文学作品属形象思维范畴，主要用场景渲染、人物描写、心理刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者，即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法，特别讲究动词、形容词的锤练。论文写作属逻辑思维范畴，以对事理的解剖分析、综合归纳、逻辑推论“以理服人”，语言上特别重视语法、逻辑和专业术语的准确。

一般说“文无定法”，但写作应用文应当遵循“惯例”。应当符合相对稳定的格式、表述规定的内容、使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。

“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难，就要求作者必须言简意赅，尽量争取以少少的文字，容进多多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里是要求文字写得明白。

语气庄重、言简意明、直来直去、明白显露是应用文用语的基本要求。但在调查报告、总结等应用文种里，也可以用生动活泼的语言表达事理、吸引读者，感染读者。诚然，上述应用文文种不会象文学作品那样借用种种写作手法来塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、夸张等修辞技巧，穿插使用成语、俗语、歇后语等增强文章的吸引力、感染力、新鲜感。

应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类

☆  开头用语 —— 用于说明发文缘由，包括意义、根据，或介绍背景材料及情况等。如：为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当前；兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘。

☆  承启用语 —— 用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据……决定，根据……特通告如下，依据……公告如下；为了……现决定，为……通报如下，现就……问题请示如下；现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经……研究，答复如下。

☆  引述用语 —— 用于批复或复函引述来文作为依据的用语。如：悉（知道），收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。

☆  批转用语 —— 用于批转批转、转发、印发通知时的用语。如：批示，阅批，审批，批转，转发，印发。

☆  称谓用语 —— 对各机关称谓的简称。如：我（部），贵（局），你（省），本（部门），该（处）。

☆  经办用语 —— 表明工作处理过程或情况。如：经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议，审发，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议恳切呼吁。

☆  表态用语 —— 用于表态的语言。如：不同意，原则同意，同意；不可，可办，照办；批准，原则批准。

☆  结尾用语 —— （1）用于请示。如：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；妥否，请批复。（2）用于函。如：请研究函复；盼复；请与复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。（3）用于报告。如：请指正；请审阅。（4）用于批复、复函。如：此复；特此专复；特函复。（5）用于知照性公文。如：特此公告。

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