职场实用英语

董云鹏

目录

  • 1 Meetings商务会议
    • 1.1 Needs Analysis
    • 1.2 Opening a meeting
    • 1.3 Presenting information
    • 1.4 Problem-solving
    • 1.5 Explaining and Clarifying
    • 1.6 Agreeing and Disagreeing
    • 1.7 Summarizing and Closing
  • 2 Business Negotiation商务谈判
    • 2.1 Need Analysis
    • 2.2 Preparing   to  negotiate
    • 2.3 Opening the negotiation
    • 2.4 Making proposals
    • 2.5 Reaching agreement
    • 2.6 Involving others
    • 2.7 Concluding the deal
  • 3 Telephoning电话沟通
    • 3.1 Need Analysis
    • 3.2 Focus on listening
    • 3.3 making calls
    • 3.4 Receiving calls
    • 3.5 Receiving and Leaving messages
    • 3.6 Dealing with problems
    • 3.7 Conference calls
  • 4 E-mailing电子邮件写作
    • 4.1 Need analysis
    • 4.2 Getting started
    • 4.3 Structuring your message
    • 4.4 Being clear and concise
    • 4.5 Choosing the right level of formality
    • 4.6 Getting the tone right
    • 4.7 Checking before you send
  • 5 Sociallising商务社交
    • 5.1 Opening a conversation
    • 5.2 Making conversation
    • 5.3 Building rapport
    • 5.4 Entertaining
    • 5.5 making arrangements
    • 5.6 Leave-taking
  • 6 Presenting商业报告和演示
    • 6.1 The first few minutes
    • 6.2 Using equipment
    • 6.3 Organizing what you want to say
    • 6.4 Maintaining interest
    • 6.5 Dealing with problems and questions
    • 6.6 Summarizing and Concluding总结和结束
Receiving and Leaving messages
  • 1
  • 2 文本与答案

      Receiving and leaving messages

          电话留言

 

 

学习内容提要：

 

·Learn  how to deal with messages, including answerphone, voicemail and text messages

  学习如何处理信息，包括答录机。语音信箱和短信的信息
  ·Practice taking notes 练习记录信息
  ·Learn useful phrases for explaining and  requesting
  学习解释和请求的有用表达
  ·Think about word/ sentence stress思考单词/ 句子的重读
  ·Practice spelling练习拼写
 

Context 情景


1将一条关于你英语课程的虚构的电话留言录下来，交给你的学习伙伴或老师听，并请他们给出反馈和评价。

2请听下面一段录音，录音中五个商务人士在谈论如何处理信息。将下列话题按你听到的顺序排序。


a  Feeling awkward about leaving a message on an answerphone.

b  Being able to play back a voicemail or answerphone message can be useful.

c  People forgetting to leave their name on an answerphone message.

d  Leaving a message with a colleague is better for personal contacts.

e  Not being able to receive important messages on voicemail or text.

 

3 你在多大程度上同意说话者的观点？

 

Presentation 语言呈现

1 请听下面一段对话，补全以下框架中的记录。

             

 

Date：-

 		  

Time：-

 		  

Name of  caller：

 
 

Reason for  call：

 		  

Action  needed：

 
 

Action  needed by：

 		  

Other:

 

Phone  no.: 01745 286093

 

Mobile  no.: 07768 932224

 

小贴士

如果你想练习拼写，可以使用第82页的表格。

 

 

 What  are these punctuation items called? Sometimes they have a different    name when  used in e-mail or website addresses. 

  
 

              :     /      //     -      _         ＠    .

