第四节　采购部门

一、采购总监的职能

采购是企业生产的首要环节，是指用货币资金购买各种劳动对象（即材料物资）作为生产储备。采购总监负责各种原材料的及时采购和安全管理，确保企业生产的正常进行。同样在ERP沙盘模拟实训中采购总监负责制订采购计划并为生产做好后勤保障，确保在合适的时间采购合适的原材料品种及数量。并进行原材料库存的数据统计与分析。

采购总监的工作概括如下：

编制采购计划；

供应商谈判；

签订采购合同：

监控采购过程；

到货验收；

仓储管理；

采购支付抉择；

与财务部协调；

与生产部协同。

二、采购总监的工作内容

1.采购规则

（1）采购在沙盘中的具体操作

根据上季度所下采购订单接受相应原材料入库，并按规定付款或计入应付款。用空桶表示原材料订货，将其放在相应的订单上，R1和R2订购必须提前一个季度；R3和R4订购必须提前两个季度。

（2）采购对全局带来的影响

采购原料经纪业务，引起资金发生了如下变化：

1）实物形态转化：银行存款减少，材料增加。

2）价值形态转化：货币资金减少，储备资金增加。

采购与生产相配合，同时也要兼顾财务方面，毕竟原料的采购也需要资金的支持。

2.生产过程中的采购

（1）在生产过程中采购的具体操作

根据每条生产线生产的产品的不同，分别计算出不同原料的提前期，然后根据不同提前量的季度中原材料的数量的和，来制定出原料的提前期。

（2）采购应掌握的经营流程

熟悉企业经营的顺序流程，要弄清楚“原材料入库/更新原材料订单”和“开始下一批生产”的时间顺序关系。一般规则为“原材料入库/更新原材料订单”在“开始下一批生产”之前，那么在这一规则下，对于原材料R1和R2只需提前一季下原材料订单，R3和R4提前两季下原材料订单。例如，厂房内有4条全自动生产线要在第二年第三季度生产P2，那么首先了解到P2的原材料组成为R2和R3，原材料R2和R3的提前期分别为一季度和二季度，那么要在第二年的第一季度下原材料订单R3和第二年的第二季度下原材料订单R2，这样在第二年第三季度正好“原材料入库/更新原材料订单”，马上“开始下一批生产”，正好保证了原材料的供给。但是如果“原材料入库/更新原材料订单”在“开始下一批生产”之后，上述的原材料订单时机就是完全错误的。所以，只有掌握企业各经营流程，才能够灵活自如的把握下原材料订单的最佳时机。

（3）合理的紧急采购

紧急采购是沙盘模拟企业运营中应尽量避免发生的现象。紧急采购是把双刃剑，它的存在在某种程度上可以缓解企业在订单采购等方面出错后的压力，但是紧急采购所付出的代价也是比较巨大的，该避免的还是要尽量避免。例如有3个P2的订单价格为20M，而此时企业出现原材料不足缺少1R2，这时有三种应对的办法：违约、紧急采购原材料继续生产、紧急采购产品。算出三种情况下的损失，比如违约须交违约金4M，紧急采购原材料损失费2M，紧急采购产品损失6M，选择其中最优的一种。

（4）产品零库存管理

零库存主要是指实现产成品的零库存，最直接的体现是多拿订单，实现订单量和产能匹配，但是仅仅靠订单实现零库存是不可取的。

要做到产品的零库存首先要在原料订单上下功夫。

零库存管理是基于将来产品产出不变的情况下做的安排，或者调节各种产品的产能，利用柔性线转产来调整已有的一些生产计划。因此追求产品的零库存，就暴露出一个问题，怎样才能根据市场的选单情况及时灵活地调整生产安排？因此在有柔性线的情况下，原材料采购计划应该多做几种可能性，取各种采购方案中出现的原材料数额最大的值。不同类型的产品，原料的组成方式也不同，多订的原料便可以发挥效用，避免紧急采购的出现。例如企业采用的是P2和P4产品组合策略，原料组成仅仅相差2R4，在每年年末可以考虑多订出2个R4来避免在P2订单不好的情况下转产P4带来的原料不足。

