第二章办公室管理

教学目的: 理解办公室环境及办公室分类 ；学会布置办公室环境；理解现金管理的程序、要求；掌握办公物业管理的类型及方式

教学重点:掌握办公室布局；现金管理注意事项

教学难点：理解办公室健康安全；物业管理方式

教学方法：讲授、讨论、探究

教学手段：课件、多媒体、板书

作业：

1. 试述办公室布局与布置的主要内容。

2. 开放式、封闭式办公室布局分别有什么特点？

3. 办公室健康安全存在哪些隐患？怎样消除这些隐患，创造安全、舒适、优美的办公环境？

4. 办公物业管理包括哪些内容？

5. 什么是时间管理？秘书应怎样科学、合理地管理工作时间？

【导入】环境是形象，也是生产力。有一个整洁、优雅、安全、有序的办公环境，不仅有助于提高组织的社会公信程度，而且有助于该组织内员工的身心健康，增强员工的自信心，创造良好的沟通氛围，提高组织化程度和工作绩效。

办公室一是工作人员完成任务、执行其职务的工作地点；二是工作机构，领导工作的辅助性

办公室是领导进行决策、管理的重要场所；单位与有关单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所；办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象

第一节 办公环境管理

一、办公室环境的含义

广义：指一定组织机构的所有成员所处的大环境。包括社会环境、组织环境（职能环境、工作环境）。社会环境：包括一个国家和地区的政治、经济、文化、法律、体制以及人口、民俗、民族、历史等因素。它是研究办公环境的出发点。职能环境（组织内部环境）：指一个社会组织内部的机构设置、目标划分、运行情况、制度建设以及人际关系和工作方法等。它是办公室环境的核心。工作环境：指具体的办公活动的场所、使用的设备和从业人员的状况。它是办公室环境的基础。

狭义：指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括人文环境（软件）和自然环境（硬件）。人文环境主要是指办公室软环境的建设，主要包括人际环境、气氛环境、工作作风等三项。影响办公室工作人员行为的不止是硬环境，在某些时候，软环境对人的影响更大，强调的是提高工作人员素质的重要性，即是指加强软环境的建设。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。

二、办公环境管理的原则 

舒适：对于办公室来说，不管是装潢还是摆设，都应以舒适为准。光线、色彩、温度、声音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响。因此，秘书在设计办公室时应首先注意这些因素。其次，整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，不论是办公室内、办公桌上，还是抽屉里，不要放置与办公无关的东西，办公文具的摆放要井然有序，使办公环境整洁舒适。

和谐：一个和谐的办公环境能激发工作人员的团队精神。因此，在优化办公环境时，要注意其和谐性。如办公室的办公桌椅、文件柜的大小、样式、颜色要尽可能协调统一，这不仅可以增强办公室的美观效果，还可以起到强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系的作用。

合理（安全）：办公室布局应该力求方便合理，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，避免人员穿插迂回，便利人员密切联系。又如布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放物品的安全，如档案柜、保险柜的放置应远离大门，谨防被盗、失密、泄密等。

三、办公室的布局

就是办公环境的空间设计，必须考虑到符合各种沟通确保守密、心理调适、情绪转换以及休息等要求。办公室布局是对办公室空间设计进行布局规划，办公室布局就是为了能够让办公室空间达到最大的利用率。有利于提高员工的工作效率，增加员工之间的交流，相互协助。

（一）开放式办公室

办公场所开放式布局的概念始于德国，是指按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织员工的工作部门和工作团队、小组的区划布局，又称之为灵活布局。

全开放式办公室是指一个完全敞开的大空间，没有任何隔板，整个办公室空间一览无余，可以在办公室的任何一个角度看到每位员工的座位。半开放式办公室一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身来时，仍然可以看到其他部门员工的座位。开放式办公室内的每个办公位置通常包括办公桌椅、电脑、电话、文件柜、档案柜和办公文具等设备和用具。所有单个工作位置的组合主要是按工作运转流程和信息的流程来安排的，而每位员工的工作位置是由分配的任务决定的。