 

   

Practise  spelling the following names and addresses:

   
 

Véronique Drailly

 

Xeres Communications plc

 

http://www.business.com

 

www.union-membership/join.co.uk

 

susiewright@adl.com

 

Joakim_Pettersson@UBP.co.uk

  
 


2 听答录机上的一段留言，补全以下记录。


             

 

Date：

 		  

Time：

 		  

Name of caller：Veronique  Drailly

 
 

Reason for call：wants to discuss results of last union meeting

 		  

Action  needed：

 
 

Action needed by：

 		  

Other：

 

小贴士

当记录信息时，你会发现类似于此处和第80页、第81页上的框架可以帮助你记录关键信息：日期、时间、来电者、来电原因、需要采取的行动及行动时限。

3 下面是在音频4.2和4.3中出现的四种信息，请判断哪些信息是同事帮忙记录时出现的，哪些信息是在答录机上留言时出现的，然后在相应的方框里打钩。

Leavinga message…        with a colleague   on an answerphone


Give the caller’s name.                                       [     ]                                                 [     ]

Givethe data and time of the call.                      [     ]                                                [     ]  

Explainthe reason for the call.                          [     ]                                                 [     ]

Saywhat action is required.                               [     ]                                                 [     ] 


4 据音频4.2和4.3，补全下面表格中缺失的信息。                                        


  

Message with a colleague

 		  

Message on answerphone

 
 

Date/ Time 



 

Name of caller 


  

It’s…here. 

 

Reason for call(explaining) 


  

I was hoping to speak to you about…

 
 

Action needed (requesting) 

  

Could you ask him to call me    back? 


 

Action to be     done by 



 

Other 

  

Would you mind asking… 


 

Practice  演练


1 用方框中所给的词语补全下列句子。

urgent         about       it’s            wondering         mind

by        ask        on          would


1 I was­­­_______if we could discuss the candidates for the secretarial post.

2 Could you _______her to get back to me as soon as possible? It’s_______.

3 Can you let me know _______the end of the week?

4 This is Marie-Noelle._______three o’clock________Friday 8th February.

5  _______you________sendingthe attachment again? I can’t open your CV.

6  I’m calling ________the vacancy.



2 请听练习1中的句子并练习其发音。试着模仿说话者重读关键词（以便更好地传达信息）的方式。


3 听一条你的移动电话上的语音留言，记下关键信息，准备回电。

 

 

___________________________________________________

 

___________________________________________________

 

___________________________________________________

 


4 现在给练习3 的语音留言回电话。认真听秘书讲的话并给予适当回复。回电内容须包含以下几点： 


  ▲Introduce yourself and ask to speak to Joakim.

▲ Say Joakim called you. Give the information he needs (joined 28th April 1998, left 5th October 2003, contribution rate 3%).

▲  Give your number.

▲  Say he needs to call you by tomorrow to discuss the details.

▲  Thank the secretary.


 

5 读这则短信息，准备给Joakim回电话。你需要在Joakim的答录机上留言。将你的留言内容录下来。


Am in a meeting.

Need details of yr working hours.

Pls call by end today. If still in          meeting, leave message.

Tks

Joakim.

小贴士

注意在短信息中简略形式的使用。

canyou please send → need,

your→  yr, could you →pls(please)

Thanks → tks

其他的简略形式包括：u=you,ur=you are, 2=to/too, 4=for, b=be



Consolidation  巩固练习


1 下次你帮同事记录留言时，可以使用类似以下框架，便于抓去关键信息。


 

  Make notes as you are listening to the  message.

                                                                   
   

Date:

   		    

Time:

   
   

Caller    (name and company):

   
   

Reason    for call:

   
   

Action    needed:

   
   

Action    to be done by:

   
   

Other:

   
 


 


2 下次听你答录机或语音信箱里的留言时，用以上的框架帮助你记录留言中的信息。

 


3 下次你要在别人的答录机或语音箱里留言时，计划好你要说的内容及如何表达这些内容。你可以用以下框架。  

   

Make  notes before leaving your message.

 

  

!  Remember to leave your name, the date and  time of your call.

                                           
   

 Reason    for call:

   
   

 Action    needed:

   
   

 Action to   be done by:

   
   

 Other:

   
   


4 在处理电话留言后，反思自己是否有需要改进之处。


Reference  重要词汇和表达


Useful phrases 实用表达

Leaving messages on a machine 在答录机上留言

This is Marie-Noelle. It’s three o’clock onFriday 8th February.

我是玛丽-诺埃尔。现在是2月8号，礼拜五，3点钟。

I’m calling about...

我打电话来是为了......

Would you mind sending the attachment again?I can’t open it.

