第四节 发文处理

公文的发文办理程序，是指公文的形成和制发、发放过程。公文成文阶段是指从公文起草到公文正式印制完成的过程，包括拟稿、登记和审核、签发、复核过程。公文的制发和发放阶段包括缮印、校对、用印或签署、分发、装封、发送传递等过程。参照《国家行政机关公文格式》《党政机关公文处理工作条例》

一、文稿的形成阶段

 (一)拟稿  拟稿是秘书根据领导的意见草拟文稿的过程。

有以下几种情况：

1．交拟。指领导或秘书部门负责人向秘书人员下达拟制公文的任务。领导应明确、具体交代制文意图，秘书则应全面领会，搞消起草公文的性质、行文目的和任务、范围等。

2．议拟。是指领导和具体拟稿人员一起讨论研究，做起草公文的准备。秘书收集相关材料、确定主题、整理思路、拟写提纲并征求意见、完善提纲。

(二)审核

送文稿给领导人签发之前，由秘书部门对其进行审核，应把好内容关、文字关、体式关，对文稿质量全面把关。

审核要从内容和形式两方面着手。内容方面要看是否需要行文，发文意图是否表达清楚，提出的要求和措施是否实队、恰当，是否与国家政策或以前的发文相抵触；形式方面要检查是否符合公文的体式，词句是否通顺，是否有错别字，是否有标点差错等等。

对于由职能部门起草的文件，审核中如果在内容上有实质性改动须与拟稿部门协商，如果需要大的改动则需提出修改意见并把草稿退回拟稿部门，责其重拟。审核并不仅仅是文章的润色或字、词、句的修改，重要的是把好质量关。

(三)签发

签发是指领导人对秘书部门审核过的文稿进行最后审定并签署发文意见和签字。签发时签发人一定要署名并注明签发的年、月、日。签发过的草稿就成为定稿，公文就是依据定稿而制成的，所以签发人对签发的文件要负全部责任。它标志着文稿由送审稿转化为定稿，文件由此生效。签发公文意味着领导人代表机关对公文从内容到形式的全部负责。

二、文稿的制作阶段

 (一)缮印

缮印是指根据签发后的定稿制作正本的过程。缮印的方法通常有打字、排版、印刷、复印、誊抄等。要求是：

1．以签发的定稿为依据，从文字到格式都不得擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改2.严格按规定的公文格式制版，并要做到字迹清晰，排列匀称，装订整齐3．在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制；保密件要指定专门单位或专人印制，必要时可派人监印。交付公文时要认真验收并履行签字

(二)校对

校对是对缮印后的公文进行全面校验、核对。重要公文要实行复校、第三次校对，还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。如发现原稿中有错误，应与拟稿部门联系后妥善解决，不得擅自改动。

(三)用印或签署

用印指在印制好的公文落款处加盖印章。签署指以领导人名义发出的公文，由领导人在公文正本的落款处亲署姓名。盖印是公文生效的一种标志，但有些公文如会议纪要和以电报形式发出的公文等，可以不盖印而同样有效。普发性文件则使用专用印模，在公文印制过程中将公章以红色套印在文件落款处。秘书在加盖印章时应注意：

1．应以领导人在定稿上的签发意见为依据，未经签发或不同意发出的文件不得盖章。

2．印章必须与发文机关一致。以机关(单位)名义发文并由正职或主持日常工作的领导人签发，或经授权由秘书长和办公厅(室)主任签发的公文，应加盖机关印章；以部门名义发文，应加盖部门印章。

3．盖印的位置，应在公文末尾的日期上，做到“上大下小、骑年压月”，印迹端正清晰。两个以上机关的联合发文，要分别加盖各自机关的印章。

4．需要领导人亲署姓名的公文，如一些以领导人名义发出的命令(令)、指示、任免通知等，领导人的职务和签署的日期应事先标印好。只有正职或代理正职的领导人才可以签署文件。签署的公文不需加盖公章，如印制份数较多，可由秘书代盖领导人手书体签名章。

（四）登记

登记是指文稿送审之前的制文登记，包括给公文编号、划分密级、抄录三个环节。其中抄录是指把公文的标题、印发份数、密级编号等项目，记录到制发公文的登记簿上。发文登记采取专用的“发文登记簿”进行登记，其栏目主要有顺序号、发出日期、发文字号、密级、份数、标题、发往机关、签收日期、签收人等。

三、文稿的对外传递阶段

 包括封装、分发和传递

（一）装封

是根据“发文登记”，将文件如数装入封套，加以密封，并最后发至收文机关(单位)。装封有印封和纸封两种方法。印封是用有密封标记的印章直接盖在信封的粘接处，达到密封的目的。纸封是把预先印好密封标记的纸条粘贴在封口上并加盖保密戳。密封标记由机关名称加“密封”二宇构成。封装时份数要点清，分装要推确。

（二）分发文件

分发文件总的要求是，要使文件准确：合理地进行定向、定速、定量的流动。

1．拟定发文单。应根据发放级别的范围、分发的份数、本地区符合级别的机关、单位等设计分发单，并填写相应的分发单。

2．发文登记。在向外发出文件之前，为便于管理、查找、统计和催办，必须履行严格的登记手续。须登记的内容有顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、密级、缓急时限、附件数量、份数、发往机关、签收人、归卷日期、归入卷号等。

（三）传递

为使公文能顺利到达收文单位，现代文件的发送传递主要采取以下五种方式：

1．普通邮政传递：适用于传递普通公文，分为平信、挂号、快件等。

2．机要交通传递：我国省部级以上的机关之间行文，应依靠机要交通这一专门传递重要秘密公文的通信系统。

3．专人传递：送往省军级以上的绝密件和急件，应由专人传递。

4．交换站传递：在一个地区、机关内，如来往文件较多，可设定交换站交换文件。

5．现代通讯传递：有些文件可利用电报、电话、传真和计算机进行传递。如传递保密文件，必须采取保密措施。