印信工作是指对本单位印章和介绍信的管理和使用工作。机关、单位的公章，代表该机关、单位的正式署名，领导人的印章则代表着负有某种职权的领导者。公文、介绍信和各种来往函件，必须盖了公章才有效。介绍信可证明本机关、单位员工的身份，在外出联系、接洽公务中广泛使用。印信工作通常由单位领导指定一名地位较高、经验较多、责任心强的秘书负责。

公章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。加强对印信的管理，严格按规定使用，是秘书人员的重要职责。秘书人员的工作岗位是在领导机关，或直接在领导身边，经常会接触大量的机密事项。秘书工作本身就有很强的机密性，是一个非常重要的保密环节。因此，秘书人员必须熟悉保密工作的各方面知识，把这一工作做好。

一、印章管理

印章是“印”和“章”的合称。从一般意义上说，“印”和“章”都是信物，只是由于使用者的不同而有不同的名称。就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，领导人则用“章”。

印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。其中单位公章是单位对外行使权力的标志。印章具有标志作用、权威作用、法律作用和凭证作用。1993年国务院印发的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》 (国发〔1993〕21号)

（一）印章的作用

权威的象征 凭证作用  标志作用

（二）种类

印章有不同的种类，有些作用和效力是相同的，有些是不同的。

①单位印章。代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。一个单位的正式印章，具有法定的规格、确定的外形、尺度和样式。

②套印章。指印刷单位经授权制版而成，用于印制大量文件，与正式印章具有同样效力。

③钢印。不用印色，利用压力凹凸成形，用在粘贴照片的证件与证件的骑缝上，表示证件与照片相吻合，或用在连接的票证上。不能独立使用，不能用钢印作为文件、介绍信及其它票据凭证的标志。

④领导人签名章。是根据机关、单位主管用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由文秘人员保管使用，多用于签发文件、公告之用。属于公务专用章。是单位领导人身份的代表，具有行使职权的标志和权威的作用。有些凭证不仅要有单位印章，还要有领导人名章才能生效。

⑤专用章  是机关或单位为开展某一类特定工作而专门刻制的印章，款式应与正式印章有区别。专用章除单位名称外，还应刊“****专用章”字样、如“合同专用章”、“出入证专用章”、“财务专用章”等。

⑥办事章是为办理日常事务而刻制的一种公务印章，其作用是减少正式印章的使用频率，但不得用于正式文件，以显正式印章的庄重性。其款式应不同于正式印章，除刊单位名称外．并刊“办事章”字样。

⑦收发章：是机关单位的收发室收发文件过程中使用的专门印章。收发章分为收文章和发文章两类。收文章行两种样式：一种是在所收文科的回执上盖的．表明文件已经收到；另一种是加在收到的文件上的，刻有收文单价名称、收文号、收文日期、归档日期等内容：发文章一般刊有文件编号等内容。

⑧校对章  校对章是为改正文件印制制后的个别差错．并证明改正有效性的印章。校对章除刊单位名称外，并刊“校对章”字样。校对章的使用应严格控制，文件有重大金钱或错误较多，则不应使用校对章，而应重新印制。

⑨其它戳记。这主要是指为标识特定信息而使用的事务性印章，如保密章(分绝密、机密、秘密、内部文件)、急件章、注销章等。

（三）式样

是由印率的质料、形状、印文、图案和尺寸规格等因素构成的。

(1)印章的质料。特要求使用硬质材料来刻制公章，硬质材料坚固、耐用，不易变形，如需在银行开对公账户时红胶、光敏印等属偏软材质，银行不给予备案，无法完成留印鉴的程序。常用的印章质料有角质（牛角）、木质、橡胶、塑料、钢材等。电子印章采用数字化技术制作。

(2)印章的形状。国务院规定：国家行政机关和企事业单位、社会团体的公章一律为圆形，外资单位通常为椭圆形。其他印章如收发章、财务章可用长方形、三角形或椭圆形。领导人和法人代表的印章一般用方形。

(3)印章的文字。公章按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。外资单位公章一般外因用外文，内圈用汉字。港、澳、台资单位公章可用繁体汉字。

