由于用支票来支付小额费用不够方便，一般在办公室中常设立一笔零用现金，财务上称作备用金，以应付临时小额支出。它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和使用的现金，是一笔周转金。备用金的数额根据企业的规模和平时小额支出的多少来确定，秘书取得现金后，应将现金保存在保险箱内，并负起保管、支付和统计的责任。

一、办公室现金管理办法

建立现金账簿    填写凭单     核对现金领用凭单    

审核报销凭据   及时报账，保证周转

二、商务差旅费管理

（一）商务费用报销

第一，申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并签字确认。第二，该报告或表格必须经过单位确定的授权人审核同意，签字批准。第三，一般情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门领取支票或现金借款。第四，在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取发票，其内容应与实际相符。第五，工作结束，申请者应将发票附在报销单后面，并签字提交财务部门，由会计把先前领取的现金和支出进行审核后在出纳处结算。

（二）出差费用办理

领导出差的手续，一般由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、汇款等方法。

信用卡可以从银行取得，上面开列了支款人的姓名、签名、号码和最高支款金额数等内容。这笔金额在实际发生后要从企业存在银行的存款账户中扣除。当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取。信用卡可以透支，透支限额不等，所以一张信用卡通常可以使用一笔较大的金额。透支的钱要在规定的时间内及时归还银行，否则就将支付较高的利息，造成不必要的损失。