您能在发送一遍附件吗？我打不开。

Would you please call me on my mobile?


您能把电话打到我手机上吗？

Leaving messages with a colleague 通过同事留言  

Could you tell him/her I called?

您能告诉他/她我打过电话吗？

Would you mind asking him to call me on mymobile? My number is ...

您能叫他给我的手机打电话吗？我的电话号码是......

Could you ask her to get back to me as soonas she can? It’s urgent.

您能叫她尽快给我打电话吗？事情紧急。

Taking messages记录留言

I’ll tell him/her you called.ss

我会告诉他/她您打过电话。

I’ll make sure he /she gets your message.

我一定会让他/她收到您的信息。

Can I just repeat that?

我能重复一遍吗?

Can I take your name and number?

能告诉我您的名字和电话号码吗？

When is the best time for him/her to call youback?

他/她什么时候给您回电话合适？

Common texting abbreviations短信息中最常见简写形式

24/7  a week

24hours a day, 7 days 一周7天，一天24小时

AISI  

as I see it据我理解

AIUI   

as I understand it据我理解

AOB 

 any other business其他事项

ASAP  

as soon as possible尽快

CB   

 call back 回电话

EOB   

end of business 业务结束；下班

EOM  

 end of message信息结束

FOQ   

frequently asked questions 常见问题

FYI    

for your information 供参考

IMO    

 in myopinion在我看来

JIT     

just in time刚好

N/A   

 not applicable不适用

PCB    

please call back请回电

RU OK? 

Are you OK?你还好吗

TKS    

thanks 谢谢


Vocabulary 词汇

Personnel 公司人事

candidate  n. 候选人；申请人

contribution  n.（医疗金、养老金的）定期缴款

contribute to（wards)定期缴款

CV  n. 简历

job application工作申请                  

 apply for a job 申请工作

join/leave a company  加入/离开一家公司

pension scheme养老金计划

post n. / position n. 职位

redundancy  n. 裁员；解雇  
 be made redundant 被裁员；被解雇

salary n. 工资

union n. 工会

vacancy n. 空缺；空位

a vacant position 空缺的职位

Receivingand leaving messages电话留言

answerphone n. 答录机

appropriate   adj.  适当的；合适的

call someone back  给某人回电话

confidential adj. 机密的

get back to someone 回头给某人答复

landline n. 陆地线；有线电话

leave a massage  留言

mobile n. 移动电话；手机

reception n. （无线电或电视等信号的）接收

send an e-mail 发送电子邮件

take a message  记下留言

take a note 记笔记

text  v. 发短信  

 a text(message) 短信

voicemail n. 语言信箱


Review  复习


Skills  技巧

下面的图表关于的话留言和应对留言时应该思考那些事情。请将图表补全。


Useful phrase 实用表达

补全下列句子。

1.       


C________ you a _______ her to call me b_______  ?

2.       

I’m c________  a ________  my job application.

3.       

W________ you m________ sending the attachment again?

4.       


C________ you I________ me know b________tomorrow？

5.       


I was w________i ________we c________discuss the problem.

6.       


T________is Jean Luc. I________eleven o’clock o ________ Wednesday  21st June.


Vocabulary  词汇

你能完成下列字谜吗？

Across


1 ‘To_________ for a job’ is when you send in your CV.

5  A person whohas an interview.


7 ‘To be made __________ ’ is when you lose your job.   


Down

2 Another word for ‘job’.

3 When you startat a new company,  you _________ it.

4 The money you earn.

6 A body representing the rights of the workers.

8 Something in the paper giving details of a vacant job.


Pronunciation 发音练习

1 再听一遍音频4.6，在静音处讲话，并将你说的话录下来。重读关键词，以便清楚地传达信息。


2 再听一遍音频4.2，注意could you, can you 和 would you 在句子中的发音。注意如何连续，以及you 如何成为短音或弱音。跟读句子，并将自己所读的录下来。


学习建议

 

词典可以帮助你学习单个单词的重读模式。

application n. 1 the act of appl

 在记短语或单词时，你可以用词典中的方法标记重读部分，也可以创造自己的标记，如在重读的元音下画线：application。