⑷国务院、各部委及直属机构、办事机构，经国家机构编制管理部门认定具有行政职能的同务院直属事业单位，国务院部委管理的国家局，国务院部委的外事司(局)，国务院部门的内设机构和所属事业单位法定名称中冠“中华人民共和国”或“国家”的单位；县及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民政府、人民法院、人民检察院、专门人民法院、专门人民检察院以及我国驻外使领馆等的正式印章中央应刻国徽。

上述机关或单位以外的国务院各部门、国家行政机关内设机构或直属单位、地区(盟)行政公署、乡镇人民政府以及企事业单位、社会团体的正式印章中央刊五角星图案。

党的各级机关的正式印章中央刊党微：

国务院的钢印、园务院有关部委外事用的火漆印，中央刊国徽；其他需要钢印的单位，钢印中央刊五角星。

⑸印章的尺寸。

1．向务院的正式印章，直径为6厘米。

2．下列机关或单位正式印章直径5厘米

(1)各省、自治区、直辖市人民政府；    (2)国务院办办公厅和国务院各部委；

(3)正部级的国务院直属机构、办事机构；    (4)正部级的同务院直届事业单位；

(5)国务院议事协调机构和临时机构。

3下列机关或单位的正是用章直径为4.5厘米

(1)副部级的国务院直属机构、办事机构；    (2)副部级的国务院直属事业单位；

(3)国务院部委管理的国家局；

(4)自治州、市、县级(县、自治县、县级市、旗、自治旗、特区、林区，下同）和市辖区人民政府以及地区(盟)行政公署、领馆的印章，直径为4.2厘米。

5．国家行政机关内设机构或直属单位、企事业单位、社会团体的印章直径不得大于4.5厘米。

6．党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级行政机关的印章相同。

7．套印章的尺寸大小与正式印章相同。

8．国务院的钢印，直径4.2厘米。其他确需使用钢印的单位．其钢印的直径径最大小得超过4.2厘米，同时不得小于3．5厘米。

9.共他印章或戳记的尺寸大小由使用单自行确定。

（四）印章管理

1刻制

刻制公章必须严格按照国家规定办理。可以由上级主管机关刻制颁发，也可由本单位法人代表申请，经主管部门批准后进行。不论刻制哪一级单位的公章，都要有上级单位批准的正式公文，到公安部门登记，由公安部门指定刻字单位刻制，不得私自刻制公章。

印章防伪码，在印章上加刻13位数字编码是公安部《印章治安管理信息系统标准》（公共安全行业强制标准）的要求。判别公章是否具备法律效力，主要是看这枚公章刻制时是否经公安机关审核，并且是否在具有公章刻制资格的刻章店刻制。如果未经公安机关审核，或未在具有公章刻制资格的刻章店刻制，均属违规刻制，该公章不具备法律效力。仿伪码，共13位。前四位是区号编码，一般和营业执照前四位对应，第五、六、七位是具有刻公章资质的公司编号，每个公司的编号都不一样的，后六位是刻公章的那家刻章公司的序列号。编码可以去当地公安分局治安科去查询。所以没有数字的公章是没有法律效力的。

2启用

公章在正式启用前，为让有关单位知晓新印模，必须选定启用日期，提前向有关单位发出正式启用通知，附上“印模”。还应填写“印模卡”，一式页份，一份留存，一份交上级机关备查。办妥手续之后，到了规定日期，方可定用生效。

3保管

秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位公章(含钢印)；二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的印章。其中单位公章是单位对外行使权印章的保管通常由秘书担任，保管者就是使用者。监印员要认真做文

 ⑴专人负责专人负责。印章应选择政治上可靠的专人负责保管。一般情况下，印章的保管者也是具体用印者。因此，秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严格审合和挑选．并应加强平时的教育和考查，对不合格吝，应坚决调离。

⑵确保安全。印章应选择安全保险的地方存放和保管，如机要室或办公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则应当装配牢固的锁。经管人员不得将领存印章的钥匙委托他人代管，也不得将钥匙插入锁孔后离去，以免印章被人盗盖，造成严重后果。也不可委托他人代管，或者代开代用印。监印员如因事外出，须经批准交他人代管。

在节假日期间，保安和值班人员应加强对印章保管处的保卫工作，以防止发生意外事故。如果重要印章如公章等丢失，必须报告上级机关，并向么安局登记，声明作废。力的标志。

⑶防止污损。平时使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注意经常洗刷，防止印泥和其他污物将刻痕填塞，以保持图案和印文的清晰。

