6.4.1Access 2010 概述

  Access 2010 不仅继承和发扬了以前版本功能强大、界面友好、易学易用的优点，而且发生了新的巨大变化，变化主要包括：智能特性、用户界面、创建web网络数据功能、新的数据类型、宏的改进和增强、主题的改进、布局视图的改进以及生成器功能的增强等几个方面，共数十项改进。这些增加的功能使得原来十分复杂的数据库管理、应用和开发工作变得更简单、更轻松、更方便，同时更加突出了数据共享、网络交流、安全可靠。

1.Access关系数据库

  Access是一种关系数据库管理系统（RDBMS）。顾名思义，关系数据库管理系统是关系型数据库管理软件，它的职能是维护数据库、接受和完成用户提出的访问数据的各种请求。

  数据库是与特定主题或目的相关的数据的集合。在Access关系数据库中，大多数数据存放在各种不同结构的表中。表是有结构的数据的集合，每个表都拥有自己的表名和结构。

Access2010的新特点

1）入门比以往更快速更轻松

利用Access2010 中的社区功能，可以共享自己开发的成果，还可以以他人创建的数据库模板为基础开展工作。

2）应用主题实现专业设计：使用主题工具可以快速设置、修改数据库外观。

3）文件格式：采用了一种支持许多产品增强功能的新型文件格式。

4）用户界面：新用户界面由多个元素构成，定义了用户与数据库的交互方式。

5） 共享Web网络数据库：它极大地增强了通过Web网络共享数据库的功能。

6） Web数据库开发工具：提供了标准桌面数据库开发工具和Web数据库开发工具。使用Web数据库开发工具可以轻松方便地开发出网络数据库。

7）计算数据类型：新增加的计算字段数据类型可以实现原来需要在查询、控件、宏或VBA 代码中进行的计算。

8）表达式生成器的智能特性

9）布局视图的改进

10） 导出为PDF和XPS格式文件

11）表中行的数据汇总

12） 数据宏

13）更快速地设计宏

3.Access 2010数据库对象

Access2010 关系数据库是数据库对象的集合。

数据库对象包括表、查询、窗体、报表、宏和模块。

在任何时刻，Access 只能打开并运行一个数据库。但是，在每一个数据库中，可以拥有众多的表、查询、窗体、报表、宏和模块。

1）表（Table）对象

2）查询（Query）对象

3）窗体（Form）对象

4）报表（Report）对象

5）宏（Macro）对象

6）模块（Module）对象

6.4.2  创建数据库和数据表

1.创建和打开数据库

1）使用模板创建数据库

2）直接创建空数据库

3）打开数据库

2.创建表

  1）在新数据库中创建表

  2） 使用设计视图创建表

  3）通过导入来创建表

3. 在表中添加新字段和删除字段

1）在设计视图中添加和删除字段

2）在数据表视图中添加和删除字段

4. 设置字段属性

在Access2010 中，使用设计视图创建表是最常用的方法之一。在设计视图中可以设置字段属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。除数据类型外，可以在表设计器下方的“字段属性”选项区域中进行设置。

1）数据类型

Access2010 定义了12种数据类型。

2）选择数据格式

在Access2010 中，有些数据类型包含多个不同的数据格式。

3）改变字段大小

在Access2010 中，可以修改“数字”与“文本”数据类型字段的大小。

4）输入掩码

在数据库管理工作中，有时常常要求以指定的格式和长度输入数据，如邮政编码、身份证号等。 

5）设置有效性规则和有效性文本

有效性规则用来防止非法数据输入到表中，对输入的数据起着限定作用。

6）设定表的主键

主键就是数据表中的某一个字段，通过该字段的值可在表中唯一地确定一条记录。

7）设置索引

创建索引可以加快对记录进行查找和排序的速度，除此之外，创建索引还对建立表的关系、验证数据的唯一性有用。

8）其他字段属性

在表设计视图窗口的“字段属性”选项区域中还有多种属性可以设置，如“标题”属性、“必需”属性等。

5. 建立和编辑表间关系

一个数据库应用系统通常包括多个表，为了把不同表的数据组合在一起，必须建立表间的关系。建立表间的关系不仅建立了表之间的关联，还保证了数据库的参照完整性。参照完整性是一个规则，Access使用这个规则来确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。在符合下列所有条件时，可以设置参照完整性：来自于主表的匹配字段是主键（两个表建立一对多的关系后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为子表），两个表中相关联的字段都有相同的数据类型。使用参照完整性时要遵守如下规则：在两个表之间设置参照完整性后，如果在主表中没有相关的记录，就不能把记录添加到子表中。反之，在子表中存在与之相匹配的记录时，则在主表中不能删除该记录。

