3.2   使用Office2010 应用程序

3.2.1  Office 2010 应用程序的启动与退出

1.Office 2010 应用程序的启动

Office 2010 的各个应用程序的启动方法基本相同，常用的启动方法介绍如下：

1） 通过“开始”菜单中的快捷方式启动

单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中依次单击“所有程序”→“ MicrosoftOffice”，，选取要启动的应用程序，单击即可。

2） 通过桌面快捷方式启动

3） 通过关联文档启动

2.Office 2010 应用程序的退出

使用Office 2010 应用程序对文档进行了各种编辑操作并保存后，如果确认不再对文档进行任何操作，可将应用程序关闭，以减少所占用的系统内存。关闭应用程序有以下几种方法：

（1）单击应用程序标题栏右侧的“关闭”按钮 。

（2）单击“文件”选项卡，在Backstage视图中，单击左下角的“退出”按钮。

（3）双击应用程序的控制菜单图标。

（4）单击应用程序的控制菜单图标（或在标题栏上右击），在控制菜单中选择“关闭”命令。

（5）在应用程序窗口中按Alt1F4组合键。

在关闭Office 2010 应用程序或文档窗口时，若没有对各种编辑操作进行保存，则执行关闭操作后，系统会弹出相应的提示框询问用户是否对文档所做的修改进行保存，如图3-3所示（关闭Word 时提示）。此时可进行如下操作：

（1）单击“保存”按钮，可保存当前文档，同时关闭该文档。

（2）单击“不保存”按钮，将直接关闭文档，且不会对当前文档进行保存，即文档中所作的更改都会被放弃。

（3）单击“取消”按钮，将关闭该提示框并返回文档，此时用户可根据实际需要进行相应的操作。

3.2.2  Office2010 应用程序界面结构

1.标 题 栏

标题栏位于窗口的最上方，从左到右依次为控制菜单图标、快速访问工具栏、正在操作的文档的名称、程序的名称和窗口控制按钮。

控制菜单图标：单击该图标，将会弹出一个窗口控制菜单，通过该菜单可对窗口执行还原、最小化和关闭等操作。

快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮有“保存”、“撤销”和“恢复”，单击这些按钮可执行相应的操作。用户也可以自己定制快速访问工具栏。

窗口控制按钮：从左到右依次为“最小化”按钮、“最大化” /“向下还原”按钮和“关闭”按 钮，单击它们可执行相应的窗口操作。

2. 功能区

功能区默认位置在标题栏的下方，默认包含“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”和“视图”8个选项卡，，单击某个选项卡可将其展开。此外，当在文档中选中图片、艺术字或文本框等对象时，每个选项卡由多个组组成，如“开始”选项卡由“剪贴板”、“字体”、“段落”、“样式”和“编辑”5个组组成，每个组中又可包含多个命令，如“剪贴板”组中包含“复制”、“剪切”、“粘贴”、“格式刷”等命令。有些组的右下角有一个小图标，我们将其称为对话框启动器按钮，将鼠标指针指向该按钮时，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，可打开对应的对话框或窗格。

此外，在功能区的右侧有一个“MicrosoftOffice Word 帮助”按钮，单击该按钮可打开Word2010 的帮助窗口，在其中用户可查找需要的帮助信息。

3.文档编辑区

文档编辑区位于窗口中央，以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，在该区域中向用户显示文档内容，当文档内容超出窗口的显示范围时，编辑区右侧和底端会分别显示垂直与水平滚动条，拖动滚动条中的滚动块，或单击滚动条两端的小三角按钮，编辑区中显示的区域会随之滚动，从而可查看其他内容。

4.状态栏

状态栏位于窗口底端。状态栏左侧用于显示当前文档的页数 /总页数、字数、输入语言以及输入状态等信息。状态栏的右侧有视图切换按钮和显示比例调节工具，其中视图切换按钮用于选择文档的视图方式，显示比例调节工具用于调整文档的显示比例，启动Excel2010 和PowerPoint2010 后，即可进入相应的操作界面。Excel2010 和PowerPoint2010 操作界面的结构与Word2010 基本相同，但每一组成部分中的内容有，所变化，后面相应章节还会有介绍，此处不再赘述。

3.2.3  MicrosoftOffice Backstage视图简介

•功能区包含了用于在文档中进行操作的命令集，而MicrosoftOffice Backstage 视图包含用于对文档执行操作的命令集。

•打开一个文档，并单击“文件”选项卡可查看 Backstage视图。“文件”选项卡位于MicrosoftOffice 2010 中相应应用程序的左上角，不同应用程序的“文件”选项卡的颜色也是不同的。

•Backstage视图是一个活动文档的文件级功能的全屏用户界面模型，它是MicrosoftOffice Fluent 用户界面的一部分，Backstage视图替换了先前版本由分层菜单、工具栏和任务窗格构成的系统。

•单击Word 2010 功能区中的“文件”选项卡，进入Backstage视图.

