第一章办公室事务

教学目的:本章着重介绍办公室事务的基本内容，包括电话传真事务、值班工作、邮件办理、印信、名片管理以及电子邮件安全管理等，旨在帮助学生掌握操办办公室主要事务的方法和必要的技能，培养沟通协调能力。

教学重点:电话、传真事务的拨打接收及内容处理；值班制度的建立；电子邮件收发处理程序；印信使用及管理。

教学难点： 通过各个办公事务的学习掌握主要的技能方法，培养沟通协调能力。

教学方法： 讲授、讨论、探究、自主

教学手段： 课件、多媒体、板书、录像

作业：

1. 秘书应如何正确接打电话？

2. 秘书管理的印章有哪些种类，怎样才能管理好印章？

3. 值班工作有哪些任务和要求，怎样制定值班制度？

4..领导旅行回来后秘书要做的工作主要有哪些？

6.电子邮件具有哪些特点？

绪 论

秘书工作是个古老的职业。目前学术界认为，秘书活动的开展至少应当具备两个条件：一是文字的出现。有文字才能有公文，而公文的制作、传递和管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字和公文是密不可分的。二是管理组织的出现。在原始社会，生产力低下，没有领导和被领导之分。随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，这就需要秘书协助领导处理公务。所以说，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。

一、秘书的来由与定义

据史籍记载, “秘书”一词在我国最早出现于汉代,最初的涵义不是指人,而是指物:

一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》: “斿博学有俊才,……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书。”二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。如《后汉书·郑玄传》: “遂博稽六艺,粗览传记,时睹秘书纬术之奥。”到了公元2世纪,东汉桓帝时,“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》:“后汉图书在东观,桓帝延熹二年,始置秘书监一人,掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记,故曰秘书。”东汉末年,曹操为魏王,设秘书令以“典尚书奏事,并掌图书秘记之事”。秘书令不但掌管了“图书秘记之事”,还掌管了草拟奏章、发布政令之事。是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。魏文帝曹丕即位,“置中书令,典尚书奏事;而秘书改令为监”(《晋书·百官志》),即将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事,改由中书令掌管;秘书令改名为秘书监,并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。此后,历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职(如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等),但其职能主要是掌管图书典籍,都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员,却不冠以“秘书”的称谓,而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。

真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗,是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制,下设秘书处,有秘书长一人,秘书若干;政府各部局也设秘书室,秘书科和秘书官;各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。新中国：适合社会主义的工作组织组织制度，秘书长、办公厅主任。当代：公务秘书，私人秘书。

“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词,即英文 Secretary.这个词又是从罗马时代的Secretarius而来,意为守密的人(thekeeper of secret)。 到了十五及十六世纪,开始有所谓的国际贸易,秘书的地位也显著地提升。到了 1880年末期,由于“写字机”的发明,许多妇女才因此有了机会进入这一行。 1930年代以后,男性秘书逐渐减少,女性秘书取而代之。

今天的秘书,已非仅做些“秘”、“书”的工作,她们“写信”、“开会”、运用电脑软体,从事资讯管理,与员工、顾客沟通,维持办公室运作,负责采购,甚至还要训练其他人,这样的一切,已经不再局限于“秘书”。

二、秘书分类

从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书。公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。

从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。

三、秘书实务的含义

实，实际的意思；务，从事的意思；实务从字面理解，指的是“实际从事的事情或工作”秘书实务也称秘书业务,是秘书所从事的各项业务活动,包括秘书工作的实际内容与工作规律、程序和方法等的总称。

秘书实务更强调对秘书工作具体实施的操作规范与操作方法的研究，强调它的实用性和可操作性。