办公用品，指人们在日常工作中所使用的辅助用品，主要被应用于企业单位，它涵盖的种类非常广泛，包括：文件档案用品、桌面用品、办公设备、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。

一、办公用品的分类

（一）日常办公用易耗品

1.纸簿类　主要有：A4，B5等各种类型的办公用复印纸，带单位抬头的信纸，普通白纸，复写纸，便条纸，留言条，标签纸，牛皮纸，专用复写纸，大、中、小及开窗信封，笔记本，速记本，专用本册(如现金收据本)等。

2.笔尺类　主要有：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正夜等。

3.装订类   主要有：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。

4.归档用品　主要有：各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。

（二）办公自动化易耗品

1.打印耗材：硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件

2..办公用纸：复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、铜版纸、彩喷纸、绘图纸、全透纸、不干胶打印纸、彩机纸、彩色卡纸

3.IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线

（三）其他办公易耗品

日用品：生活用纸（抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸巾/湿巾）、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、杯具（茶壶/水壶、茶具、保温杯、塑料杯、水杯、纸杯、陶瓷杯）、饮食品（茶/咖啡/方便食品/饮用水/饼干）、工作装备（手套、口罩、鞋套、工作服）

二、办公用品的购买

办公用品管理实行“集中采购、归口管理、统一建档、统一登记、统一调配、分口监督”的原则。购买方式：1.上门购买2.邮寄购买3.电话购买4.传真购买5.网上购买

（一）公司内部设有专门的购买机构

在单位内部申请办公用品，大公司往往专门设立一个部门订购和储备办公用品。秘书只须填写一张申请表交到采购部门。为预防可能出现的缺货情况，应提前打招呼做准备。

（二）公司内部没有专门的购买部门

办公用品和消耗品的采购程序：由需要购买货物的人填写《购买申请表》并签字，说明需要货物的理由和细节，经领导批准交采购人员。采购人员向供应商发出购买要求，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签宁，经领导签字批艰把订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，同时要复制—份给会计部门，表示要为购货准备资金。

（三）办公用品接收和付款

收到供应商的货物后，要对照交货单和订购单检查货物，查明货物的数量、质量。签收后，交货单送会计部门。采购人员要根据收到的货物填写入库单，库房人员要签字验收。会计部门收到发票后．对照交货单、人库单和订购单，三单货名、数字相符后，经财务部门领导签宁批准，支付款额或支票。

三、办公用品的保管和分发

库房保管措施：

第一，储藏间或物品柜要上锁，保证其安全。

第二，各类物品要清楚地贴上标签，标明类别和存放地，以便能迅速找到。

第三，新购进的物品应置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，保证物品不会因为过期而造成损失。

第四，体积大、分量重的物品放在最下面，以减少从架子上取物时发生危险。

第五，小的物品、常用的物品，如订书钉、橡皮、书写笔等，应放在较大物品的前面，以便于看到和存取。

第六，储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。

第七，储藏办公用品应有适当的照明，以便于查找物品。

办公用品领用分为个人领用与部门领用两种.个人领用指个人使用保管的用品,如圆珠笔,橡皮擦,直尺等.部门领用指本部门共同使用的用品,如打孔、钉书机。各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。

办公用品的发放：

第一，文具消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数）、经验(估计消耗时间）设定领用标准(如书写笔每月每人发放2支），随部门或人员的工作状况调整发放时间。

第二，文具消耗品限定使用人员；自第二次发放起，以旧品替换新品，但纯消耗品(如铅笔、A4纸等）不在此限。

第三，新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡：人员离职时将剩余文具一并交还。

第四，各工作岗位设立耐用办公用品档案卡，由秘书部门定期检查使用情况，如物品非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。

第五，固定时间发放办公用品。秘书除了审核物品申请单以外，还要登记好办公用品和易耗品出货记录。内容包括：物品名称、编号、申领部门、发货人、物品数量、特殊要求、申请人签名、批准人签名、领用日期等。

第六，物品的保管、储存要符合本组织制定的规定要求。

第七，保管好进货、存货和发放办公用品的记录和资料。

三、办公用品的库存

秘书可以用库存一览表、库存记录卡、计算机软件、数据库等来计算办公用品，查看某一特定时期(如一个月)物品的平均需求量，记录每个月底的现存余数。如果表上表明某种用品将在下个月用完．那么秘书就要开始重新订购。秘书不但要做好管理库存记录，还要对库存物品的数量进行控制，了解库存的余额，对是否需要进货做出选择。库存控制通常是通过大量的实践，计算出单位对每种库存物品的需用量，并将其确定在库存户上。