1）建立表间的关系

2）编辑或删除关系

6.4.3  创建查询

查询是数据库处理和分析数据的工具。查询是在指定的（一个或多个）表中，根据给定的条件从中筛选所需要的信息，供使用者查看、更改和分析使用。可以使用查询回答简单问题、执行计算、合并不同表中的数据，甚至添加、更改或删除表中的数据。

查询是Access数据库的一个重要对象，通过查询筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合。尽管从查询的运行视图上看到的数据集合形式与从表视图上看到的数据集合形式完全相同，但是这个数据集合与表不同，它并不是数据的物理集合，而是动态数据的集合。实际上，查询中存放的是如何取得数据的方法和定义，因此说查询是操作的集合，相当于程序。查询的功能有：查看、搜索和分析数据，追加、更改和删除数据，实现记录的筛选、排序、汇总和计算，作为报表和窗体的数据源，对一个和多个表中获取的数据实现连接。

在Access数据库中，查询对象有五种视图。这五种视图及其作用分别如下：

（1）设计视图：用于创建新的查询对象，或者修改已有的查询对象。

（2）数据表视图：可以以二维表的形式显示查询结果。

（3）SQL视图：用于查看查询对象所对应的SELECT命令，该命令属于SQL语句。

（4）数据透视表视图：以表格形式对查询结果进行进一步的多维分析。

（5）数据透视图视图：以图形方式显示、对比查询结果。

1. 选择查询：在Access2010 中，可以将选择查询分为单表查询与连接查询（也称多表查询）。

2.操作查询：操作查询是Access2010查询的重要组成部分，使用操作查询可以对数据库中的数据进行简单的检索、显示和统计，而且可以根据需要对数据库进行修改。 操作查询包括更新查询、生成表查询、追加查询、删除查询几种类型。

3.SQL查询： 当在查询设计视图中创建查询时，Access将自动在后台生成等效的SQL语句。当查询设计完成后，单击建立的查询，选设计视图，单击工具按钮并选“SQL视图”，即可查看该查询对应的SQL语句。

简单介绍SQL中常用的语句：

 1）SELECT语句（查询）

 基本格式：SELECT字段名表 [INTO目标表]FROM 表名[WHERE 条件][ORDER BY 字段][GROUP BY 字段[HAVING条件]]

 功能：在指定表中查询有关内容。

 说明：

（1）ORDERBY字段：按指定字段排序；

（2）GROUPBY字段：按指定字段分组；

（3）HAVING条件：设置分组条件；

（4）INTO目标表：将查询结果输出到指定目标表。

  示例：查询xsda表中女同学的信息，并将查询结果输出到“女生”表。

SELECT* INTO 女生FROM xsda WHERE 性别="女"

2）UPDATE语句（字段内容更新）

基本格式：UPDATE表名 SET字段=表达式 [WHERE条件]

功能：对指定表中满足条件的记录，用指定表达式的内容更新指定字段。

示例：将班级编号为“201001”的记录的班级编号修改为“201010”

    UPDATE xsda SET 班级编号="201010"WHERE 班级编号="201001"

3）INSERT语句（插入记录）

基本格式：INSERTINTO 表名（字段名表）VALUES（内容列表）

功能：在指定表中插入记录，以指定内容列表中的内容为字段内容。

示例：在xsda表插入一条记录。

   INSERTINTO xsda （学号，姓名，性别，出生日期，班级编号）

  VALUES（"201001011"，"张山"，"女"，#1/1/1990#，"201001"）

4）DELETE语句（删除记录）

基本格式：DELETE  FROM 表名 [WHERE条件]

功能：删除指定表中符合条件的记录。

示例：删除xsda表中班级编号为“201001”的所有记录。

DELETEFROM xsda WHERE 班级编号="201001"

6.4.4  创建窗体

窗体又称为表单，是Access数据库的重要对象之一。窗体既是管理数据库的窗口，又是用户和数据库之间的桥梁。通过窗体可以方便地输入数据，编辑数据，查询、排序、筛选和显示数据。Access利用窗体将整个数据库组织起来，从而构成完整的应用系统。

6.4.5  报表

使用数据库时，一般使用报表来查看数据、设置数据格式和汇总数据。

报表是一种数据库对象，可用来显示和汇总数据。

报表可提供有关各个记录的详细信息和/ 或许多记录的汇总信息。

报表也提供了一种分发或存档数据快照的方法，可以将它打印出来、转换为PDF或XPS文件或导出为其他文件格式。用户还可使用Access报表来创建标签以用于邮寄或其他目的。