3.5   文档格式化与排版

3.5.1   设置字符格式

1. 设置字体

为了使文档更加丰富多彩，Word 2010 提供了多种字体格式供用户选择。

选中文本后，在悬浮工具栏上，或者在“开始”选项卡的“字体”组中可以选择设置字体、字号、字形、字符颜色以及是否加下划线等。

如果在“开始”选项卡的“字体”组右下角单击对话框启动器按钮，可打开“字体”对话框做详细设置。

2. 设置字符间距

为了让文档的版面更加协调，有时还需要设置字符间距。字符间距是指各字符间的距离，通过调整字符间距可使文字排列得更紧凑或者更疏散。选中要设置字符间距的文本，打开图3-52 所示对话框，

切换到“高级”选项卡，在“间距”下拉列表框中选择间距类型，如“加宽”，然后在右侧的“磅值”微调框中设置间距大小，设置完成后单击“确定”按钮即可，如图3-53 所示。

 3. 设置文本突出显示

Word 2010 提供了“突出显示”功能，通过该功能，可以对文档中的重要文本进行标记，从而使文字看上去像用荧光笔作了标记。对文本设置突出显示的具体操作步骤如下：

选中要设置突出显示的文本，在“字体”组中或悬浮工具栏上单击“突出显示”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，将鼠标指针指向某种颜色时，可以在文档中看到预览效果，单击某种颜色，即可将其应用到所选文本上。

4. 格式刷

格式刷是一种快速应用格式的工具，能够将某文本对象的格式复制到另一个对象上，从而避免重复设置格式的麻烦。当需要对文档中的文本或段落设置相同格 式时，便可通过格式刷复制格式，具体操作步骤如下：

选中需要复制的格式所属文本，然后单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，此时鼠标指针呈刷子形状。按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标选择需要设置相同格式的文本，完成选择后释放鼠标，被拖动的文本即可应用所选文本的格式。

当需要把一种格式复制到多个文本对象时，需要连续使用格式刷。此时可以双击“格式刷” 按钮，使鼠标指针一直呈刷子形状。当不再需要使用格式刷时，可以再次单击“格式刷”按钮或按Esc 键，退出格式复制状态。

5. 快速清除格式

对文本设置各种格式后，如果需要还原为默认格式，需要依次清除已经设置的格式。Word 2010 提供了“清除格式”功能，通过该功能，用户可以快速清除字符格式。

选择需要清除格式的文本，然后单击“字体”选项组中的“清除格式”按钮，之前所设置的字体、颜色等格式即可被清除掉，并还原为默认格式。

3.5.2设置段落格式

段落是Word 2010 的重要组成部分。所谓段落是指文档中两次回车键之间的所有字符，包括段末的回车符。设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、换行和分页、对齐方式等。设置段落格式主要是利用“段落”组中的按钮或在“段落”对话框中完成，如图3-55 和图3-56 所示。

1. 设置对齐方式

对齐方式是指段落在文档中的相对位置，段落的对齐方式有左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐5 种。默认情况下，段落的对齐方式为两端对齐。

选中要设置对齐方式的段落，或者把插入点放在要设置格式的段落中，然后在“开始”选项卡的“段落”组中单击相应的按钮，或者从“段落”对话框的“对齐方式”下拉列表框中选择相应的选项，然后单击“确定”按钮。此时，所选段落将以设置的对齐方式进行显示。

2. 设置段落缩进

为了增强文档的层次感，提高可阅读性，可对段落设置合适的缩进。段落的缩进方式有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4 种。

左缩进是指整个段落左边界距离页面左侧的缩进量。

右缩进是指整个段落右边界距离页面右侧的缩进量。

首行缩进是指段落首行第1 个字符的起始位置距离段落其他行左侧的缩进量。大多数文档的首行缩进量为两个字符。

悬挂缩进是指段落中除首行以外的其他行距离页面左侧的缩进量。悬挂缩进方式一般用于一些较特殊的场合，如杂志、报刊等。

设置段落缩进的具体操作一般通过“段落”对话框进行：

选中需要设置缩进的段落，打开图3-56 所示的“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中，通过“左侧”微调框可设置左缩进的缩进量，通过“右侧”微调框可设置右缩进的缩进量，在“特殊格式”下拉列表框中可选择“首行缩进”或“悬挂缩进”方式，然后通过右侧的“磅值”微调框设置缩进量，最后单击“确定”按钮。

