第三节 收文处理

收文处理是对收到的文书的办理和管理过程，一般包括处签收、启封、收文登记、审核、分文、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办等环节。

一、签收   

是指收文机关(单位)的收件人在对方的文件投递单或签收登记簿上签字，表示收到文件，以起到当面回执的作用。签收主要有三种方式：签字、签字并加盖公章、出具收条。机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。

签收文件时要求做到以下三点：

1清点。即认真清点、核对所收文件的件数与对方送文簿、发文通知单、文件投递单上的件数是否相符。如发现不符，可暂不签收。

2检查。即核对所收文件与封套上注明的收文机关(单位)、收件人是否与本机关(单位)相符；核对封套编号是否相符。如错投则不签收，并及时退回；如有破损、开封现象，应及时查明原因，在确认里面文件没有受损、缺页、缺少和泄漏后，方可签字，并应在“备注”栏内简要写明情况。

3．签字。即经清点、检查无误后，签署姓名和日期，有时也可盖专门的签收章。

二、启封   

启封又称拆封，应指定专人负责。封套上标有具体领导人“亲收”、“亲启”的信件，未经特许，秘书也不得启封，应直接交给领导人。应使用剪刀启封，不能损坏文件或邮戳等标记。急件、密件应当先启封。取出文件时，注意不要遗漏文件，并要检查收到的文件是否完整、齐全。经检查无差错，即应在“发文通知单”上签字并盖上签收章，寄回原发文机关。

三、收文登记   

收文登记是收文办理的重要程序，也是文书工作中的一项重要制度。

1.确定登记范围：

文书部门收到文件后，首先要拆除公文封皮。在启封初，要区分拆封的范围，只能开拆注明本机关收的公文，领导的亲启件要交给领导本人或其委托人拆封，误送到本机关的公文也不能开拆。胶封时不能把封皮撕坏，更不能让里面的文件受损。拆封后要检查是否有缺贝、缺份现象，核对公文的收文机关与封套的收文机关是否一致，如果有差错要及时追询。

2.选择登记方式

簿式登记。即采用事先装订成册，并且一页纸可以登记数个文件的登记。按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找，便于保存，好处很多。卡片式登记是使用单张卡片进行登记。一般情况下，每张卡片登记一份文件，必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细，便于对文件进行灵活的分类排队，平时单页使用，年终可分类装订成册。其缺点是不易查找，不便管理，稍有不慎，容易丢失或抽乱。联单式登记。是用装订成册的三联单，采取一次复写的方式进行登记。登记部门和负责部门可分别留存一份联单，文件本身附一份联单。这种方式可以减少重复登记，提高处理效率。电脑登记又叫自动化登记，是利用自动化办公设备，进行扫描和按一定序列输入相应的管理系统，特点是迅捷、便利、查询方便，但是对管理者要求严格。

3.登记的内容

拆封过后凡正式公文都要进行收文登记。收文登记是公文处理的重要环节，它有利于公文的办理、查找、统计、归卷。登记要简便、明确，一般单位都采用专用的“收文登记簿”进行登记，其栏目主要有收文编号、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题、附件、密级、份数、归卷日期、归卷号等，其中后两项留备文件处理完毕后再进行登记。每份正式文件都要在版头右上角加盖收文章。收文章样式如右。多份的同一文件只编一个收文号，但每份文件要注明是第几份，例如“45—2”表示是第45号收文的第2份。

4.登记的要求

⑴按登记簿所列内容逐项登记

⑵不能漏登，错登

⑶字迹清楚

⑷不可随意涂改

⑸可建立专门的密件、急件登记簿、保证密件、急件安全及时运转。

登记完毕后要在文件前附上“文件处理单”并随文件运转

四、分办

分办是指在审核的基础上，根据来文的性质和办理要求，分送给有关领导人、有关部门或具体承办人员。秘书应认真阅读来文，弄清来文的性质和办理要求，并对分文的去向作出难确的判断。通常，分文的去向有四类：

1．事务性文件及承办对象和承办要求明确的文件，可直接将文件分送到有关业务部门。

2．事关全局、内容重要的文件，应先送秘书部门负责人．经确定“拟办”后再根据拟办意见分发与处理。

3．难以确定承办单位的，或特别重要的文件，应先送领导批办并附上“文件处理单”，然后按领导的批办意见，将文件送至有关人员和部门。

4．阅读范围明确的参阅性文件，可直接组织传阅。

五、拟办

拟办是指秘书部门对收到的文件提出初步处理意见和承办方案，供领导审核和批示时参考。拟办是秘书部门辅助领导决策的重要体现。要求是：

1．拟办意见应抓住关键，力求明确，如应说明可能涉及到的工作或问题，过去办理的简要情况，提出由哪个部门办理、如何办理、办理时限、由谁归档等。如对一份文件考虑有两种以上的处理方案。应一一并提出，同时提出自己的倾向性意见和理由。

2．拟办意见要写在“文件处理单上”，并署上拟办人姓名和日期。

3．涉及重大问题的拟办，应附上有关材料和政策依据；必要时还应进行调查，并把调查材料一并提供给领导人作批办时参考。

六、批办   

批办是指机关或部门负责人，对应办文件和拟办意见进行阅读后作出原则性的批示意见。这是领导人参与公文处理的重要环节，有的文件可由秘书部门负责人批办。要求是：

1．批办人既要重视拟办意见，又要认真阅读和思考，不轻易签署“同意”、“阅”。

2．批办意见要明确具体。需办理落实的公文，应批明承办部门、人员及期限和要求，如需两个以上部门会办的，应批明主办单位，如需本单位贯彻执行的，应提出具体的贯彻措施和步骤。

3．涉及面较广的，应实行会批，会批意见不一致的，应呈送主要领导人批示。

4．对参阅性的公文，只要批明传达或传阅的范围、方法、时间即可。

七、承办   

承办是指对来文根据要求进行具体办理落实。承办是公文处理程序的核心环节，任何文件只有经过承办才能真正发挥现实效用。主要包括两方面的内容：一是从业务工作角度，指按来文的内容、要求去具体执行办理；二是从文书工作角度，指对需要办复的文件根据领导批办意见办理回复，有电话答复、当面答复和复文答复等形式。承办的过程往往需要拟制新的文件，如要针对来文发出复函、批复，或要批转、转发来文等，因此，承办也往往是发文程序的开始，应做到：

1．区分轻重缓急，务求时效。2．区分主办与协办，主动协商。涉及两个以上部门问题时，主办部门应当负责牵头，主动做好协商工作。如意见不一，应及时报请有关领导批示。3．区分复文与不复文，力求务实。凡是可以口头、电话、派人联系等方式解决问题的，就不必复文，但必须做好回复记录。

八、催办

催办是指对承办的文件按照办理时限进行检查和催促，以防止文件的延误、积压。

催办的范围主要包括：上级机关来文要求及时回复的；下级机关主送本机关的请示需要批复的；平级机关与本机关联系、商洽工作需要复文的。方法主要有电话催办、发函催办、登门催办三种。

九、注办

注办是指文件承办完毕后，由承办人在文件处理单上注明承办的结果、方式和日期。由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。