电子邮件(Electronic mail,E-mail) 是指两个或多个用户之间通过网络进行信息收发的一种服务。

一、电子邮件的特点

发送速度快  信息多样化  收发方便  成本低廉  广泛的交流对象

二、电子邮件的工作过程和原理

1.工作原理

一个电子邮件系统应具有三个主要组成部件，这就是用户代理UA(UserAgent，UA)、邮件服务器，以及电子邮件使用的协议。而邮件服务器和电子邮件使用的协议又称为邮件传输代理(Mail Transfer Agent，MTA)，用户代理UA要为用户与邮件系统之间的交流提供一种机制，为用户提供一种可对邮件进行编辑、阅读、发送、存储及管理的工具。客户端邮件传输代理MTA接收待发送的邮件，将它通过Internet发送出去；服务器端邮件传输代理MTA接收邮件，并将它发送给接收端UA。接收端用户从UA中读取他的电子邮件。

ISP(internet service provider）即互联网服务提供商，是向用户综合提供互联网接入业务、信息业务和增值业务的电信运营商。ISP是经国家主管部门批准的正式运营企业，享受国家法律保护。

邮件服务器需要使用两个不同的协议。一个协议用于发送邮件，即SMTP协议，而另一个协议用于接收邮件，即邮局协议(Post Office Protocol，POP)。邮件服务器必须能够同时充当客户和服务器。同时，为存储大量的信件，邮件服务器必须提供大容量的存储器，存储所有所属邮件用户的信息及其信件，并对这些数据信息进行管理。比如添加，即用户申请信箱，修改，删除(可设定条件对用户进行删除)等。SMTP称为简单邮件传输协议，可以向用户提供高效、可靠的邮件传输方式。SMTP的一个重要特点是它能够在传送过程中转发电子邮件，即邮件可以通过不同网络上的邮件服务器转发到其他的邮件服务器。POP称为邮局协议，用于电子邮件的接收，它使用TCP的110端口，现在常用的是第三版，所以简称为POP3。当客户机需要服务时，客户端的软件(如Outlook Express)将与POP3服务器建立TCP连接，然后要经过POP3协议的3种工作状态：首先是认证过程，确认客户机提供的用户名和密码；在认证通过后便转入处理状态，在此状态下用户可收取自己的邮件，在完成相应操作后，客户机便发出quit命令；此后便进入更新状态，将作删除标记的邮件从服务器端删除掉。到此为止，整个POP过程完成。

2.电子邮件地址的格式是：<用户标识>@<主机域名>。

两个基本部分组成：信头和信体。

(1)信头一般有下面几个部分：

　　①收信人，即收信人的电子邮件地址；　②抄送，表示同时可以收到该邮件的其他人的电子邮件地址，可有多个；③主题，是概括地描述该邮件内容，可以是一个词，也可以是一句话。由发信人自拟。

(2)信体。信体是希望收件人看到的信件内容，有时信件体还可以包含附件。附件是含在一封信件里的一个或多个计算机文件，附件可以从信件上分离出来，成为独立的计算机文件。

（一）电子邮件的发送

秘书只要在键盘上敲几个键，或按一下鼠标就能立即发送一封电子邮件。但如果电子邮件存在错误，一旦发送，这种错误就很难纠正，甚至无可挽回，所以在发送前的仔细检查就显得至关重要。

1．邮件的“主题”一栏必须一目了然．以提示收件人打开邮件。许多公司一天中接收到的邮件数量很多，收信人养成这样的习惯，即根据来信的主题栏挑选要看的信件。如果发送的邮件在“主题”栏上能够吸引对方注意，那这封信就可及时得到处理和回信。如可以把主题写成“销售提高15％”，而不要写成“销售状况”。

2．邮件正文的第一句话应该是称呼对方的姓名、身份，但方法一定要得当。与写书信相似，在邮件的开头就称呼对方，并给以恰当的身份提示，对方会感到你是一个彬彬有礼的人，如“吴科长”、“章老师”。

3．注意邮件的语气。秘书在给客户写电子邮件时，不能像聊天或给朋友写信，语气要合乎礼仪规范。应做到：文字简洁明了，使用积极的语气，选择正确的词组，有礼有节。

4．回复来信，可摘录部分来信原文(短文可录全文)，以使对方立即通晓来信含义。

5．秘书收到电子邮件应立即回信，最迟不能超过24小时。即使一时答复不了，也应该先回信告诉对方你已收到来信，并给出大概的回复时间*如果秘书是初次通过电子邮件与对方联系，最好在信尾附上自己全部的通信资料。

6．最后，一定要签上秘书自己的姓名、身份，或是上司的姓名、身份，并附上公司的名称和电子邮件地址。

7．注意保密。与其他商务信函一样，电子邮件也需要保密。可以请人或自己设计一个程序、使电子邮件在发送时被加密，阅读时才被解码。

(二)电子邮件的接收

秘书在接收电子邮件时，应注意以下方面：

1．每天至少检查一次电子邮箱，以免错失重要和紧急的信息。

2．删除垃圾邮件，不要让一些非你所要的信息占据电脑的硬盘空间。

3．下载对工作有用的文件。应建立一个专门的文件夹，单独存放对工作有益的下载的信息。

4．防止病毒。应安装病毒监控软件，以保护信息的安全。

三、电子邮件的安全管理

防火墙技术 数据加密技术通过立法形式，推动电子邮件网络实名制