通过文档上方的标尺或“开始”选项卡的“段落”组中的相关按钮也可以调整段落缩进。

3. 设置行距和段间距

为了使整个文档看起来疏密有致，可为段落设置合适的段间距或行距。段间距是指相邻两个段落之间的距离，行距是指段落中行与行之间的距离。

选中要设置间距的段落，然后打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中， 通过“段前”微调框可设置段前距离，通过“段后”微调框可设置段后距离，在“行距”下拉列表框中可选择行间距大小，设置完成后单击“确定”按钮。

通过单击“段落”组中的“行和段落间距”按钮，在弹出的下拉列表中也可以选择行距的大小。

3.5.3   项目符号和编号

1. 添加项目符号和编号

选中需要添加项目符号的段落，单击“开始”选项卡“段落”组中的“项目符号”或“编号” 右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，将鼠标指针指向需要的项目符号或编号时，可在文档中预览应用后的效果，对其单击即可应用到所选段落中。

默认情况下，在以“一、”、“①”或“a.”等编号开始的段落中，按下Enter 键换到下一段时，下一段会自动产生连续的编号。

在刚出现一个编号时，单击快速访问工具栏上的“撤消”按钮或按下Ctrl1Z 组合键，可以撤消自动产生的编号。

2. 添加自定义项目符号

根据操作需要，还可对段落添加自定义样式的项目符号或编号。

选中要添加项目符号的段落，在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“定义新项目符号”选项，弹出“定义新项目符号”对话框。单击“符号”或“图片”按钮，在弹出的对话框中选择新的符号或图片作为项目符号，然后单击“确定”按钮。

返回当前文档，保持段落的选中状态，再次单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击之前设置的项目符号样式，即可将其应用到当前所选段落中。

对段落添加自定义样式编号的操作步骤和添加自定义项目符号类似。

添加自定义样式的编号或项目符号列表后，文本内容如果不是很整齐，可打开“段落”对话框调整一下悬挂缩进的缩进量。

3. 添加多级列表

对于含有多个层次的段落，为了清晰地体现层次结构，可对其添加多级列表。

（1） 选中需要添加多级列表的段落，然后单击“段落”组中的“多级列表”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的列表样式。此时所有段落的编号级别为1 级，因而需要进行调整。

（2） 将插入点定位在应是2 级列表编号的段落中，然后单击“多级列表”按钮，在弹出的下拉列表中单击“更改列表级别”选项，在弹出的级联列表中单击“2 级”选项。此时，该段落的编号级别将调整为2 级。

在需要调整级别的段落中，将插入点定位在编号和文本之间，单击“段落”组中的“增加缩进量”按钮，或按Tab 键，可降低一个列表级别；单击“减少缩进量”按钮，或按Shift1Tab 组合键， 可提升一个列表级别。

3.5.4  分页、分节和分栏

1. 分页

Word 2010 有自动分页功能，当输入的文档内容满一页时系统会自动换到下一页，并在文档中插入一个自动分页符。除了自动分页外，也可以插入人工分页符强制分页。

将光标插入点定位到要分页的位置，切换到“页面布局”选项卡， 在“页面设置”组中单击“分隔符”右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“分页符”命令即可。通过Ctrl1Enter 组合键也可以开始新的一页。

在“开始”选项卡的“段落”组中单击“显示 / 隐藏编辑标记”按钮，可以显示出隐藏的人工分页符标记，把插入点定位在分页符前面，按Delete 键可以删除它，而自动分页符不能手工删除。

2. 分节

节是独立的编辑单位，每一节都可以设置成不同的格式。插入分节符即可将文档分成多节， 然后根据需要设置每节的格式。分节排版可以美化页面，达到丰富多彩的排版效果。

1） 分节符的类型

“下一页”：插入一个分节符，新节从下一页开始。

“连续”：插入一个分节符，新节从同一页开始。

“奇数页”或“偶数页”：插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。

文档分节以后，可以为不同节的文档设置不同的格式，如页边距、纸张大小或方向、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注等。

2） 插入分节符

将插入点定位在需要插入分节符的位置，切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分隔符”右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择相应的分节符命令即可，如图3-59 所示。

