel 选项对话框
图4-14 自定义序列对话框
有规律数据的输入
l 初始值是纯数字型数据或文字型数据，拖到填充柄填充的是相同数字（复制填充），若在拖到填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字自动增减1（向下向右是增，向上向左是减）。
l 初始值是文字型和数字型数据的混合时，填充时文字不变，数字递增1，如果填充时按下Ctrl键则是复制填充。
l 初始值是日期或时间型数据时，拖到填充柄会自动递增1的序列（日期以天为单位，时间以小时为单位）。如果填充时按住Ctrl键，则是复制填充。
l 如果选定连续两个包含数值的单元格填充，则填充的是等差序列，如果按住鼠标右键填充，释放鼠标后可在快捷菜单中选择“自动填充选项”（等差、等比、序列等）。选择“序列”会弹出“序列”对话框，或用“开始”选项卡“编辑”组“填充”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择“序列”命令，在弹出的“序列”对话框中“序列产生在”选择行或列，在“类型”中选择等比序列。“步长值”中输入数值，“终止值”中输入终止的范围，单击“确定”按钮即可填充。
【例4-1】在表格中显示100以内的偶数。
①在A1单元格中输入2。
②单击“开始”选项卡“编辑”组“填充”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择“序列”命令，在弹出的“序列”对话框中，“序列产生在”选择“列”，“类型”选择“等差序列”，“步长值”输入“2”，“终止值”输入“100”，如图4-15所示。
图4-15 “序列”对话框 图4-16 “设置”选项卡
5.数据有效性的设置
数据有效性设置是指对输入单元格中的数据进行有效的限制以防止用户输入无效数据，提高数据的输入速度和准确度。数据有效性设置可以设置输入数据的类型、文本长度、数字范围等，还可以设置“提示信息”、“出错警告”等信息。数据有效性通过单击“数据”选项卡“数据工具”组“数据验证”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择“数据验证”命令，在弹出的“数据验证”对话框中进行设置。
【例4-2】在B列中要输入手机号码，当输入的不是11位数字时提示错误。
①选择B列要输入手机号的区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组“数据验证”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择“数据验证”命令，弹出“数据验证”对话框。
②在“设置”选项卡中，“允许：”下拉列表中选择“文本长度”，“数据：”下拉列表中选择“等于”，“长度”下输入“11”，如图4-16所示。
③在“输入信息”选项卡中，“标题：”输入“手机号”，“输入信息：”下输入“请你输入11位数字”，如图4-17所示。
④在“出错警告”选项卡中，“标题：”输入“错误信息”，“错误信息：”下输入“你输入的不是11位数字”，单击“确定”按钮，如图4-18所示。
当鼠标单击设置有效性的单元格时会出现“输入信息”选项卡中设置的内容，如图4-19所示。当输入的不是11位数字时会弹出如图4-20所示的提示。
图 4-17 “输入信息”选项卡 图4-18 “出错警告”选项卡
图4-19 提示信息 图4-20 “错误信息”对话框
6.数据的修改、复制、移动、删除和清除
数据的修改
修改单元格中的数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，修改后单击“√”按钮确认或“×”按钮取消修改。二是直接在单元格中直接双击单元格进行修改。
数据的复制和移动
拖动法:单击要复制或移动的单元格，鼠标放到边框时变成双向十字箭头，拖动到新的单元格实现移动，按下Ctrl键实现复制。鼠标放到右下角变成细黑“+”时拖动实现复制。
剪贴板法：先选择要复制或移动的内容，按下Ctrl+C或Ctrl+X组合键，或者使用“开始”选项卡“剪贴板”组中的复制或剪切按钮，选择目标位置，按下Ctrl+V组合键或者“开始”选项卡“剪贴板”组中粘贴按钮，使用此方法默认是粘贴所有格式和内容，若只想粘贴内容或者格式，可使用“开始”选项卡“剪贴板”组中“粘贴”下的按钮如图4-21所示。或选择“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中设置，如图4-22所示。或在目标位置右击在弹出的快捷菜单中进行设置，如图4-23所示。
