差旅服务又叫出差、公干、差旅管理,是企事业单位、社会组织对因公出差人员的计划、行程、费用进行管理的过程，目的是合理控制差旅开支，提升差旅的效率。通过差旅管理整合资源，能够为出差人员提供全方位的服务，并能够利用数据分析系统来规范员工出差行为，降低组织机构的差旅成本。差旅工作是党政机关、企事业单位以及社会团体工作中的一项重要内容，既包括政府部门领导去基层、外地的视察、指导工作，也包括企业上司因谈判、签约而作的商务旅行，还涉及其他组织领导交流情况、沟通信息的公务旅行。差旅工作既指上司的差旅活动，也包括秘书陪同上司所作的公务旅行，秘书应为上司也为自己做好差旅过程中的行程计划安排，以保证旅行顺利进行。

一、差旅准备内容

秘书在为领导作出差难备时，首先要了解领导人此次出差的目的是什么，一行有几人，目的地是哪里，出差时间有多长，要在哪些地方停留等等。把这些情况弄清楚后，即可动手拟定交通计划。

秘书必须为上司准备好相应的文件资料与有关物品按公用与私用分别列出清单，请上司过目，以免遗漏。

二、制作差旅计划

 （一）明确差旅目的

（二）拟订差旅计划

出差旅程表，是指把出差期间的—切活动整理成表格，固定化，使人一目了然，既能避免遗忘和错乱，也便于让本单位的人知道领导人的行踪，遇到紧急情况也便于联系。

填写差旅日程表应注意：由于上司出门在外，诸多事情难以预先确定，故时间安排应相对宽裕些。制成的差旅日程表应该有三份，应给上司两份，以便上司留一份给家人。如果秘书陪同上司出差，则应再留一份给公司其他负责人。

三、预定票务

1.选择交通工具

领导人对交通工具的爱好不一样，有的人喜欢坐飞机，有的则喜欢乘火车，有的喜欢轮船，也有偏爱汽车的。比如，毛泽东同志生前就很少坐飞机。要根据领导同志的爱好和级别，选定一种交通工具。如果足从本单位带车，要了解出差的这位领导人喜欢坐本单位哪一位师傅开的哪一辆车。如是由秘书外车(兼司机)，也要先把车子开出来，并提前维修保养。

2.订票

购票的方法有三种：一是由秘书或其他工作人员去车站、码头或民航局购票；二是请中介代购，如旅社、票务中心等代购。三是网上订票。

购买飞机票一定要提前预购，至少提前—周、买好票后，要时常确认票面上规定的时间与实际起飞的时间是否一致。如不一致，应及时改签或退票。

3.取票

自行到站取票或上门送票，要仔细核对身份信息和票面信息。

四、预定宾馆

（一）确定宾馆档次

在为领导人预定房间时，首先要考虑到领手人住宿的报销标准、工作需要；其次要考虑领导人的住宿习惯与爱好，保证领导人在山差期间既要工作好，更要休息好。

（二）获取宾馆信息

打电话、上网、旅行社等咨询，位置、环境、周边等。

（三）进行预订

(1)获取相关信息。公务旅行的信息来源可以有以下几种：旅行社、地图和旅行手册；也可进入互联网上有关旅行服务数据库查找信息。

(2)掌握预订服务的途径。秘书可以通过旅行社帮助办好对旅馆的预订，或利用网络、800免费电话进行旅馆预订。

(3)预订房间。秘书在预订房间时应提供以下信息：住宿者的姓名，抵达州司及大概离开时间，需预订的房间类型及特殊要求。

如果预订需要保证或确定，秘书要事先说明，以便旅馆保留房间；如果想取消预订，则必须在旅馆结账前打电话取消，否则当晚就得收费。

要根据上司的要求预订，考虑环境、房间朗向、设施、通信联络等。房间选择尽量不要在一楼，不临衔，不在楼层尽头，应选择远离楼梯或电梯口并靠近安全通道的房间。并且最好住有足够安全保障的旅馆，如提供代客泊车业务、电话号码保密服务等。秘书本人的住宿标准、层面、房间也应请示上司定夺，一般以贴邻住为宜，便于有事联络

(4)确认领订。秘书应想办法拿到旅馆确认预订的传真或其他书面形式的证明，并将其附在旅行计划或旅程表后面。

五、预支差旅费用

有些公司和单位为出差人员提供预支差旅费，出差回来后报销。秘书要填写申请表，并提取预支的差旅费。

差旅费包括往返及当地的交通费、住宿费、餐贫，以及其他可能的活动经费。差旅费的携带方式是现金、信用卡和旅行支票。

六、准备出差用品

秘书必须为上司准备好相应的文件资料与有关物品按公用与私用分别列出清单，请上司过目，以免遗漏。

七、出国差旅准备

如果领导或上司出差的地点是国外或境外，秘书应做好相应的准备工作，掌握办理出国(境)申请、护照、签证的基本程序，了解《国际预防接种证书》(黄皮书)、海关检查、保险、免疫以及相关手续的具体要求。

（一）办理出国(境)手续

1.填写出国申请

出国申请的内容应包括：出国事由，出国线路(外国公司或组织所在国名称)，出国日程安排(出国时间、国外活动时间、地点、回国时间等)，出国组团的人数。申请书后面要附出国人员名单、外国公司或组织所发的邀请函，出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。

2.办理护照

护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给该公民国籍和身份的一种合法证件。凡是出国人员均应持有本国政府颁发的合法护照。我国的护照分为外交护照、公务护照和普通护照三种。中国于2012年5月起正式签发普通电子护照，也叫因私电子护照。