3） 删除分节符

在“开始”选项卡的“段落”组中单击“显示 / 隐藏编辑标记”按钮 ，可以显示出隐藏的分节符标记，将光标定位到“分节符”标记前面按Delete 键即可删除。

3. 分栏

为了提高阅读兴趣、创建不同风格的文档或节约纸张，可进行分栏排版。

选中要设置分栏排版的文档内容，切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择分栏方式。也可以通过选择“更多分栏”命令，打开“分栏” 对话框做详细设置，如图3-60 所示。

3.5.5  设置页眉、页脚和页码

页眉是每个页面页边距的顶部区域，通常显示书名、章节等信息。页脚是每个页面页边距的底部区域，通常显示文档的页码等信息。对页眉和页脚进行编辑，可起到美化文档的作用。

1. 插入页眉、页脚

打开文档，切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的页眉样式，所选样式的页眉将添加到页面顶端，同时文档自动进入页眉编辑区， 单击占位符可输入页眉内容（或者在段落标记处输入页眉内容），输入后可在“开始”选项卡中通过“字体”组进行格式设置。完成页眉内容的编辑后，在“页眉和页脚工具—设计”选项卡的“导航”组中单击“转至页脚”按钮，以转至当前页的页脚进行设置。

也可以选择“编辑页眉”或“编辑页脚”命令，此时系统会自动切换到页眉 / 页脚编辑状态， 功能区中也会增加并显示“页眉和页脚工具—设计”选项卡。

（1） 在页眉 / 页脚编辑状态，可以直接编辑页眉和页脚的内容，也可以单击功能区中的“页码”、“日期和时间”、“图片”或“剪贴画”等按钮，在页眉或页脚上插入相应内容。

（2） 在功能区的“位置”组中可以设置页眉和页脚距页面顶端或底端的距离，默认单位是厘米。

（3） 如果想为文档的奇数页、偶数页和首页分别设置不同的页眉和页脚，就要勾选功能区“选项”组中的“首页不同”、“奇偶页不同”等选项。

（4） 如果文档已经分节，可以为文档的不同节设置不同的页眉和页脚，方法是：单击功能区“导航”组中的“上一节”、“下一节”按钮，并保证“链接到前一条页眉”选项处于不选状态。

设置完毕，单击功能区右侧的“关闭”按钮，即可回到文档编辑状态。

2. 设置页码

如果一篇文档含有很多页，为了打印后便于排列和阅读，应添加页码。在使用Word 提供的页眉 / 页脚样式中，部分样式提供了添加页码的功能，即插入某些样式的页眉 / 页脚后，会自动添加页码。若使用的样式没有自动添加页码，就需要手动添加。

打开文档，切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择页码位置，如图3-63 所示，在弹出的级联列表中选择需要的页码样式即可。

此外，单击“页码”按钮后，若在下拉列表中选择“设置页码格式”选项，可在弹出的“页码格式”对话框中设置页码的编码格式、起始页码等参数，如图3-64 所示。

如果文档只有一节，系统默认的起始页码是从1 开始，否则默认起始页码是“续前节”，即从前一节页码的下一页开始计数。在图3-64 所示对话框中，可以为文档设置新的起始页码。

此外，当文档处于页眉 / 页脚编辑状态时，在“页眉和页脚工具—设计”选项卡中通过“页眉和页脚”组也能实现对页码的插入。若要对奇偶页添加不同样式的页码，可先设置“奇偶页不同”，再分别对奇偶页添加页码。

3.5.6    边框和底纹

在Word 2010 中，可以为选定的字符、段落、页面及各种图形设置各种颜色、形状的边框和底纹，从而美化文档，使文档格式达到理想的效果。

1. 为字符设置边框

选定要添加边框的文字，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“字符边框”按钮即可。

2. 为段落设置边框

选定要添加边框的文字或段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”按钮，在弹出的下拉列表中选择合适的框线类型即可。也可以在下拉列表中选择“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，如图3-65 所示。

在“边框”选项卡中，分别设置边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围等，其中应用范围可以是选定的文字或段落。对话框右边会出现效果预览，用户可以根据预览效果进行调整，直到满意为止。