•在Backstage 视图中，可以快速访问与管理有关文件的所有操作，如“打开”、“保存”、“打印”、“新建”文档等，Office2010 中还增添了更多命令，如“信息”、“最近所用文件”和“保存并发送”等。

•要从Backstage 视图快速返回文档，单击“开始”选项卡或按键盘上的Esc键即可。

3.2.4    Office 2010 界面的个性定制

1.定制Office 2010 快速访问工具栏

在编辑文档的过程中，为了提高文档编辑速度，可以将常用的一些操作命令按钮添加到快速访问工具栏.

2.功能区选项卡定制

使用自定义设置可根据需要对功能区进行个性化设置。例如，可以创建自定义选项卡和自定义组来包含用户的常用命令。

1） 选项卡和组的新建与删除

2） 重命名选项卡和组

3） 组命令的添加与删除

4） 选项卡的显示与隐藏

3.2.5  Office 2010 的文档操作

1.Office 2010 应用程序文档的保存

对文档进行相应的编辑后，可通过MicrosoftOffice 2010 应用程序中的保存功能将其存储到外存中，以便以后查看和使用。如果不保存，编辑的文档内容将会丢失。

1） 保存新建文档

要保存新建文档，可按下面的方法之一进行。

（1）通过命令按钮保存：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

（2）通过快捷键保存：使用快捷键Ctrl1S或Shift1F12。

（3）使用BackStage视图保存：使用“文件”选项卡中的“保存”命令。

三种操作均将弹出“另存为”对话框，设置文档的保存路径、文件名及保存类型，然后单击“保存”按钮即可。

2） 保存已有文档

对于已有的文档，在编辑过程中也需要及时保存，以防止因断电、死机或系统自动关闭等造成信息丢失。已有文档与新建文档的保存方法相同，只是对它进行保存时，仅是将对文档的更改保存到原文档中，因而不会弹出“另存为”对话框，但会在状态栏中显示类似“Word正在保存……”的提示，保存完成后提示立即消失。

3） 将文档另存

对于已有的文档，为防止文档的意外丢失，用户可将其另存，即对文档进行备份。另外，对文档进行了各种编辑后，如果不希望丢失原文档的内容，可将修改后的文档另存为一个文档。

将文档另存的操作方法为：在要进行另存的文档中切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格中的“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中设置与当前文档不同的保存位置、不同的保存名称或不同的保存类型，设置完成后单击“保存”按钮即可。若另存时的保存位置、保存名称和保存类型与原文档相同，将会覆盖原文档。

4） 自动保存

在编辑文档的过程中，为了防止停电、死机等意外情况导致当前编辑的内容丢失，可以使用自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文档，从而最大限度地避免文档内容的丢失。

默认情况下，Office2010 应用程序会每隔10分钟自动保存一次文档。如果希望缩短间隔时间，可在Office2010 应用程序“选项”对话框中进行更改，具体操作方法（以Word为例）为：在“Word选项”对话框中切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏中，“保存自动恢复信息时间间隔”复选框默认为勾选状态，此时只需在右侧的微调框中设置自动保存的时间间隔，例如设置为“5”，然后单击“确定”按钮即可，如图3-24所示。

2.Office 2010 应用程序文档的打开

若要对外存中已有的文档进行编辑，首先需要将其打开。一般来说，先进入该文档的存放路径，再双击文档图标即可将其打开。此外，还可通过“打开”命令打开文档，具体操作方法有以下几种：

（1）在Office2010 应用程序窗口中，单击“文件”选项卡，切换到Backstage视图，然后在左侧窗格中单击“打开”命令。

（2）使用快捷键Ctrl1O或Ctrl1F12 打开。

（3）若在“快速访问工具栏”中添加了“打开”按钮，则单击“打开”按钮。

使用上述方法后，在弹出的“打开”对话框（图3-25）中找到需要打开的文档并将其选中，然后单击“打开”按钮即可。选择“打开”按钮旁边的下拉箭头，还可选择不同的打开方式.

（4）在Backstage视图中，单击“最近所用文件”选项卡，选择要打开的文件，则可直接打开文件。

3.2.6  使用Office2010 帮助信息

在启动的Office 2010 应用程序中（以Word2010 为例），单击功能区右侧的“帮助”按钮，或者按下F1键，可以打开“Word帮助”窗口。在“搜索”框中输入需要帮助的关键词，单击“搜索”按钮，即可选择需要帮助的内容进行查看。

也可在 Backstage 视图中，单击“帮助”（ 如图 3-28所示），选择更多种帮助方式。若用户计算机处于联机状态，还能获取更多的在线帮助信息。