第四节 会后工作

一、清理会场和文件

如果是在本单位的会议室开会， 会务人员只将会标、桌牌等只针对本次会议的相关标志撤走， 把会议室恢复原状即可。如果是租赁会议室和设备，清理工作就复杂了许多。

会议文件资料的清退，是指与会人员在会议结束时，根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。确定会议文件资料的收集范围，会议文件资料清退时，首先要统一制发清退文件资料的目录，避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。核对无误后装封交回保存部门。

确定清退文件资料的范围→列示清退目录→按期收集→整理、捆扎清退的文件资料→填写“文件清退登记表”→核点文件资料→查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告

二、安排与会人员返程

（一） 会场退场工作

1.引导人员立场 

主席台 群众

2. 引导车辆驶离

划分停车区间，有序服从指挥

（二）送别前的准备工作

1.做好送别的准备

与会代表回程票的预订一般要在代表们报到时就请他们登记回程日期和回程车、 船、飞机的车次和航班。 提前安排送别事宜；辅助与会者返程；提前结算、开票。

2.清理结算账目

会议一结束，会务主办方就要安排与会者结算会务费用， 同时向缴费者提供相关发票，以供与会者回单位后报销。会议过程中的一切花费，也应严格按照预算计划开支。各种花费应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账，办会应注意节切不可大手大脚、铺张浪费。

（三）安排暂留人员。

个别与会者，由于工作或个人的需要，开完会还需暂时停留几日。另有一部分工作人员，为了会议的善后工作，要提供便利，使其顺利完成。

三、会议经费决算

会议经费决算是对会议经费预算执行情况的总结。根据财务工作的规定，要求会议经费决算资料真实、数字准确、内容完整和编制及时。

四、会议纪要的草拟

会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。包括会议的基本情况、主要精神及中心内容,便于向上级汇报或向有关人员传达及分发。

会议纪要一般有办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要和研讨会议纪要四种。

会议纪要一般包括标题、开头、主体、结尾四部分。

五、会议文件的归档

小型会议的文件，大部分会前已经收集好，会后只需将会议记录或会议纪要归入卷内，并按会议讨论议题顺序进行整理即可。大型会议完整的会议案卷“一会一案”应包括以下内容：会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料。