第五章办公设备使用管理

教学目的:  通过学习,了解打印机、复印机、传真机、投影机、数码相机的使用与维护方法,掌握常用办公设备的使用与管理技巧。

教学重点:打印机、复印机、传真、投影仪等操作和使用

教学难点  能熟悉先进的秘书办公设备基本操作与维护

教学方法：

课程教学形式以课堂教学，教师授课为主，习题课、讨论课、课堂提问、自学指导、作业与考试安排为辅。

教学手段： 课件、多媒体、板书、录像

作业：

1. 复印机的使用要求是什么？

2. 传真机的使用要求是什么？

3. 请具体描述传真的发送程序与发送方式。

4.  投影机的操作步骤是什么？

线上资源：

教学内容：

【导入】办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性。办公自动化的概念最先是由美国提出来的。在20世纪70年代，麻省理工学院教授M.C.Zisman下了最基本的定义:办公自动化就是将计算机技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数字型信息的办公事务处理的一项综合技术。

办公自动化环境，基本可以分为软件环境与硬件环境。从硬件方面说，包括微型计算机系统、计算机网络、打印机、扫描仪、复印机、传真机、投影机、摄像机、数码相机、一体机等，但中心设备是微型计算机。从软件方面说，包括操作系统、办公自动化软件、各种绘图软件、辅助设计软件等，但核心的是操作系统(特别是网络操作系统)。

硬件环境 : 微型计算机、打印机、复印机、速印机、传真机、扫描仪、投影机等。

软件环境 : 计算机系统的操作

应用微机办公环境可以划分为三个阶段:

在第一阶段，人们直接与硬件打交道，应用环境是硬件环境。在第二阶段，人们直接与操作系统打交道，通过操作系统使用计算机，应用环境是计算机操作系统。在第三个阶段，计算机开始连成了局域网，人们通过局域网操作系统与局域网上的其他计算机相互协作。

广义的办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主;现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主。现代办公设备的水平与成熟程度，直接影响OA系统的应用与普及。

第一节 复印机的使用与管理

一、复印机的基本原理

复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机是集静电成像技术、光学技术、电子技术和机械技术于一体的办公设备。复印机复印的速度快，操作简便，不损伤原件，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无须经过其他制版等中间手段，就能直接从原稿获得复印品，而且在复印份数不多的情况下较为经济。

按工作原理，复印机可分为光化学复印、热敏复印和静电复印三类。

1.光化学复印有直接影印、蓝图复印、重氮复印、染料转印和扩散转印等方法。

2.热敏复印是将表面涂有热敏材料的复印纸，与单张原稿贴在一起接受红外线或热源照射，图像部分吸收的热量传送到复印纸表面，使热敏材料色调变深即形成复印品。这种复印方法现在主要用于传真机接收传真。

3.静电复印是现在应用最广泛的复印技术，它是用硒、氧化锌、硫化镉和有机光导体等作为光敏材料，在暗处充上电荷接受原稿图像曝光，形成静电潜像，再经显影、转印和定影等过程而形成图像。静电复印有直接法和间接法两种。

二、复印机的分类

第一，按复印介质区分，可以分为特殊涂层纸复印机(又称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机(又称PPC机或间接法复印机）。

第二，按显影状态区分，可以分为湿法(液态）机和干法(固态）机。

第三，按潜像形成方法区分，可以分为放电成像法(Carlson法）、电容成像或逆充电成像法(NP/法或KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法(PIP法）和电荷转移成像法(TESI法）。

第四，按光导体材料区分，可以分为硒(包括硒-碲合金）静电复印机、氧化锌静电复印机、CdS静电复印机和OPC(有机光导体）静电复印机。

第五，按稿台方式区分，可以分为稿台移动式复印机和稿台固定式静电复印机。

第六，按主机体型区分，可以分为台式复印机、落地式复印机和组合式复印机。

第七，按复印幅面尺寸区分，可以分为大型(Al以上）复印机、中型(A3或A2）复印机和小型(A4以下及袖珍式、卡片式）复印机。

第八，按色彩还原性能区分，可以分为黑白(即不论原稿图像是何种颜色，复印品只能表示为不同程度的黑色）、单彩色(不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外的一种颜色）和全彩色三种功能的复印机。

