值班工作是保证组织及时获得准确信息，进行正确决策，以及处于安全防范的需要而开展的经常性工作。值班的一般含义是指在当值的班次里担任工作。秘书工作中所称的值班．秘书业务之外所安排的、在固定的时间利地点处理日常事务和临时事项的作。在一般的党政机关和企事业单位一般均设有值班室，值班工作由秘书部门负责。省市以上的首脑机关都配有专职值班人员，实行24小时昼夜值班制，一般单位也配备专职或兼职人员值班。值班管理是一种制度，即对值班员的如何管理，对值班员职责权利的约定。

一、值班的类型

按值班的时间可分为

(1)常设性值班。一些重要的党政机关或较大的企事业单位值班室，有固定的值班人员，实行全天候值班制度。

(2)休假日值班。  —般机关或企事业单位在休息时间(如晚间和节假日)安排值班。

(3)临时性值班。临时件值班主要是指遇到或为防范突发性事件而采取的临时值班措施，如防汛防台值班。

按值班的内容可分为

(1)综合件值班。这类值班负责处理本单价的各类临时性事务，如大中型机关或企事业单位的总值班室

(2)专项性值班。专项性值班指针对某项专门工作的值班，值班人员只负责处理特定的事务，如安全值班。

二、秘书值班工作的主要任务

（一）进行值班管理

(二)负责传递信息

值班工作的形式主要有办公室值班、值班室和总值班室(有专门值班室和专职值班人员)和首长电话值班室(各地政府机关开设的专线电话，由秘书值班接听、记录、汇报并处理)。无论何种形式，值班室都是一个单位所在地区或系统的信息枢纽中心，起着联络中心点，沟通上下、左右、内外信息的重要作用。值班人员接听并记录电话，接受并登记紧急文件，收受并转送电报等，因此，值班室应保证各种通讯器材畅通无阻，应备有各部门领导人和交通、公安、消防、急救等常用电话号码表，应密切保持与机关、单位负责人的联系。

(三)办理来访接待

在值班期间，可能会有外单位来参观访问、联系工作、业务学习的人员，对符合手续的秘书都应认真接待。值班室为完成此项工作必须做好派车接送、安排食宿、联系有关部门等工作。此外，还有其他来访，如特殊困难来值班室反映情况，要求帮助解决具体问题等，值班人员同样应耐心接待，应该按政策规定解释答复，并要认真填写值班接待登记表或值班日志。直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。

(四)承办临时交办事项

值班人员还要处理一些领导临时交办的事宜，如分发会议通知、寻找某人、询问情况、传达指示及购买车船票、联系车辆接送等生活服务事项。值班人员应及时处理，妥善安排。做好值班日记,对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等,都要认真登记，确保函件的无破损、无拆封、无丢失、无不该收。

(五)处理突发事件应急事项

如果遇到生产、交通事故、火灾、盗窃或暴雨、地震等突发事件，值班人员应遇事不慌、处变不惊，沉着、冷静、机智地加以处理。如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人力抢救抢险，或依靠邻近机关、单位、部队；或保护事故现场；或紧急转移机要文件和贵重物资等等。为使国家和人民生命财产少受损失，有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。

(六)确保组织安全

值班室的任务和机关、单位保安人员的任务不同。保安人员的任务是整个机关、单位里里外外的防火、防盗，而值班室主要是负责夜间和节假日机关内部机密文件资料和器材等的保护。当然，这两方面的人员和任务是密不可分的。秘书部门组织好值班工作，值班室与保卫部门协调配合，是确保机关、单位的机密和安全的必要保证。值班人员如果兼有门卫的责任，应该对外来人员进行审查，进行来访登记、验证、开具会客单和交销等。发现异常情况，应迅速报告有关领导或保卫部门。

（七）负责值班记录

值班人员应做好三项记录：

1．记好值班电话记录：主要包括来电时间、来电单位、来电人姓名、来电内容等。

2．记好值班接待记录：主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。

3．记好值班日记：主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性，并及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。

二、值班工作的制度

(一)岗位责任制度

是对值班工作的职责范围和值班纪律的明确规定。要求值班人员必须坚守岗位，尽职尽责，认真完成各项值班任务。由于值班工作多在夜间和节假日，人员安排往往紧缩到最低限度，值班人员必须严格执行请假制度。当班人员如有病、事，应提前向主管请假，以便安排替代。接班人员如果迟到，上一班人员应继续坚守岗位，并电话请示主管，不得擅自离岗。

(二)领导干部值班制度

（三）请示报告制度

是对值班人员在处理重要情况和问题时所作的明确规定。要求值班人员对于没有把握答复和处理的重要事项，要先请示，后办理，不可自作主张；对于值班期间发生的重要情况，要及时报告，不得拖延或不报；对于特殊应急情况，也应边办理边报告。

(四)交接班制度

由于值班工作是由秘书人员和其他行政人员轮流进行，有些事在一个班次内办理不完，有些事则要交给日间上班的部门处理，值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。接班人员应提前20分钟左右到达，双方进行认真的交接。交接的内容有来客登记表、电话记录、文件及登记册，原有的设备、器材、资料以及钥匙等。交接时双方应查明实物与记录是否相符，确认无误后，交班人员方可离开。

（五）保密制度

（六）登记、记录制度

在每个班内来访的客人、打进的电话、收受的文件、电报，以及发生的事故等，值班人员都要将内容、情况、处理方法记录在案；需要下一班做的事情或注意的问题也应写明。

（七）安全防范制度

值班人员还应严格执行安全、保密制度。在值班时应集中精力，保持警惕，与安全保卫人员密切联系，共同负责整个机关、单位的安全、保卫工作。除值班室外，其他关闭的办公室不得擅自进入，上锁的柜橱抽屉不得开启。不得把家属带入值班室，也不得接受私人来访，更不可在值班室内打牌、喝酒等。值班人员不得将值班室的电话号码表外传．不得在普通电话机上传递秘密事项，不得泄露领导人的住址、电话和活动安排。

三、编制值班表

值班表应明确载明下列项目：

(1)值班表的值班时间和适用期限，如“10月1日一10月7日”。

(2)值班人的姓名、部门及联系方式。

(3)值班的具体地点。

(4)负责人或带班人姓名联系方式

(5)值班要求和工作内容

(6)替班人的姓名和交接方法