外交护照主要发给外交官员、领事官员及其随行配偶、未成年子女和外交信使；

公务护照又分为公务、公务普通两个类别。公务护照主要发给各级政府部门县处级副职（含）以上国家公务员，在我国驻外的外交代表机构、领事机构和驻联合国专门机构以其他政府间国际组织的工作人员及其随行配偶、未成年子女等；中央企业领导班子成员；外交部批准可以持用公务护照的其他人员。

普通护照发给我国侨民、留学生和出国办理私事的人员。

在国内，外交护照由外交部签发。公务护照由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室）办理。普通护照则由公安部授权的有关机关办理。在国外，护照则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

秘书携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关外国公司或组织所发的邀请函、2寸正面免冠半身相片等去办理护照。因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关办理；因私出国的护照由公安部授权的机关办理。

秘书或其他人应该认真填写有关卡片和申请表。在拿到护照后细检查姓名、出生年月、地点是否正确，并在签字格上签名。

3.办理签证

签证是一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。签证一般可放在护照上，也可放在其他证件上。如前往来建交国家，一般用单独的签证，与护照同时使用。中国的签证分为入境签证和过境签证两个类别。入境签证是准予持证人在规定的期限内，由对外开放或指定的口岸进入该国国境的签证。中国入境签证自颁发之日起生效，有的国家另行明示入境签证生效日期。过境签证是准予持证人在规定的期限内，由对外开放或指定的口岸经过该国国境前往第三国的签证。要取得过境签证，须事先获取目的地国家的有效入境签证或许可证明（免签国家除外）。按国际惯例，有联程机票，在24小时之内不出机场直接过境人员一般免办签证，但部分国家仍要求过境本国的外国人办理过境签证。　

各国的签证内容大体相同，主要包括：签证种类、签证代号、入出境（过境）目的/口岸/偕行人、停留期限、有效次数、签发机构、签发地点、签证官员签字盖章、签发日期等。有的国家还附有持签证者的照片（应与护照上的一致）。有的还有印花和防伪标识等。一般来说，途经一国的过境签证有效期为一个月，过境停留时间为三天，前往某个国家的入出境签证有效期为半年，居留期限为一个月，入出境一次。

因公出国的人员前往国家的签证可到前往国所驻我国大使馆或领事馆，直接联系申办签证；或是委托权威的可靠的签证代办机构(如中国旅行总社签证代办处)代办；也可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使(领)馆办理。办理签证时要交上护照并填写一份签证表。取得签证后，应检查签证的有效期及是否签字盖章。

4.办理《国际预防接种证书》(黄皮书)

“黄皮书”即“预防接种证书”，因其封面通常为黄色而得名。它是世界卫生组织为了保障入、出国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。

出国人员在办理了有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生捡疫部门进行卫生检疫和预防接种，并领取黄皮书。在拿到黄皮书后，应该进行认真查验。

5.办理出境登记卡

在办理上述手续后，秘书携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。2002年起，中国公民出境不必再填写出境登记卡。自2007年10月1日起，将免填边防检查出境登记卡的人员范围扩大至包括内地居民、台湾居民及华侨在内的所有中国公民。

6.订购机票(船票、车票)

订购机票(船票、车票)，可在国内各航空公司及船、车票售票代理点办理购票手续，也可在外国航空公司驻我国酌办事处购买。购买国际机票时需出示护照。如果所到之处对方有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。内容包括航班、航船号或火车的车次、起程地点、到达口岸名称和时间、前往的人数。

7.办理保险   

秘书可以通过代理人直接由保险公司安排、使用于意外事故李丢失等。

 (二)办理出入境手续

1．边防检查

出入境人员要填写出入境登记卡，交验护照，检查签证。边防人员确认无误后，在护照内页盖上注明出人境口岸和日期的验讫章。有的国家入境时就填好一式两份的出入境卡，入境时收走一份，另一份加在护照内等办理出境手续时再收走。

2．海关检查

填写海关申报单，包括姓名、性别、职业、国籍、护照号、发照日期、入境口岸、入境日期、逗留地址、行李件数以及所带物品的数量，大多数申报单还要求填写外币旅行支票、信用卡的数量等。然后将所带行李连同申报单一起到海关处结关。海关人员将根据申报单进行检查。

3．安全检查

安全检查的目的是禁止携带武器、凶器、爆炸物和剧毒物等。备行李、礼品时应避免携带违规违禁物品，以减少不必要的麻烦。

4．健康检疫

即交验黄皮书，对未接种的旅客会采取隔离、强制接种等措施。

㈢差旅结束工作

出差回来后，秘书的工作是要将这次差旅的结果与成就予以总结，对相关事宜予以善后处理。具体事宜有：

1沟通信息

无论是否陪同上司出访，上司返回后，秘书都要把上司不在公司时发生的事情及处理情况、依照事情轻重缓急程度，简明扼要地向上司汇报。秘书应向各有关单位、部门通告上司回来的消息。

2整理材料及清理财务

秘书要撰写出差旅行的总结材料，以便上司向有关方面(董事会、上层领导等)汇报。整理上司带回的各类资料与物品。资料按情况登记后归档；物品清点后，根据上司指示处理。按规定帮助上司进行财务清理，申报各项差旅开支，申领相应补贴。

3表示感谢及总结经验

旅行结束后，秘书应立即发出感谢信或致电，向这次出差期间予以热情接待的有关方而表示感谢之情。秘书还应对这次差旅活动进行小结，总结经验教训，以便下次为上司作差旅准备时参考。