第一节 文书处理的基本知识

一、文书处理的含义

1.文书  是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。文书的概念有广义与狭义之分。狭义的文书是“各种公文的通称”。从广义上说，文书包括私人文书与公务文书。所谓私人文书，就是指个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。公务文书，《国家行政机关公文处理办法》中曾下过一个定义，是指传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、部署和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

在日常公务活动中出现的文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的或相近的，都是指国家机关及其他社会组织在公务活动中收到、发出的以及机关内部形成的文件材料，即公务文书。

文书、公文、文件区别：“文书”是一个整体概念。文书一词，在公务活动中以及日常生活中使用较为普遍。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。“文件”，英文为document，是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。“公文”是公务文书的简称。公文一词的特定范围很清楚，是指机关单位进行公务活动而形成的文件材料。

2. 文书处理   又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称,是行政管理的重要组成部分，是秘书发挥助手作用的重要体现，是秘书的一项基础性、常规性工作。一个机关的组织或办事机构，围绕文书的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。不同的机关、不同的时期，文书工作的具体内容是不一样的。不同类型的文书，也有不同的程序和手续，如专用文书，其处理过程直接关系某种业务的完成，方式较多，也较特殊。

二、文书的分类

1.按行文关系分类：公文的行文关系是指发文机关(或企事业单位)与受文机关(或企事业单位)之间的文件往来关系。

第一，上行文。在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。上行文有报告、请示两种。每一种都有逐级上行文和越级上行文。，

第二，下行文。上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。有逐级下行文和多级下行文。有命令(令)、决定、通知、通报、公告、通告、批复、意见、会议纪要等。其中公告、通报根据需要可以公开张贴或登报

第三，平行文。没有领导或指导关系的机关之间，即不相隶属的机关或平级之间往来的公文。有通知、议案、函等，其中适用于不相隶属机关的行文只能用函。

2.按制文机关分类：

第一，党政机关公文。2012年4月最新的文件《党政机关公文处理工作料理》规定共有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要

第二，法规文件。即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。如章程、条例、规定、规则、办法、细则、守则、制度等。

第三，外交文件。即外事活动中专门使用的文件。主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。

第四，司法文书。即公安、检察、法院等机关和部门，在依法处理各类案件中产生、使用的文字材料。主要有立案报告、破案报告、通缉令、提请批准逮捕书、起诉意见书、撤销案件报告、起诉书、公诉书、各种笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。

第五，计划文件。即由各级政府提请权力机关审查批准的经济与社会发展计划、财务预决算方案等。

第六，军事文件。亦称军用文件，是军队内部以及与军外往来所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、请示、报告等。

3.按性质作用分类：

第一，指令性公文。即国家和地方领导机关、组织中的上级单位发布的领导性、指挥性和对下级进行工作指导所使用的文书。这类文书一般都具有一定约束力。主要用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标等。

第二，知照性公文。即上级机关向下级机关或者人民群众、有关人员告知某些事项，传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文。这类文种有些可以登报、广播和张贴，如公告和通告。

第三，报请性公文。即下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复询问，请求指示或批准时使用的公文。主要文种有报告、请示，以及一些含有请求批准事项的函和议案。

第四，法规性公文。即对党的章程、国家的法律、政策及企事业单位的有关规定的阐发或扩展，内容具有较大的权威性与约束力的公文。

三、文书处理的基本原则

2012年由中央办公厅、国务院办公厅印发《国家行政机关公文处理办法》第五条：公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

公文的内容必须与党和国家的法律、法规、方针政策保持一致，同时要符合本地区、本单位的实际情况，同时还要注意前后发文不能互相矛盾，如果对以前政策有修改也要作出说明，好让下级机关明白

首先要做到表达清楚、明白，不能让人觉得文意不清，不能使用有歧义的词句；其次要杜绝错别字，注意正确使用标点符号。核稿和校对要仔细认真，不能马虎，不能放过任何一个细微的错误。

公文处理的各个环节都要求准确无误，尤其是封发和签收这两个交接环节更不能出差错。

公文的安全包括政治安全和物质安全两方面。政治安全是指对公文内容的安全保护，做到不失密、不泄密、不丢失、不被盗、不被翻拍；物质安全是指对公文载体的保护，要爱护公文，不乱丢乱放，减少机械磨损，防止茶水泼出、烟火烫损、墨水泼染等人为因素的破坏。

四、文书处理的内容

发文处理：包括文书的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。

收文处理：包括收进文书的签收、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办等工作。

文书管理：包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。

文书保密：负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。

五、文书处理的工作要求

及时：及时是对文书处理工作的效率要求，也是文书处理工作特性的具体体现。

准确：准确是对文书处理工作的质量要求，是文书处理工作的基础。

安全：安全是对文书处理工作的管理要求。

统一：统一是对文书处理工作的组织要求。