第二节 公文格式

公文格式，简言之，就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。党政机关正式使用的公文，专门由党政机关以法规的形式确定其规范的样式，以保证其规范性、权威性、普遍通行性和有效性。

依据：中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）； 中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加规范。该标准的实施,有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。公文格式实现标准化，有利于保证公文的完整性、准确性和有效性；有利于公文的处理和提高办事效率；有利于与时代接轨、与世界接轨，促进社会政治、经济文化的发展；有利于实现办公自动化、现代化。

在公文中，首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

一、版头

公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人与分隔线等部分。

1.份号

份号是指公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

公文如需标注份号时，一般用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

公文编制份号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围与分发对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。

2.密级和保密期限

密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。秘密等级是公文保密程度的标志，按照保密法规定划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

公文如需标注密级和保密期限时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间应用“★”隔开，形式为“绝密★3个月”，表示该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。但如不标注保密期限，则只标注密级且密级两字之间应空1字距离。

3.紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关向上级机关申报，由本机关自定的，一定要明示其他行政机关，不能只是自己使用而别的机关不予认同。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，国家标准推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号应用阿拉伯数字标注；年份应标全称，即“2013”不能标成“13”，且应用六角括号“〔〕”括入（不是用“[  ]”括入）；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“国发〔2013〕1号”。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

文件编排发文字号的作用主要有：一是统计发文数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。

6.签发人

在文件上标注签发人姓名，是表示文件生效并对文件内容郑重负责。

上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线

版头中的分隔线是位于发文字号之下4 mm处居中的一条与版心等宽的红色分隔线。

二、主体

主体是反映公文主要内容的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。

1.标题

标题由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。

发文机关名称应是发文机关全称或者规范化简称。有固定发文机关标志的公文可以省去标题中的发文机关名称。事由是对公文内容的高度浓缩和概括。文种即《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种公文种类。例如国务院公文《国务院关于修改〈全国年节及纪念日放假办法〉的决定》，其中“国务院”是发文机关，“修改《全国年节及纪念日放假办法》”是事由，“决定”是文种。

公文中的标题一般用2号小标宋体字，编排于版头中分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2. 主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。确定主送机关可以按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。（如第二章“范例阅读”《发展改革委关于加强小微企业融资服务支持小微企业发展的指导意见》中主送机关的编排）

3.正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

附件说明指公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5. 发文机关署名

发文机关署名是指署发文机关全称或者规范化简称。发文机关署名的格式要求将在后文与成文日期和印章的格式要求一并介绍。　                   

6.成文日期

成文日期是指署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

(1)加盖印章的公文

    单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文

    单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（3）加盖签发人签名章的公文

    单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

    联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

    签名章一般用红色。

8. 附注

附注是指公文印发传达范围等需要说明的事项。

公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

9.附件

附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、版记

公文的版记部分由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等组成。

1.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（一般高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（一般高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

3.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4.页码

页码是指公文页数顺序号。

公文的页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

机关公文二维条码：2005年9月国务院办公厅和中办办公厅下发了《关于印发<机关公文二维条码使用规范>的通知》（中秘文发［2005］56号）文件，在文件中要求从2006年1月1日起对中办、国办保送文件全部实现二维条码标志，明确了使用公文的条码14项标示规范，并以国标GB0626为公开的公文二维条码标准。从而确立了二维条码在流转公文中所应该承担的作用，开创了一种新的文件管理方式。位置：条码所处于的位置，即条码应该置于公文的末页版心的右下角，版记下方右侧，与版记向上保持3mm距离，与右侧保持5mm距离。