一．新闻发布会的筹备工作及礼仪规范

1. 确定新闻发布会的主题

1)新闻发布主题要清晰简洁，集中单一。最好在发布会的标题中说明发布会的主。旨内容，例如，“中国2011世界游泳锦标赛新闻发布会”。

2)通常情况下，需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。这个可以在发布会主标题下以字体稍小的方式出现。

3)避免使用新闻发布会的字样。我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的，在具体操作中，很多企业省去“新闻”字样，采用其他名称，例如，“某某公司2011新品信息发布会”。

2．选择恰当的时机

1)确定新闻的价值。即要选择恰当的新闻“由头”。

2)要及时。当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响。

3)避开节假日和本地的重大活动。

4)避免与重大新闻事件撞车。

3．确定合适的场地

1)根据发布会规模的大小选择场地。

2)场地的风格要与发布会的内容统一。

3)地点要交通便利与易于寻找。

4)录音、录像设备完好无损。

5)认真进行会场布置。会议桌子选择长方形布置，适合庄重的发布会，选择圆型、回字型摆放式布置，显示气氛和谐、宾主平等，适用于小型发布会。

        长方形会场布置                                           回字型会场布置 

小知识：

注意席位的预留，一般在后面准备一些无桌子的坐席。

4．选好主持人和发言人

1）主持人  

担任：主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。

礼仪要求：仪表堂堂、反应灵活、把握大局。

2）发言人 

担任：由本单位主要负责人担任。

礼仪要求：学识渊博、能言善辩、彬彬有礼。

小知识：

所有出席发布会的人员均需在会上佩戴事先统一制作的胸卡，胸卡上面写清姓名、单位、部门与职务。

5．掌握邀请记者的技巧和礼仪

记者是新闻发布会的主宾。邀请哪些记者参加应根据发布会的性质决定。如果是为扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地广邀记者参加；如果是说明某一活动、解释某一事件，特别是本单位处于劣势而举行发布会，邀请记者的面则不宜过于宽泛。

小知识：

邀请记者须注意以下4点。

1)提前一周邀请为宜，会前一天可做适当提醒。

2)邀请方式：电话邀请、书面邀请函。

3)不能过多透露将要发布的新闻。

4)适当地制造悬念可以吸引记者对发布会的兴趣。

6．精心准备发布会材料

在举行新闻发布会之前，主办单位要事先准备好如下材料。

1)发言提纲。它要紧扣主题，体现全面、准确、真实、生动的原则。

2)回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现轻松自如，可事先预测记者会提出的问题，做好备忘提纲和答案，供发言人参考。

3)报道提纲。事先准备一份打印好的以有关数据、图文、资料为主的报道提纲，提供给新闻记者作为采访报道的参考依据。

4)宣传辅助材料。这些材料包括图片、实物、模型、录音、录像、影片、光碟等，主要是增强发布会的效果，加深记者对发布会主题的理解和认识。

二．新闻发布会的程序和礼仪要求

举办新闻发布会，会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面，同时与会记者要注意各种礼仪。

1．迎接签到。在新闻发布会的入口设立签到处，安排专人负责签到，参加会议的人要在签到簿上签上自己的姓名、单位、职业、联系电话等。

2．发放资料。签到完毕，应及时将装好袋的发布会资料递交给记者和来宾，并由专人引入会场就座。接待人员要礼貌热情，举止大方。

3．宣布开始。主持人宣布会议开始，说明举办新闻发布会的原因，简要介绍所要发布的信息或公布事件发生的经过、真相。主持人要充分发挥主持者和组织者的作用，以庄重的言谈和感染力，活跃、调节会场气氛，把握会议主题、提问范围和会议时间。

4．发言人讲话。新闻发言人讲话应突出重点，语言生动、自然，吐字清晰，切记啰唆冗长。

5．答记者问。发言人要准确、流利自如地回答记者提出的各种问题，不要随便打断记者的提问，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止；对于涉及企业秘密的问题，可婉转、幽默向记者做出解释，不宜采取“无可奉告”的方式；遇到尖锐、不友好的提问，应保持冷静，不要以各种动作：表情和语言对记者表示不满，以免产生负面影响；对于复杂而需要大量解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

6．宣布结束。主持人控制会议时间，在发言人答记者问后结束会议。一般新闻发布会以1～2小时为宜。

7．会后安排。会议结束后还应由专人陪同记者参观考察，给记者创造实地采访、摄影、录像等机会，增加记者对会议主题的感性认识。

新闻发布会的程序流程

迎接签到→发放资料→宣布开始→发言人讲话→答记者问→宣布结束→会后安排

三．新闻发布会的善后事宜

发布会结束后，主办单位要对其进行一次测评善后工作。

1．整理会议资料

发布会后要尽快整理新闻发布会的记录材料，对会议的筹备、组织、主持和回答问题等环节的工作进行总结，并将总结材料存档。

2．收集反馈信息

1)收集与会者对会议的总体反映。包括接待、安排、服务等方面的工作是否完善到位，以便今后更好的改进。

2)收集新闻界的反映。了解与会者对会议的态度和意见，搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，测评检验举办新闻发布会是否达到预期的效果。若出现对本组织不利的报道，应作出应对策略。

小知识：

1)要保持与新闻界的经常性联络。

2)要尊重记者和采编采访、选稿的权利。

3)平等对待各种新闻媒介。

4)不与媒介发生冲突和对抗，争取媒介的理解和配合。