第九，按特殊功能区分，可以分为具有信息存储功能、自动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机。

复印机的构造：外部构造、内部构造、操控面板

 

1为操控面板

2为原稿盖;

3为电源开关

4为手送盘

5为右侧门

6为总计数器

7为前门

8为纸盒

9为副本盘

10为副本盘伸长板

三、复印机的使用

1．开机预热 打开电源开关，此时复印机进入预热状态，操作面板上指示灯亮，出现预热等待信号。操作面板上相应的指示灯亮或发出声音，表示机器预热结束，接下来便可以进行复印。

2．放置原稿 

拿到复印原稿后，应当检查原稿的纸张尺寸、质量、数量、装订方式等，做到心中有数。检查原稿的装订方式，可以拆开的原稿应当拆开，这样复印时不会产生阴影。

(1)原稿放置在原稿台玻璃板上 
　　不同型号的复印机有不同放置原稿的方法。一般有两种：一种是将原稿放置在稿台的中间；另一种是靠边放置在定位线上。复印前应对复印机的放稿方式进行了解。原稿正面朝下向着玻璃板放置，轻轻盖紧原稿盖板，以防漏光而出现黑边。 
　　(2)使用原稿自动输送装置 
　　原稿自动输送装置是用来自动输送原稿的器材，它可以连续地逐一将原稿输送盒内的原稿送人复印机，提高复印效率。使用原稿自动输送装置，首先要将原稿对齐放置于原稿输送盒，如果原稿被夹着或钉着，则应先取下订书钉。将原稿正面向上，完全推入输送盒，并根据原稿的尺寸调整侧边导板。选择自动输送模式。 
　 3．选择安装复印纸
　　如果机器没有装入纸盒、纸盒没有纸或机器有卡纸等故障时，复印机将不能进入待机状态。操作面板将显示相应的符号或故障代码。在复印前应放好复印纸。复印送纸有两种方式：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况下使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。 
    一般复印机具有自动选择纸张模式，若将原稿放置在原稿输送装置或玻璃板上，复印机会自动检测到原稿的尺寸，并选用与原稿相同的纸张。这种模式只适用于按实际尺寸复印。 
　　当复印尺寸不规则时，例如复印报纸、杂志时，不能自动检测到纸张尺寸时，可以指定所要的尺寸。方法是：根据所需复印件的尺寸要求，将纸装入相应的纸盒里，按纸盒选择键，选中所需复印纸尺寸的那个纸盒即可。 
　　4．选择复印倍数 缩小与放大 
　　通常复印机都带有复印缩放功能，复印机的复印倍率有以下方式： 
　　(1)固定的缩放倍率，缩放只有固定的几档，很容易将一种固定尺寸纸上的稿件经过放大或缩小后印到另一种固定尺寸的纸上去。例如A4一A3，即将A3规格的原稿复印到A4纸上。 
　　(2)使用无级变倍键进行无级变倍复印。使用这种方式，可对原稿进行50%～200%、级差为1%的无级变倍缩放。 
　　(3)使用自动无级变倍键，实行自动无级变倍。使用这种模式，机器会根据原稿和供纸盒内的纸尺寸自动设置合适的复印倍率。 
　　5.设定复印份数 
　　用数字键输入所需要的份数，可以将一份原稿复印多份。

6．调节复印曝光量、浓度 
　　根据原稿纸张、字迹的色调深浅，适当调节复印浓度。可以选择自动浓度选择方式进行调整，当采用自动方式仍不能满足复印的要求时，可以用手动的方式进行调整：原稿纸张颜色较深的，应将复印浓度调浅些；字迹线条细、不十分清晰的，则应将浓度调深些。 
　　7.开始复印 
　　按下复印键，复印机开始复印操作，自动复印出设定数量的复印件。复印数量显示屏的数值将逐渐递增或递减计数，直至复印结束，显示复位。在连续复印过程中，需暂停复印或需插入新的文件复印时，可以按下暂停键或插入键，这时机器将在完成一张复印的全过程后停止运转。 
　　目前大部分复印机都具备节电功能。在一次复印操作后，如机器暂时不用，机器将在一定的时间里自动进入节电状态。 
　　这时，机器操作面板上除了电源指示灯或节电指示灯点亮以外，其余显示将全部熄灭。在需要重新使用时，只需按一下节电键，机器将立即在很短的时间内进入待机状态。 