3. 为文档设置页面边框

Word 2010 可以给整个页面添加一个页面边框，该边框可以是普通的边框，也可以是艺术型边框，使文档变得活泼、美观、赏心悦目。设置页面边框的方法是：

在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，切换到“页面边框”选项卡，分别设置边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围等。

如果要使用艺术型页面边框，从“艺术型”下拉列表框中进行选择后，单击“确定”按钮即可。应用范围可以根据需要进行设定。

4. 添加底纹

在“边框和底纹”对话框中还有一个“底纹”选项卡，可以给选定的文本添加底纹。方法是：

选中要设置底纹的文本，切换到“底纹”选项卡，如图3-67 所示，设定填充底纹的颜色、样式和应用范围等，单击“确定”按钮。

3.5.7    样式

样式和模板是Word 提供的快速排版文档的重要功能，常用于较长文档的排版，如书稿、论文等，可以大大简化排版操作，提高工作效率。

所谓样式就是Word 系统自带的或由用户自定义的一系列排版格式的总和，包括字符格式、段落格式等。通过运用样式来重复应用相同格式，可以快速为文本对象设置统一的格式，从而提高文档的排版效率。Word 2010 提供了多套样式集，每套样式集都设计了成套的样式，分别用于设置文章各级标题、副标题等文本格式。

        1. 应用样式

        2. 新建样式

        3. 修改样式

3.5.8   版面设计

1. 插入封面

在编辑论文或报告等文档时，为了使文档更加完整，可在文档中插入封面。Word 2010 提供了一个封面样式库，用户可直接使用。

（1） 打开要插入封面的文档，将插入点定位在文档的任意位置， 切换到“插入”选项卡，单击“页”组中的“封面”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的封面样式。

（2） 所选样式的封面将自动插入到文档首页，此时用户只需在提示输入信息的相应位置输入相关内容即可。

2. 设置主题

通过使用主题，用户可以快速改变Word 2010 文档的整体外观， 主要包括字体、字体颜色和图形对象的效果。如果在Word 2010 中打开Word 97 文档或Word 2003 文档，则无法使用主题，而必须将其另存为Word 2010 文档才可以使用主题。

打开Word 2010 文档窗口，单击“页面布局”选项卡“主题”组中的“主题”下拉按钮，在打开的“主题”下拉列表中选择合适的主题。当鼠标指向某一种主题时，会在Word 文档中显示应用该主题后的预览效果。

提示：如果希望将主题恢复到Word 模板默认的主题，可以在“主题”下拉列表中单击“重设为模板中的主题”按钮。

3. 页面设置

将Word 文档制作好后，用户可根据实际需要对页面格式进行设置，主要包括设置页边距、纸张大小和纸张方向等。

1） 通过功能区设置

如果只是要对文档的页面进行简单设置，可切换到“页面布局”选项卡，然后在“页面设置” 组中通过单击相应的按钮进行设置，如图3-71 所示。

页边距：页边距是指文档内容与页面边沿之间的距离，用于控制页面中文档内容的宽度和长度。单击“页边距”按钮，可在弹出的下拉列表中选择页边距大小。

纸张方向：默认情况下，纸张方向为“纵向”。若要更改其方向，可单击“纸张方向”按钮，在弹出的下拉列表中进行选择。

纸张大小：默认情况下，纸张大小为“A4”。若要更改其大小，可单击“纸张大小”按钮，在弹出的下拉列表中进行选择。

2） 通过对话框设置

如果要进行更详细的设置，可通过“页面设置”对话框实现。具体操作方法如下：

（1） 在要进行页面设置的文档中切换到“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组中的对话框启动器按钮，弹出“页面设置”对话框。

（2） 在“页边距”选项卡的“页边距”栏中，可自定义页边距大小，以及设置装订线的位置；

在“纸张方向”栏中，可设置纸张的方向，如图3-72 所示。

（4） 切换到“版式”选项卡，可设置页眉、页脚的相关参数，以及设置页面的垂直对齐方式等，如图3-74 所示。

（5） 切换到“文档网格”选项卡，在“文字排列”栏中，可设置文字的排列方向；在“网格”栏中选择某个单选项后，在下面的微调框中可设置每页的行数、每行的字符数等。

通常情况下，为了防止版式错乱，一般先进行页面设置，再编辑文档内容。