图4-21 菜单命令 图4-22 选择性粘贴对话框 图4-23 快捷菜单
数据的清除和删除
数据清除的对象是数据，单元格本身不受影响，主要包括清除单元格的格式、内容、批注、超链接等，也可全部清除。先选定需要清除的单元格，右击在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”或者按Delete键只清除单元格内容。或单击“开始”选项卡“编辑”组中“清除”按钮旁的小三角，在弹出的列表中选择相应的命令。
数据删除的对象是单元格、行或列，删除后，它们将从工作表中消失，他们包含的内容、格式也将全部丢失。
4.2.5 工作表的美化
编辑工作表中的数据后，可以对其进行格式设置，以改善工作表的外观，更清晰、突出地显示表格中的主要内容。这是制作表格比较重要的一步，一个表格创建的是否成功，其外观也起着关键性的作用。工作表的美化主要包括套用表格或单元格样式、设置单元格格式、格式的复制与清除和条件格式等。
1.设置单元格格式
工作表中数据都输入完成后，可使用“开始”选项卡“字体（或对齐方式、数字）”组右下角的小箭头，或者选中单元格右击在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。可以打开“设置单元格格式”对话框，如图4-24所示。
设置数字格式
Excel提供了多种数字格式，对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等，还可以自定义时间、日期的格式。
图4-24 “设置单元格格式”对话框 图4-25 “对齐”选项卡
设置对齐方式
Excel中数值类型默认为右对齐，其他类型均为左对齐，用户可以根据自己的需要设置对齐方式来使版面更加美观。在“设置单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，可设置水平对齐和垂直对齐的方式，如图4-25所示。
水平对齐：可设置常规（系统默认的对齐方式）、靠左（缩进）、居中、靠右（缩进）、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐（缩进）等。
垂直对齐：可设置靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐等。
自动换行：选中复选框，当单元格中的内容宽度大于列宽时，则自动换行。
方向：可以改变单元格内容的显示方向，可以通过输入数值来实现。
设置字体
选中要设置字体的单元格，在“设置单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，可设置字体、字形、字号、下划线、颜色、上标、下标、删除线等，在预览区可以看到设置的最终样式，如图4-26所示。
设置边框
Excel工作表默认的表格线是灰色的，打印时没有表格线。可以通过边框设置，使每个需要的表格或单元格都有实际边框。在“设置单元格格式”对话框中的“边框”选项卡进行设置，如图4-27所示。在“样式”下选择边框线的形状，在“颜色”下给边框设置颜色，在“预置”、“边框”下选择线条需要加在哪边，在预览区可以看到设置的效果，单击“确定”按钮。也可以选择“开始”选项卡“字体”组的“下框线”按钮，直接设置。
图4-26 “字体”选项卡 图4-27 “边框”选项卡
设置填充
为了使表格中的重要信息更加醒目，可以给单元格填充背景色和图案，在“设置单元格格式”对话框中选择“填充”选项卡，如图4-28所示。在“背景色”中选择需要填充的颜色，单击“填充效果”按钮可以设置双色填充、底纹样式。填充图案时可以为图案添加颜色，在示例中可以看到设置的效果。
设置保护
只有保护工作表后，锁定单元格和隐藏公式才有效，如图4-29所示。
2.套用单元格样式和表格格式
套用单元格样式
选择需要设置样式的单元格或区域，单击“开始”选项卡“样式”组中“单元格
图4-28 “填充”选项卡 图4-29 “保护”选项卡
样式”按钮，弹出单元格样式库，如图4-30所示，从中选择所需样式即可。
套用表格格式
