第一节   工作分析基本方法

   ※  问卷法

1、什么是问卷法？

  问卷法是让有关人员以书面形式回答有关职位问题的调查方法。

  问卷的设计通常有结构化和非结构化两种，可结合使用。

2、操作程序

（1）由工作分析人员编制问题，制作问卷；

（2）分发问卷，答卷；

（3）回收问卷。

3、优缺点

优点：

（1）可在短时间内从众多任职者那里收集所需信息资料

（2）费用低、速度快、节省时间，可以在工作之余填写，不影响正常工作；

（3）调查范围广，特别适用于收集管理性工作的信息；

（4）调查的资料可以数量化，由计算机进行数据处理；

缺点：

（1）时间，人力、物力、费用成本较高；

（2）不同任职者对问卷中相同的问题在理解上的差异，会产生信息资料的误差；

（3）由于以上原因，为避免误差，就经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率；

（4）填写调查表是由员工单独进行，缺少沟通和交流，因此被调查者可能不积极配合，不认真填写，从而影响调查的质量；或者造成问卷回收率偏低；

（5）只适宜于对文字有理解能力并有一定表达能力的人。

   ※  工作日志法

1、什么是工作日志法？

  是对操作者整个工作日的工时利用情况，按时间消耗的顺序，进行观察、记录和分析的一种方法。

2、操作程序

（1）准备工作；

（2）实地观察记录；

（3）整理汇总。

1、工作者自我记录法

当观察者与被观察者合二为一时，观察分析就成了工作者自我记录法；

工作者按照标准格式，例如工作日志形式，及时详细地记录自己的工作内容和感受，然后在此基础上综合分析，实现工作分析的目的。

使用范围：管理或其他随意性大、内容复杂的岗位工作分析。

要求：

（1）工作者每天按时间顺序记录自己所进行的工作任务、工作程序、工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等。

（2）一般要连续记录10天以上。

（3）由本人记录最为经济和方便。

（4）因为记录者可能会带有主观色彩，因此，要求事后要对记录分析结果进行必要的检查矫正，可以由工作者的直接上级来实施。

2、写实性工作分析法

当观察的对象与内容为某个片断时，常采用写实法。

这是通过对工作内容和过程的如实记录，达到工作分析目的的一种方法。

当大量的事实记录下来之后，按照它们所描述的内容进行归类，最后就可以清晰地了解实际的工作，有助于对工作及其任职者的全面了解。

优点：

  由本人记录工作活动，所得信息较为真实、全面；

  通过较长一段时间搜集信息，使得信息更加全面和准确；

  找出工时损失的原因，发现生产、技术、财务等方面管理工作的薄弱环节。

缺点：

  任职者本身的归纳水平、文字表达能力、对该项工作的重视程度、以及是否诚实表述等素质与态度的因素直接影响到信息的客观性、准确性。

  所搜集的信息范围有限。仅能获得任职者工作活动的信息，无法搜集到对任职者基本素质要求等方面的信息。

  所需时间较长。  

   ※  观察法

1、什么是观察法？

是指有关人员亲临工作现场，运用感觉器官或其他工具，对工作者的工作过程、行为、内容、特点、性质、设备、环境等进行仔细观察，并用文字或图表形式详细记录下来，而后再做系统分析和归纳总结的方法。

2、操作程序

（1）先进行面谈；

（2）准备观察项目表；

（3）进行观察。

3、优缺点

优点：

（1）对于研究工作内容和工作程序相对静止的工作非常有效。

（2）取得的信息比较客观和正确。

缺点：

（1）要求观察者有足够实际操作经验；

（2）不适用于脑力劳动为主的工作；

（3）不能得到有关任职者资格要求的信息。

4、观察法运用技巧

(1) 观察前适当沟通。

 (2) 观察的工作内容相对稳定，即在一定时间内，工作内容、程序、要求不会发生明显变化。

 (3)观察时既要能看清工作内容又不影响被观察者工作。

（4）观察时要正确记录内容、程序、时间等。

   ※  访谈法

1、什么是访谈法？

       是指通过与任职者进行面对面的交谈而收集工作信息的一种方法。

访谈的对象：工作者、主管人员或者工作者的同级与下级。

形式：个别访谈、集体访谈

要求：事先准备好访谈提纲。

2、操作程序

（1）拟定访谈提纲，列出所有需调查的事项；

（2）依序提问，并作详细记录；

（3）对记录的信息进行整理。

发问的要点：工作分析所应包含的信息-7W

1、用谁（Who）

2、做什么（What）

3、何时（When）

4、在哪里（Where）

5、如何（How）

6、为什么（Why）

7、为谁（For whom）

3、优缺点

优点：

（1）是一种面对面的交谈，可对工作动机和工作态度等深层次的内容有比较详细的了解；

（2）由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确，有利于核实问卷调查中填写不清楚的内容；

（3）在对方采取不合作态度时，可现场进行劝导或换人；

（4）双向沟通，为任职者解释工作分析的必要性及功能，同时有助于员工缓解工作压力；

（5）尤其适用于对文字理解有困难的人。

缺点：

（1）问题回答者出于自身利益的考虑而不合作，或者有意无意夸大自己所从事工作的重要性、复杂性，导致工作信息失真、扭曲；

（2）可能打断被访者正常工作，造成工作损失；

（3）需专门的技巧，需受过专门训练的工作分析人员；

（4）面谈工作费时费力，调查工作所需人员也相对较多，工作成本较高。

4、访谈法运用技巧

（1）要找出最了解工作内容又最能客观描述自己职责的员工；

（2）必须尽快与面谈者建立融洽的感情沟通和交流；

（3）面谈提纲要详细，以免遗漏。重要的问题先问，次要的问题后问；

（4）如果对方的工作并非一成不变，则应要求他将各种职责一一列出，并按重要程度进行顺序排列。

注意：不同工作性质特点的人工作分析的方法不同