第三节 会中服务

会中服务指全部会议期间的工作，是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会议的接站、报到及签到工作、会场的组织与服务、会议信息的记录与编发、会议形成文件的起草等工作。

会中服务的工作流程：报到及接待工作 →  组织签到→  做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →  会议信息工作 →  编写会议简报或会议纪要→  做好会议保密工作 →做好后勤保障工作 。

一、组织签到和登记

会议期间的组织工作指会议召开前的接站、登记、签到和引导工作。

签到作用：一是签到可统计会议实到人数；二是签到能够准确反映缺席情况，便于采取弥补措施；三是有些庆典性、纪念性会议的签到簿可留作纪念；四是与会者的亲笔签名可为日后查考提供历史凭证。

引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况，还要了解本地的交通、旅游、购物等情况，以备与会者随时咨询。国际性会议的礼仪人员还要掌握外语会话能力。

二、会议记录

会议记录是会议实况的记载和反映。是会议情况的原始记录，在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录。会议记录要求准确、清楚、简洁。会议记录经会议组织者同意后，如果可以使用摄影、录音设备，也需书面记录作为辅助手段。会议的目的、类型、规模不同，对会议记录的要求也不同。

（一）会议记录的格式

1.会议概况 

2.会议内容  

3.其他情况

（二）会议记录的方法

1.详细记录    2.摘要记录    3.简易记录

三、选举与表决

（一）拟写选举对象的材料：简历、议案、决议、草案、决策方案等

（二） 制作选票和表决票

（三）其他需要准备的事项

第一，准备投票箱。 投票箱的准备一是要考虑大小，二是要考虑数量，三是要考虑可以密封和方便开启。

第二，准备计票的用品。一般选举可以在黑板上公开唱票、计票，有条件的会场可采用计算机计票并用电子显示屏公布统计结果。

（四）选举和表决的程序

1、会议执行人宣布选举或表决会议开始，并向大会报告本次会议应到人数和实到人数；

2、报告候选人产生的过程并介绍候选人的情况，必要时可安排候选人与代表见面或发表演说；

3、通过选举或表决办法，通过总监票、计票、唱票人名单。一般采用举手或鼓掌通过方式的产生；

4、监票人核查会议秘书处提交的选票或表决票；

5、监票人当众检查投票箱，然后当众密封；

6、工作人员分发选票并检查实发选票或表决权票与实到人数是否相同；

7、总监票人宣读填写或表决票的注意事项以及投票的顺序、路线；

8、正式填写选票或表决票；

9、投票，先由主席团成员投票，再由监票人和计票工作人员中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；

10、 当场统计选票或表决票；

11、总监票人宣读选票或表决票的统计结果；

12、会议执行人宣布选举或表决结果。

四、会议期间的后勤服务

会议设备的操作与维护

 生活服务

 车辆服务

 娱乐服务

医疗卫生服务

五、会议集体摄影

与会者集体摄影是许多会议组织工作的必需内容。摄影的目的是留下有价值的资料。

会议集体摄影，应根据会议性质及领导意图，确定摄影的规模，并列入会议日程之中；应事先安排好人员位置，前排就座的领导人，应在座位上一一写上名字，其他人员提前按顺序进入摄影位置；摄影现场应设一个总指挥，严格按照预定方案统一指挥，以保证摄影活动有条不紊地进行。

在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究“以右为上”

六、会议交通保障

交通保障的主要工作包括派车管理、用车检查和驾驶员的管理。

会议住址距离会场较远时或外出参观时，必须有车辆接送与会代表，车辆数量要充足，以保证出行时间，按时到达和离开。要备有预备用车，以防不测。零星用车，须建立用车制度，规定用车范围和任务，履行批准手续。

服务于会议的车辆，应事前做好安全检查，保证车辆机械性能良好。驾驶员应具备一定的安全驾驶经历和职业操守，做好交通保障。

要做好乘车时的管理工作，中大型会议要事先做出乘车安排，并事先将安排发放到每个与会者手中，保障乘车组织有序。

七、会议的保密工作

对于重要会议，秘书必须对会议进程的各个方面及相关步骤进行必要的保密安排，并会同保卫、保密部门共同制定有关保密措施。