开放式办公室的工作空间通常是由可移动的物件来确定的，因而工作位置可以根据需要移动、变化。这种设计为组织降低了成本，提高了工作效率。

具体而言，开放式办公室的主要优点有：

(1)降低建筑成本和能源成本。开放式设计提供了较大的灵活性，减少了照明等能源成本的损耗。

(2)提高了办公室的空间利用率，节省了面积，使有限的空间能够容纳更多的员工。

(3)减少了交流的心理障碍，易于沟通，开放式的设计，管理者有更多的机会和员工接触，便于加深与员工的交流。

(4)更易于管理者对员工进行监督和指导。拆掉了墙壁，管理者能更直接地观察员工的行为，了解他们的工作状况。

(5)可以共享办公设备．形成集中化的管理和服务。

开放式办公室也有它的不足：

(1)缺少单独办公的机会。一些管理层的人员抱怨开放式办公室剥夺了他们单独办公的权利，感到降低自己身份和地位。

(2)难于集中工作的注意力。部分员工感到在一个很大的办公区域里跟许多人一起工作，容易分散注意力，或感到自己的一举一动都在别人的监控之下，从而产生不适感。

(3)办公区域噪音太大。开放式设计会使隔壁工作人员的谈话声、电话铃声、办公设备的嘈杂声不绝于耳。

(4)难于保密。开放式办公设计不宜于会计和法律等部门进行有效的工作，因为这些部门需要高度保密

（二）封闭式办公室布局

封闭式办公室又称为传统式办公室，是指用墙壁将办公空间分隔成若于有门、窗的独立房间的办公室布局。每个房间都有一人或多人办公，一般是按照工作任务或职能分工划分办公室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机等。封闭式办公室至今仍然是一些单位办公场所主要采用的设计方式。

作为传统的办公室形式，它有着自己的优势：

(1)可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求，比较安全。

(2)易于员工集中精力，避免受到外界干扰，加强了办公室内部的沟通，适合于从事专业性强、分工细致的工作。

(3)保密性强。

封闭式办公室的主要不足：

建筑成本和能源成本高、费用大，影响管理经营的效益。

（三）混合式布局

是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来。混合式布局是开放式和封闭式的结合，起到扬长避短的效果。

接待室和会议室  除了办公室之外，有条件的单位还可设置专用的接待室和会议室。接待室不必过大，能放量二至三套沙发，同时能接待七八位客人即可。会议室则视单位规模而定，一般以容纳二＝十人开会为宜。接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置应比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器，挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙上挂些格调高雅的油画或国画等。

办公布局安排应考虑的主要因素

优化办公室环境是提高工作效率的前提，方便、和谐、安全、舒适的办公环境需要靠办公室人员的参与来实现，因为良好的办公环境离不开精心地设计和组织。设计和组织办公环境，需

(1)本组织的规模和员工人数。

(2)组织的机构设置和工作设计。它决定了办公区域的划分，办公流程的排列，部室的设置。

(3)组织经营的性质和内容，业务部门的职能特点。与公众接触频繁的部门应位于离大门近的地方，例如采购部门、人力资源管理部门等；公关部门也需经常与外界接触，可安排在离接待区较近的地方。

(4)确保组织部门之间的联系．科学有效地设计工作流程。业务关联较紧密的部门的位置应尽量临近，以避免衔接出问题，或者重复颠倒，使得员工在工作和文件的流动中来回奔波。

由此可见，办公室人员要帮助上司制定一个合适的办公布局方案，就需先认真了解各种布局类型办公室的特点，并要结合本组织的规模、人数、结构、经营特点和工作情况进行设计。

四、办公室的布置

（一）利用好物理条件

办公室环境物理条件内容比较广泛，主要是指办公室硬环境的建设，包括空气环境、光线环境、颜色环境、声音环境、绿化环境等。

1.空气环境

空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。因此，室内通风与空气调节对工作人员提高工作效率是十分重要的。空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度四个参数来衡量的，称之为空气的“四度”。