系统提供了多种现成的表格样式，有浅色、中等深浅和深色3种类型共60种表格格式供选择。选择需要套用格式的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中“套用表格格式”按钮，在弹出的表格格式列表中选择合适的格式，如图4-31所示。
图4-30 单元格样式
图4-31 表格样式
3.设置单元格的条件格式
在实际应用中，经常需要根据某些条件，把工作表中的数据突出显示出来，可以通过设置单元格的条件格式来实现。
l 突出显示单元格规则（H）：主要适用于查找单元格区域中的特定单元格，是通过大于、小于、介于、……等比较运算符来设置特定条件的单元格格式。
l 最前/最后规则（T）：根据指定的截止值查找单元格区域中的最高值或最低值，或查找高于、低于平均值或标准偏差的值。
l 数据条（D）：可以帮助用户查看某个单元格相对于其他单元格的值，数据条的长度代表单元格中值的大小，值越大数据条就越长。
l 色阶（S）：作为一种直观的指示，可以帮助用户了解数据的分布与变化情况，分为双色刻度和三色刻度。
l 图标集（I）：可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三到五个类别。
【例4-3】在两列数值中查找相同姓名的同学。
①单击A列，按住Ctrl键的同时再单击B列，选中A、B两列的数据。
②单击“开始”选项卡“样式”组中“条件格式”下的“突出显示单元格规则”下的“重复值”命令，如图4-32所示，弹出“重复值”对话框，默认情况下重复值设置为浅红填充色深红色文本，单击“确定”按钮。两列重复的名字都变红色显示，非常醒目，如图4-33所示。
图4-32 “重复值”菜单命令 图4-33 “重复值”对话框
4.格式的复制与清除
在Excel文档中大量内容重复添加相同的格式，可以利用格式复制完成，操作方法：选中被复制格式的单元格区域，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中“格式刷”按钮，光标左边多了一个刷子图标，按住左键拖动经过目标单元格区域，即可将格式复制到该单元格区域。双击“格式刷”按钮可以复制多次，可以再次单击格式刷按钮或按Esc键取消格式刷。
如果对单元格设置的格式不满意，单击“开始”选项卡“编辑”组中“清除”按钮，在下拉列表中选择“清除格式”选项即可清除该单元格的所有格式，如图4-34所示。
4.2.6 应用案例
【案例描述】
计算机专业技能竞赛结束后，需要创建成绩表，将数据采集后录入电脑，并对表格进行美化。
【技术分析】
【案例实施】
①双击桌面上的Excel 2016图标，新建一个Excel工作簿，在sheet1工作表中A1单元格中输入2021级计算机专业技能竞赛成绩单。
②在A2：F2中分别输入学号、姓名、性别、班级、平面设计、网页制作等内容。
③在A3单元格中输入2021001，把鼠标放到A3单元格的右下角，等鼠标变为细黑“+”时，按住鼠标向下拖动到A12单元格松开鼠标，既可以自动填充到2021010，再输入其他相应的内容，如图4-35所示。
图4-34 “清除”按钮 图4-35 成绩单效果图
④在F列上右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，即可在原F列的左面插入一列，输入“平面设计排名”。同样分别在H2、I2、J2单元格中输入“网页制作排名”、“总分”、“排名”。
⑤选择A1：J1单元格，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，将标题合并居中，在“字体”组中设置字体为“华文彩云”、20号、加粗、红色。
⑥选中A2：J2单元格区域，在“字体”组中设置楷体、加粗、16号字、填充为浅蓝色。
⑦选中A3：J12的单元格区域设为宋体、16号字。
⑧选中A列到J列，把鼠标放到任意两列之间，鼠标变为水平双向十字箭头时双击，即可把所选列调整为合适的列宽。
⑨选中A2：J12的单元格区域，在“开始”选项卡，“字体”组中单击“所有边框”按钮，为单元格加上边框，效果如图4-36所示。
⑩单击“文件”按钮中的“保存”命令，在弹出的“另存为”页面中选择“浏览”，弹出“另存为”对话框，如图4-37所示。选择合适的位置，在“文件名”处输入“成绩单”。
图4-36 成绩单效果 图4-37 “另存为”对话框
【拓展提高】
1.探索使用“数据验证“功能输入“性别”和“班级”列。
2.复制工作表，在新工作表中，探索如何清除单元格格式，并使用“套用表格样式”快速美化工作表。