8．结束工作。复印完毕，从接纸盘上取出复印品，整理和装订好。同时将原稿从稿台上取下整理好，放回原处。

(二)复印机的管理

1.专人管理  2.履行手续  3.定时关机  4.防止泄密

（三）注意事项

1.选择合适的安放地点。不要将复印机放置在不稳定或倾斜的地方。尽量减少搬动复印机的次数，如果要移动，则一定要水平移动，不可倾斜

2.使用稳定的交流电源。应使用稳定的交流电，复印机电压为220V，在安装时与其他电器设备不要同时使用一条电源线路，并使用接有地线的三相电源插座。注意不要将地线接在煤气管或自来水管上，给复印机安装可靠的接地线。为了便于插拔，应将插座位置处于机器附近。当较长时间不使用机器时，要拔下电源线。下班时要关闭复印机电源开关，切断电源。未关闭机器开关不可去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。如果出现以下情况，应立即关掉电源，并请维修人员进行维修：机器里发出异响；机器外壳变得过热；机器部分被损伤；机器被雨淋或机器内部进水。 
    3.正确使用复印纸。添加复印纸时，先检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸再放到与纸张大小规格一致的纸盒里。纸盒的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。为了保持纸张干燥，可以在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后将复印纸包好，放于干燥的柜子内

4.保持复印机玻璃台清洁。保持复印机玻璃台清洁、无划痕，不能有涂改液、指印之类的斑迹，否则会影响复印效果。如有斑迹，使用软质的玻璃清洁物处理。

清洁、保养复印机时应关上机器主电源开关，拔下电源插头，避免金属头接触，使机器短路。

清洁时要严格按要求操作，不能用溶剂清洁不耐腐蚀的零部件。清洁结束时，一定要等部件表面完全干燥后再装到机器上试机，否则会使其短路甚至击穿。使用润滑剂时，要按说明的要求进行。一般塑料、橡胶零件不得加油，否则将会使其老化。 

5.特殊物品的复印。如果复印书籍等装订物，应选用具有“分离扫描”性能的复印机。这样，可以消除由于装订不平整而产生的阴影。 

6．及时添加碳粉。当碳粉指示显示红灯信号时，应及时给复印机加碳粉。如果加粉不及时可能会造成复印机故障。加碳粉时应摇松碳粉并按照说明书进行操作，切不可使用代用粉，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障，而且由于代用粉产生的废粉率高，实际的复印量还不到真粉的2／3。

7.定期维护保养。静电复印机经过一段时问的使用后，其显影部件产生的粉尘飞扬、机件的污染和磨损以及橡胶和塑料的疲劳或老化等都会影响到复印机的稳定运转，并使复印品的质量下降，严重时甚至造成机器停机。因此，必须对复印机进行定期保养维护，也就是定期对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换，排除故障隐患，确保复印机运转的可靠性。 

（四）复印过程中的常见问题与处理 
　　(1)卡纸。复印机面板上的卡纸信号出现后，需要打开机门或左右侧板，取出卡住的纸张，然后应检查纸张是否完整，不完整时应找到夹在机器内的碎纸。分页器内卡纸时，需将分页器移离主机，压下分页器进纸口，取出卡纸。复印机偶尔卡纸是不能避免的，但是如果经常卡纸，说明机器有故障，需要进行维修。 
　　(2)纸张用完。纸张用完时，面板上纸盒空的信号灯会亮，需将纸盒取出装入复印纸。 
　　(3)墨粉不足。墨粉不足时，面板上墨粉不足的信号灯就会闪烁，表明机内墨粉已快用完，如果不及时补充，复印机的复印质量将下降，甚至无法工作。 
　　(4)废粉过多。复印机在成像过程中，会产生很多废墨粉，收集在一个盒中，废粉装满后会在面板上显示信号，此时必须及时倒掉，否则将会影响复印质量。