⑴温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一般在20°C～22°C，夏季在23°C～25°C之间为最宜。如果空气温度过高，会使人频频出汗，烦躁难忍，造成人体内部热量不能及时散出；温度过低，又使人体热量散出过多。不管哪种情况，都会使人感到不舒服，严重者还会引起中暑或感冒，造成健康和工作上的损失。

⑵湿度。一定的场合有一定的湿度要求。对于办公室工作人员来说，适当的空气湿度能振奋精神，提高工作效率。我们知道，人体有时通过出汗散热来调节体温。适宜的湿度是创造理想工作环境的一个重要参数。据研究表明，在正常温度下，办公室的理想的相对湿度在40%～60%之间。在这个湿度范围内工作，人会感觉清凉、爽快、精神振作。

⑶清洁度。空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。空气的新鲜程度就是指空气中氧的比例是否正常。例如，许多人在一个关闭的屋子里开会，时间一久，人们就会有胸闷或压抑的感觉。在这种情况下，人们必须打开门窗，透透空气；开启排风扇或空调机，以调节室内的空气。因此，办公室空气新鲜与否，与工作人员的身体健康有着密切的关系。新鲜的空气使人精神焕发，工作效率高；污浊的空气则使人身体不适，影响情绪，降低效率。

⑷流动速度。更换室内的空气是通过空气流动来实现的。一般来说，在室温为22°C左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时，人体能保持正常的散热，并有一种微风拂面之感，感到舒适。常开窗能起到换气、使空气对流的作用。

2.光线环境

办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。如长期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳，不但影响工作效果，久而久之，还会造成工作人员的视力下降，影响身体其他方面的健康。亮度太低，则不能满足视觉的要求，而且对调节眼睛瞳孔的控制机能产生干扰，使眼肌迅速疲劳，不仅损害视力，而且影响情绪。但亮度也不能太高，不然会带来眩光，使视觉效能下降。

3.颜色环境

颜色具有很强的感染力和吸引力，可直接影响人的心理活动和工作行为。办公室的颜色环境，可根据不同地区及办公室的不同用途，而采用不同的颜色。气温高、天气热的地区，办公室宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等；气温较低的地区，宜用暖色，如橙黄红、灰等。按工作性质，研究、思考问题的办公室，宜用冷色；会议室、会客室宜用暖色。人们还可以利用颜色的配色原理，调制出最适合本地区、本部门的颜色。但必须遵循一条总的原则，即适用、美观、效率，有益工作人员的身心愉快和健康。

4.声音环境

办公室保持肃静、安宁，才能使工作人员聚精会神地从事工作。一般来说，在安静的场中工作，其效率往往比较高；在嘈杂的环境中处理问题，往往会分散精力，影响工作效率甚至造成判断失误。尤其是对写文稿一类复杂的脑力劳动，注意力需高度集中，而各种噪声往往造成人们的情绪波动，思路中断，影响工作的正常进行。安静，并非指绝对没有声音。因为一个人的听觉通道在完全没有刺激作用的情况下，会使人有一种恐惧感，产生不舒服的感觉，造成工作效率下降。声音环境应有一个理想的声强值。办公室的理想声强值为20～30分贝，在这个声强范围内工作，使人感到轻松愉快，不易疲劳。

（二）办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；为了保障员工的安全，办公区建筑必须坚固安全。办公设备的摆放应整齐，布局要合理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处要注意桌椅设备摆放的安全。

1.办公桌椅  办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。办公桌是工作人员的必备工具，应注意美观、适用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度。同时，应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。

2.办公设备：我国传统的办公室设备有办公桌椅、电话、文件档案柜、报架、图片架、图书资料等。现代化的办公设备则增加了计算机、传真机、复印机、口授打印机、录音机、录像机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。现代化的设备环境要求办公室日益强化和完善以下功能：数字计算功能、文字处理功能、信息查询功能、通信功能、管理和辅助决策功能等

