第一节  公务活动离不开公文

案例导入：

首都北京的现代化建设，离不开广大纳税人的支持和市政府的大力投入，同时也需要吸引大量境内外投资。近年来，为了促进北京市各项事业的建设和发展，加快实施建设国际化大都市的发展战略，北京市人民政府先后出台了许多地方性法规和鼓励外商投资的政策措施，组织开展了多次大规模的旨在吸纳更多境内外投资的商贸洽谈活动。为了进一步加大招商引资力度，不断改善投资环境，北京市政府做出决定，组建一个专门机构，赋予其相应职能。为此，市政府办公厅制发了相应的通知，向各区、县和有关部门告知之一重要信息。

1-1        北京市人民政府办公厅关于组建北京市投资促进局的通知

                       京政办发﹝2002﹞63号

各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：

为进一步改善本市投资环境，转变政府职能，市政府决定，在北京市投资服务中心（北京市外商投资服务中心）的基础上组建北京市投资促进局（以下简称市投资促进局），同时保留北京市外商投资服务中心的牌子，现将有关事项通知如下：

市投资促进局为市政府直属负责招商引资、提供投资促进专业化服务的事业单位。该局主要负责宣传本市招商引资政策，建立与境内外投资者的联系渠道，反映其意见和要求；研究提出改善本市投资环境的建议；受市政府委托承办境内外有关招商引资洽谈会、研讨会、博览会等大型活动；为境内外经济实体和投资者在本市从事投资、商贸等活动提供服务。

                                    北京市人民政府办公厅

                                  二○○二年十二月三十一日

这个案例告诉我们，公务活动是公文写作和处理的发源地和目的地。公务活动的需要，呼唤了公文的产生；而载有发文机关意图的公文的制发和生效，又为有关公务活动的开展提供了依据。从宏观层面来说，公文写作涉及党和国家的法律、方针、政策，关系到公共权力的行使和运用；从微观层面来说，公文写作涉及每一个具体单位职能与利益的实现。公文作用的发挥，不仅依赖公文自身的良好质量，也取决于对公文实施准确、及时、安全、有效的传递和处理。

民国时期的一位学者对公文作过简明易记的解说：公，即公事；文即文书。公文者，乃处理公事之文书也。公事亦即公务活动，实质乃是涉及大大小小社会组织的职能活动以及关乎普通公众的切身利益的事情。有公务活动，必然产生公文写作及其处理等事务。公文写作与处理，既是公务活动的有机组成部分，也是公务活动正常开展的重要条件，它们互相依存，有着割舍不断的密切联系。

一、公务活动的特点

公务员很忙碌，他们忙的是公文里的公务和公务之中的公文。所谓公共管理、行政管理，就是要推行政务，搞好服务，是围绕着公务活动这一中心而展开的。公务活动是人类出于处理公共事务和协调社会组织相互关系的需要而产生的一种社会活动，它发生在社会组织内部及其相互之间，是一种基本的组织行为。公务活动有如下一些特点：

（一）公务活动事关社会发展与稳定。自古以来，任何一个国家和社会的运行与发展，都会形成诸多关系到广大社会成员的公共事务，因此，必须建立对于国家、社会以及公共事务的管理协调工作。这些公共事务，既有国家政务，也包括各单位的具体工作，以及单位或部门之间的协调与交往事项，其本质是解决与处理公共利益问题的事务。公务活动存在于一个社会的政治、经济、科学、文化、教育等各个领域，在促进社会良性发展、维护社会稳定的过程中发挥主导作用。

（二）公务活动是一种组织行为。公务活动的内容和性质，决定了公务活动不是个人行为，而是一种有组织的行为。这体现在公务活动中所制发的文件、召集的会议、发表的讲话、举办的活动、布置的工作都无一例外地以组织名义出现，是组织职责的行使。同时，在公务活动中，各级各类机构都建立了与上级、下级和平级机关的工作关系，构成了一个上下左右贯通的组织网络，组织之间依靠相互沟通和协作来完成各项任务。

（三）公务活动依照权限进行。从总体上说，公务活动是对国家和社会事务进行计划、组织、领导、控制和协调的行为。在实施过程中，这种活动是各级各类社会组织根据授权来进行的。每一个机构都依法享有一定的职权，并承担一定的义务。因此，各类社会组织在处理公务时所制发的文件，都是在职权范围内行使法定权限的体现。

二、公务信息的沟通

在公务活动中，自然会产生大量的公务信息，包括党和国家的大政方针、法律条例、规划方案以及各行各业乃至各个单位的具体情况、微观数据等。这些信息只有经过传递和沟通，才能实现政令畅通，下情上达，进而使公务活动达到预期目标。

（一）公务信息沟通的渠道

在公务活动中，公务信息的沟通方式多种多样，例如领导讲话、制发文件、召开会议、调研视察等，还可以利用电信和网络方式沟通公务信息。它们是各类社会组织开展公务活动、实现自身职能的有效方法，也是公务信息的重要沟通渠道。公务信息伴随各项工作源源不断地产生，并通过上述不同的渠道发布或传递出去，实现信息的沟通。公务信息沟通渠道的畅通是顺利进行公务活动和提高工作效率的重要条件。

（二）公务信息与文件

公务信息的生成环境及其载体形式林林总总。然而，大部分公务信息是以各种文件的形式出现的。例如：领导讲话通常要有讲话稿；召开会议总会形成各种会议文件；各级组织发布或传递信息要使用多种公文；外出调研会产生调查报告；经电信方式传递的信息会形成相关记录或其他形式的文件；经计算机网络生成和传输的信息会形成电子文件；等等。此外，在公务活动中拍摄或录制下来的照片、音像材料等也是文件。公务人员通过各种文件形式，阅读、收听或观看需要了解或必须执行的公务信息，推动工作的进行。由此可见，文件是各类社会组织在日常工作中形成的和处理的公务信息的最常见形式。

公务活动的组织运行和公务文件的形成与处理，具有各自的规律和特点。它们的产生与运行状态，直接关系到社会组织开展工作的质量和效率。因此，各单位都建立了文件处理与管理系统，以承担文件的制发、传递、处理与管理工作。