4使用

①履行批准手续。

公章一般由指定的秘书统一使用，其他印章也应专人专用，做到制度化、规范化。加盖单位公章，原则上是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，用印人必须填写“用印申请单”，并审核签名，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。譬如要加盖部门的公章，监印员凭部门领导人批准用印的签名和核准的份数，加盖印章并履行用印登记手续。

②监督用印。一般日常事务的用印，如在介绍信加盖公章，单位领导人可委托管理印章的秘书具体掌握。盖用单位公章，经本单位的主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。不得在空白的公文纸上或空白的介绍倍上盖印。

③用印登记    用印时应当使实际盖印的文件数员和“用印申请单”上的份数完全一致。用印后，应当进行用印登记。登记的项目有：用印章目的、文件名称、编号、签发人、领用人、盖印人等。一船采用薄式登记，

④正确用印

凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：

(1)落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。凡文书应加盖落款章，无印机构可以借印，如工作组、调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章。印章单独加盖一页时，该页必须要有文字，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使单位造成损失。

(2)更正章。对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信。

 (3)证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。如两个单位签订合同，请双方上级主管机关加印证见；摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料由旁证人所在单位证见；个人邮政汇款，在需要时，也需要收款人所在单位盖章证见。

(4)骑缝章。带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。介绍信与存根衔接处必须骑缝加盖印章，以便在必要时查核。

(5)骑边章。重要案件的调查、旁让，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外，必须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑。

(6)密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。

(7)封存章。在封条上加盖印章以封存账册、财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。

5停用

单位如发生合并、撤销、名称更改的情况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失效。

6公章的销毁

废印章必须及时送交原制发机关封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理，不得在原使用单位长期留存。原制发印章的单位，对废印章应当登记注销。除某些重要单位具有保存价值的印章须存档保管外，一般单位的废印章应集中起来，定期销毁。销毁印章应当报经单位负责人审核批准。主管印章的人员应征销毁现场实地监督销。所有销毁的印章都要留下印模存档，以备日后查考。

二、电子印章

归档电子文件在使用与存储时,必须依靠物理的实体“密钥”和数字与字母交叉的“密码”。只有同时具备了“密钥”和“密码”,才能进行操作。因此，电子印章诞生。密钥可以备份到U盘、光盘、软盘等可引导性载体上,由管理员掌握,必须与密码配合使用。在电子通信系统中采用“双密钥码”的方法。发出文件者,可以有一个密码,接收文件者也有自己的密码,加密和解密使用不同密钥,使非法使用者难以介入。密钥和密码必须定期更换。

（一）电子印章的概念

又名亦称“电子签章”、“电子公章”或“数字印章”，是指合法的数字化印章与数字证书结合用其私匙进行数字签名并包含用户身份、印章信息、公开密匙、有效期等诸多相关信息且藏有数字水印的权威性电子文件。 电子印章利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果,同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。

是由具有法律效力的电子签名和符合国家标准的印章图片两个部分构成。为保障安全性，将水印技术引人电子印章的生成与验证过程，能够在不影响印章图像视觉效果的前提下，将识别签名人身份的数据隐藏在印章图片中，生成电子印章;验证时通过比较所提取隐藏数据与原数据的差值来判别印章的真伪。

（二）电子印章的使用

为了规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关各方的合法权益而制定的法律。《中华人民共和国电子签名法》于2004年8月28日通过，自2005年4月1日起施行。2019年4月26日，《国务院关于在线政务服务的若干规定》第九条：电子印章与实物印章具有同等法律效力，加盖电子印章的电子材料合法有效。不适用下列文书：涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

1. 电子印章申请

一般情况下，申请电子公章可以在公安机关、签章代办企业、第三方电子合同平台上申请电子公章。

⑴通过公安机关申请电子公章。这是最常规、最传统的申请电子公章的方式。申请人可先在网上填写申请信息，并持营业执照、法定代表人身份证、委托书等原件，到公安机关办理审批手续。

⑵通过签章代办企业申请电子公章。这类型的企业主要为用户提供签章代办的业务，可以是线上平台申请，也可以是线下门店办理。但同理，需提交营业执照、法人身份证、公章、经办人身份证等信息给到签章代办企业进行办理，并缴纳一定的费用。