五、办公室美化

办公室的绿化是不能忽视的。外部环境应绿树成荫，芳草铺地，花木繁茂。它不仅能点缀美化环境，而且是调节周围小气候的有效方式。因为植物通过光合作用，能吸收对人体有害的二氧化碳，同时放出氧气。调查表明，绿化周围环境，能增加生气，丰富色彩。因为植物大都绿叶繁茂，人一看到绿色，便会产生一种视觉效应，这种感觉是微妙的。绿色象征和平与生机，使人产生安全感，并使人奋发向上。因此，办公室绿化，不但能调节小气候，而且有助于提高工作效率。

室内绿化与室外显然不同。室内只能放置花草，且所占空间不能太大。合理地配置花木，会给室内增光添辉。有人把室内绿化誉为“无声音乐”，可使人心旷神怡。另外，很多花卉都有其宜人的馨香，易使人的嗅觉得到某种良性刺激，促使大脑皮层兴奋，从而影响人的心理、情绪和行为举止。吊兰能在微弱的光线下进行光合作用，可吸收室内80%以上的有害气体，吸收甲醛的能力超强。一般房间养1-2盆吊兰，空气中有毒气体即可吸收殆尽，一盆吊兰在8-10平方米的房间内，就相当于一个空气净化器。

六、办公室的健康与安全环境

（一）识别办公室安全隐患

滑跌、绊倒这类事故占办公室事故总数的50％以上，造成这种状况的原因很多：

不恰当地使用设备或错误地操作设备；办公楼内的碰撞或障碍；掉落物品，特别是翻倒档案柜等；火灾与电的故障；胡闹与荒诞行为造成的事故；办公室外部常见的危防包括：通道、走廊、大厅和楼梯没有灯或者照明很差；无照明保护的停车场容易发生行凶与抢劫；单位的大门没有锁等。

主要包括办公室环境隐患：建筑方面的隐患、物理环境隐患

办公设施的隐患：办公家具方面的隐患、办公设备的隐患、消防方面的隐患

人为的隐患：工作疏忽大意造成的隐患

（二）消除办公室安全隐患

1.树立安全意识。职业健康安全管理体系（Occupational Health and Safety Management Systems.英文简写为“OHSMS”）是20世纪80年代后期在国际上兴起的现代安全生产管理模式，它与ISO9000和ISO14000等标准体系一并被称为“后工业化时代的管理方法”。 1996年英国颁布了BS8800《职业安全卫生管理体系指南》国际标准。以后，美国、澳大利亚、日本、挪威的一些组织制定了关于职业健康安全管理体系的指导性文件，1999年英国标准协会（BSI）、挪威船级社（DNV）等13个组织提出职业健康安全评价系列（OHSAS）标准，即OHSAS18001《职业健康安全管理体系——规范》、 OHSAS18002《职业健康安全管理体系——OHSAS18001实施指南》，其核心是要求企业采用现代化的管理模式、使所有生产经营活动科学、规范和有效，提高全员安全意识，降低风险，避免事故发生，从而降低成本。2001年12月国家质检总局颁布了国家标准GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》。2002年又颁布了GB/T28002-2002《职业健康安全管理体系指南》，使得我国职业健康安全管理体系标准的实施工作全面、规范地展开。

2.进行安全检查。确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；如果个人发现职权内无法排除的危险，有责任和义务进行报告、跟进，直到解决。异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在“隐患记录及处理表”中。

3.办公室安全系统

①内部人员的流动管理。佩戴身份证或标记卡。工作人员都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。

②访问者安全检查。访问者来到一个单位时，通常会进行登记，并发以标记卡。在发生恶性事件的时，大门门和接待区域会留有所有访问者的详细记录，以便于在必要的时候能够问询他们。

③计算机使用的管理。建立安全防范措施，发放有规律变化的个人身份识别密码。工作人员将会被分配个人存储空间，这也同样会被监控．以便于根据要求增加或减少存储空间。这样的系统管理这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了了总体的管理水平。

④安全保险系统。进入办公场所的丁作人员必须了解和掌握安全标识。办公场所的各种安全措施对于厂作人员是非常重要的，但与有形的安全措施密切相关的是满足工作人员安全保险的需要。为满足这些需要，还形成了许多新的保险系统，其中—些采用先进的计算机环绕时钟脉冲进行控制。