•4.4  数 据 清 单

Excel2010的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也称Excel数据库。

•4.4.1  数据清单

1. 数据清单的概念

具有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单，数据清单类似于数据库表，可以像数据库表一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据，，如图4-33 所示。在执行数据库操作（如查询、排序等）时，Excel 2010会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。

2.创建数据清单应遵循的规则

  （1）一个数据清单最好占用一个工作表。

  （2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。

  （3）每一列包含相同类型的数据。

  （4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。

  （5）显示行和列。在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。

  （6）使用带格式的列标。要在清单的第一行中创建列标，Excel2010将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。

  （7）使清单独立。在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2010检测和选定数据清单。

  （8）不要在前面或后面输入空格。单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。

•4.4.2     排序和筛选

一、排序

1. 简单排序

方法1：单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格。

方法2：选定“某列的任意一个单元格，然后，在“开始”选项卡的“编辑”组中，打开“排序和筛选”下拉菜单，执行“升序”命令。。      

2.按多个关键字段排序

   如果在排序时，数据清单中关键字段的值相同（此字段称为主关键字段），需要再按另一个字段的值来排序（此字段称为次关键字段），依此类推，还有第三关键字段。

3.按行排序或按字母排序

4.按颜色排序

 二、筛选

筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。

1. 自动筛选

2. 自定义筛选

3.按指定条件筛选数据

•4.4.3  分类汇总

分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2010中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。

注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。

•4.4.4   合并计算

合并计算是对一个或多个单元格区域的源数据进行同类合并汇总。合并计算可以对有相同位置的数据或相同分类的数据进行汇总。

要想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一个目的区，用来显示摘录的信息。此目标区域可位于与源数据相同的工作表中，也可在另一个工作表或工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源，此数据源可以来自单个工作表、多个工作表或多重工作簿中。

•4.4.5   数据透视表

数据透视表功能能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格。可以对数据进行查询、汇总、动态查看、突出显示等操作，还具有行和列的交互查看和提供多功能报表等功能。

•4.4.6   获取外部数据

在Excel2010 中，可以通过获取外部数据的方法快速地批量得到数据表。当源数据内容发生变化时，可以在不改变现有工作表样式的情况下根据源数据更新当前数据内容，这是单纯的复制/粘贴所不能实现的。这些数据可以从Access、网页、文本、现有连接、MicrosoftQuery 等获得。

•4.4.7   模拟分析

Excel 2010 提供了与假设前提相关的三种简单的数据分析方法：

    1方案管理器

    2单变量求解

    3模拟运算表

   具体实例见课本