第二节 会前准备

会前准备的工作流程：  确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件→ 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查。

会前筹备就是为会议的顺利开展事先筹划准备，秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的基础性工作。

前期工作包括：会议申报审批  成立会务工作机构。

一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。一是口头申报形式。 二是书面申报形式。三是会议申报形式。

一、安排议题

通常是指会议所讨论的内容、中心、主题。 会议议题一般是对某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议，围绕这件事进行讨论研究。开会一般是为了沟通信息、部署工作，有了“问题”或“事情”才开会。开会要有明确的目的和清晰的主题及议题。

二、确定名称

会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还要方便在会议通知、会场布置、会议记录和会议宣传报道时使用。

会议的名称一般包含以下几个内容：会议的主办机构的名称、会议主题、会议内容、会议的类型、会议时间或范围。

三、会议的议程

（一）标题

  会议名称加“议程”二字组成。例如：“××集团表彰大会议程”“××公司××新产品鉴定会议程”

（二）题注

  法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。题注的内容要用括号括起来。例如：“（××××年10月12日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”。一般性会议用括号注明会议的会期，例如：“（××××年3月26日—3月29日）”。

（三）正文

  正文需要简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，为使内容清晰地表达，可使用条项式，逐项排列。

四、会议的日程

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。通常采用表格式和日期式。日程安排包括日期、上下午或具体时间、会议内容、会议地点、参加人、主持人或负责人几项内容。

五、会议预算

会议预算是指对会议显性成本的预算。会议预算根据会议的议程和日程安排以及会议规模编制。会议经费的构成

场地租用费、文具与资料费、培训费、聘请专家劳务费、茶水费、交通费、设备租金、食宿费等。

会议经费的筹措

（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助  （5）转让会徽等无形资产使用权

编制会议预算应注意这样两点：一要本着勤俭节约的原则，尽可能压缩会议的开支；二要有适当的弹性，经费上留有一定余地，以应付会议中突发而又必要的开支。

六、选择会议地点

会议地点是指会议召开的举办地或会场。

传统的会议形式是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。

现代会议中出现了电话、电视、网络会议等，会议的地点可分成若干个会场

小型的、经常性的会议可安排在单位的会议室。

为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址必须考虑多种因素，主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。理想的会址应具备的条件是：与会议的内容、规模、级别相称，自然条件适宜，交通方便，环境适宜，成本合理；是政治(文化、经济等)相对中心。

七、与会人员提名

与会者   数量不是越多越好，而是应具有必要性、重要性和合法性。

（一）参加会议的单位。

（二）参会对象的职务或级别。

（三）参会对象的身份。

主持人：当然主持人、临时主持人      出席人：正式、列席、特邀、旁听

记录人：一般为秘书                   工作人员：秘书、会务组等

（四）参会对象的代表性。

八、制发会议通知

会议通知一般有两种形式：书面通知、口头通知

会议通知的内容包括：召开会议的单位或部门；会议时间、地点；会议主题和议题；参会人员范围；需做的开会准备；报到地点与时间；联系人与联系方式；交通状况等。

九、与会者的编组

常用的编组方法： 按与会者所在的单位编组；按与会者所在的行业或系统编组；按与会者所在的地区编组；按议题编组。

十、布置会场

会议场地：简称会场，是会议组织者和会议参与者进行问题的讨论、研究，信息的交流，思想的沟通并达成会议交易目的的特定场所。布置会议场所主要是对会场进行布局，座次排列、装饰和设备的调试。

（一）会场的整体布局

1．礼堂式（相对式）这种会场布置形式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式。从而突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台。整个会场气氛显得比较严肃和庄重。

2．全围式   全围式会场布置形式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式的优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神

3．半围式   半围式这种布置形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状。既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。

4．分散式  这种会场布置的形式，就是将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席。其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。既在一定程度上突出主桌的地位和作用，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。

(二)主席台的布置

主席台是会场的中心，会议与会者瞩目的焦点，因此是整个会场布置工作的重点。主席台的布置应与整个会场的布置协调一致。

(三) 会场气氛的营造

设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。除了主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性会见，可多摆些鲜花。

十一、安排座次

是对与会人员在会场内座位次序的安排。会议设有主席台和群众席的，其作为安排分别各不相同。提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。会议的组织者或操办者在安排座次时决不能麻痹大意，不仅要对有关会场排座的原则和具体规范有所了解，而且必须认真严格执行。

十二、会议文件准备

会议文件是指适应会议活动需要、体现会议主要精神的文字材料。用于传达会议主旨、目的和任务，反映和记录会议情况。

会议文件特点：种类多、时间急、要求高、规范严、处理繁。

会议文件的分类：会议主旨文件主要有：主题报告、讲话稿，需要审议通过的决议、决定、方案、章程等，领导人的开幕词、闭幕词等。其他会议文件：会议交流的材料、重要的发言稿、会议参考资料、选举的背景材料等。

十三、会议筹备方案

会议筹备方案的一般格式：

（一）标题的写法  完整规范的会议筹备方案标题由“会议召开单位+会议名称+文种”组成，如“××市管理学会技术训练研讨会筹备方案”。会议召开的单位一般可以省略。

（二）正文的内容（见下页）

（三）落款