⑶通过第三方电子合同平台申请电子公章

第三方电子合同平台主要为组织及个人提供电子合同、电子文件签署及存证服务，为各级用户提供了电子印章的制作、发放、管理、备案、查询和验证等专业化服务。其对接了公安部公民网络身份识别系统、个人身份认证系统、工商总局企业信息系统，可快速进行企业、个人信息审核，帮助企业及个人完成电子公章的申请。

2. 电子印章客户端

电子印章系统的功能电子印章认证系统是用于生成电子印章及检测电子印章真伪的应用软件，可以分为电子印章生成系统及电子印章验证系统两个子软件。电子印章生成系统将一幅标志版权信息的水印图像(二值图像、灰度图像或真彩色图像)嵌人在电子印章图片中，所嵌人水印信息后不会影响原始电子印章的视觉效果，即水印具有不可见性;电子印章验证系统可从电子印章中提取水印，其能准确的证明该电子印章的版权所有和合法拥有者的身份，且所嵌人的水印具有较强的鲁棒性，即使在该印章遭到一些常见攻击后，仍能从中提取出水印，并能检测出电子印章被篡改的区域。

3. 电子印章操作

（三）电子印章的验证

（四）电子印章的保管

电子印章的表现形式(载体)是一种类似U盘的Ekey,俗称电子钥匙。装有电子印章的Ekey等同于物理印章,但它具有携带方便的特点

三、介绍信管理

介绍信是向接洽单位介绍本单位派遣人员的姓名、身份和接洽事宜的准用书信，通常由被派遣人员携带的前往接洽单位联系工作，当面出具给对方，既证明被派遣人员的身份，同时又代表一个机关和单位的法定授权。

（一）类别

1.便函式：便函式介绍信用于手工书写或计算机打印。无论书写还是打印，都要使用印有单位名称的信笺。多用于临时性的需要给予一定说明的事项；

2.固定式。固定式介绍信采用批量定制，是用铅字印刷的联单式介绍信，文字和形式固定，一般是姓名、人数、身份和联系事项需临时填写。由持出和存根两部分组成，使用时必须加盖单位公章，联单式介绍信通常盖两次印，一次盖在正文与存根的连接线正中，各占半颗印；另一次盖在单位署名上。使用时只要按项目填写即可，较为方便。持出和存根印有编号，便于核查。

3.证明信。是证明某人身份、经历等情况以及证明某件事情真相的专用书信。

（二）介绍信的管理

1.审批手续。单位的各种介绍信平时应由秘书专门保管，并存放在带锁的抽屉里，随用随取，用后放回，确保安全。秘书休假、出差时，由秘书部门负责人指定他人临时保管。

2.内容填写真实、清楚。

(1)介绍信载明联系单位、被介绍人姓名、身份、政治面貌、人数、联系的事项、有效期限、填写日期。(2)持出联和存根的内容必须一致。不得出现存根空白或漏填的现象。(3)便函式介绍信因无存根．因此要建立专用登记簿，在其上进行逐项登记，以备查考。 (4)—般情况下不得开具空白介绍信。特殊情况下需领用人说明，并经领导人批准。 (5)介绍信如有个别填写错误，可进行修改并加盖校对章，或在修改处加盖公章。重大错误必须作废后另外填写。

固定式介绍信除盖落款章外，还要盖骑缝章。便函式介绍信只需盖落款章。

3.登记手续。

(1)领用介绍信要先由领用人填写申请书，说明申请人姓名、联系单位、联系时间和联系事项，经主管领导批准方可开具。

(2)下级单位要求转开上级单位的介绍信，应由主管领导在下级单位的介绍信上签字同意，秘书方可转开介绍信。

(3)领用申请书和下级单位的介绍信要附在存根后面一起保存，以备日后查考。

(4)领用人要履行签字手续，以示对领用的介绍信负完全的责任。固定式介绍信在存根上签字，临时书写的介绍信在专用登记簿上签字。

4.介绍信严守使用规定。介绍信存根要与领用申请书、下级单位接转介绍信、作废的介绍信和退回的空白介绍信粘在一起，妥善保存一定时期，以备查证，任何人不得擅自销毁。