例如，现有一条柔性生产线，在第二年第一季度有可能需要上线生产P2产品，也有可能上线生产P3产品。P2产品由R2+R3构成，P3产品由R1+R3+R4构成。在这种生产安排不确定的情况下，通过分析可以发现，要在第二年第一季度实现任意产品的转换，需要在第一季度保证R1、R2、R3、R4四种原材料都有一个，这样才能保证生产线可以根据市场接单情况任意选择P2或者P3开工生产。因此，要想充分发挥柔性线的转产优势，必须做好充分的原材料预算，将市场可能出现的拿单情况进行多种可能性的分析。提前在第一年的第三、第四季度的原材料采购订单就做好转产库存的准备，同时在第二年的第一、第二季度减少相应的原材料订单，从而将上一年多订的预备转产的原材料库存消化掉。做好原材料的灵活采购计划、百变零库存管理，是保证后期的机动调整产能、灵活选取订单的基础，同时需要兼顾到资金周转率，才能发挥出柔性生产线最大的价值。

3.采购中原材料零库存问题

（1）做到原料零库存

采购总监要协调生产总监准确把握订单下放的时间，生产什么就相应订什么原料。最好的效果就是实现各个原材料库为零库存，这样一来就会减少占用资金，从而间接增加了流动资金，为CEO决策框架结构贡献了一份力量。

（2）零库存并不一定好

做到企业零库存并不一定好。第一，零库存不能实现柔性线和手工线生产上的随时转变；第二，零库存不能让市场销售灵活即选单时灵活调节。

在有手工线和柔性线的情况下，库存要适当多订一些，具体哪种原材料多一些要根据企业生产的产品组合确定，这样市场总监在选择订单可以更加灵活。每年的第三、四季度可以适当多订一些原料，零库存尽量在每年的第一、二季度实现，对第三、四季度多订的原料进行消减，缓解资金压力。

4.做好采购总监需注意的事项

（1）熟悉沙盘模拟的规则

作为采购总监，熟悉沙盘模拟的规则是必须要做到的，而不是每当CEO询问有关采购事宜时，采购总监还要手忙脚乱地去翻阅比赛规则，这样既浪费时间，又不利于采购活动，所以采购总监必须做到熟悉规则。

（2）采购和各部门协作

采购总监要做好沟通与协调的工作。与采购活动关系最为密切的要数生产部门和财务部门了，采购既是对生产进行原材料供应，同时也需要财务对采购资金的供应。采购总监既是供应者也是被供应者。对于原材料的供应，采购总监首先要了解厂房中安装了几条生产线、生产线具体是什么类型的以及每条生产线上生产的产品是什么，这样就确定了需要原材料数量的问题；同时关于原材料提前期的问题，对于采购总监来说是最关键的，也是最容易打乱生产计划的地方，所以掌握好订货提前期是成为一名合格采购总监的关键因素之一。

（3）采购要做到灵活应对

采购总监不仅要能够及时掌握原材料订单的最佳时间，同时也要能够根据生产的变化及时有效地调整自己的采购计划。在企业经营中，有时迫于整个市场大环境的压力，不得不改变既定的生产计划，也就意味着有的生产线要转产。在转产的情况下，通常对采购总监的考验是很大的，在不是突然转产的情况下，采购总监还能够应对采购订单的转变，但是在突然转产的情况下，采购总监不仅要应对已经下订单的多余的原材料，还要改订新产品的原材料订单，这样就会要求采购总监在较短的时间内准确地计算出新一批的原材料订单。所以，采购总监不仅要会正确地做事，还要会及时地改“错”。

5.特殊情况说明

在沙盘模拟的过程中，会出现运营不善的情况。在这种情况下，可以根据订单处理生产的安排，从而改变采购的安排，以达到减少原材料库存、减少资金的耗用的目的，使得生产更加合理。如果订单量太少，生产线可以做出停产处理，采购总监可以根据生产总监提供的生产计划变动安排相应的采购计划。